Kryzys finansowy zmusił firmy do dokonania analizy swojej działalności i znalezienia obszarów umożliwiających wprowadzenie oszczędności bez obniżania produktywności. Przetwarzanie danych w chmurze jest uważane za jeden z nich — minimalizuje koszty związane z IT, ułatwia modernizację systemów i pozwala na wprowadzenie pracy zdalnej.

 

Jednak choć na pierwszy rzut oka chmura oznacza oszczędności, wybór niewłaściwej oferty może kosztować firmę więcej, niż zakładano. Dlatego warto przyjrzeć się wszystkim aspektom usługi chmurowej, aby ustalić, czy na pewno jest ona dla nas opłacalna.

To nie kwestia „wszystko albo nic”

Przed podjęciem decyzji o migracji do chmury warto zastanowić się, jak dużą część zasobów IT powinien objąć projekt. Przykładowo, przeniesienie wszystkich systemów komunikacyjnych firmy do chmury oznacza zauważalne oszczędności – usługa jest dostępna przez sieć publiczną albo VoIP, co pozwala zrezygnować z utrzymywania lokalnej infrastruktury, eliminuje nakłady kapitałowe na system telefoniczny i wymaga jedynie miesięcznych płatności za wykorzystywane funkcje. Może się wydawać, że w dłuższej perspektywie takie rozwiązanie jest bardziej ekonomiczne, ale warto zauważyć, że utrata połączenia sieciowego oznacza całkowitą utratę możliwości komunikacji z klientami. Dla firm, które wykorzystują telefonię do sprzedaży albo do transakcji finansowych, może okazać się to bardzo kosztowne. W badaniach CA Technologies oszacowano, że w skali globalnej przychody tracone wskutek awarii systemów IT dochodzą do 26,5 mld dolarów, a skutki przestojów są najbardziej odczuwalne dla działów sprzedaży i finansów.

Bezpieczniejszą opcją może okazać się stworzenie chmury prywatnej, opartej na własnej infrastrukturze firmy. Jednak takie rozwiązanie jest bardziej kosztowne i zazwyczaj rekomendujemy je jedynie dużym korporacjom. Najbardziej efektywny jest model hostingu hybrydowego, który łączy cechy chmury publicznej i prywatnej: infrastrukturę zarządzaną przez usługodawcę wdraża się w lokalnej sieci firmy. Głos i dane nie opuszczają wewnętrznej sieci, co gwarantuje bezpieczeństwo danych i stały dostęp do usługi, a zarządzanie i kierowanie połączeniami zostaje przeniesione do centrum danych dostawcy i jest udostępnione w modelu cenowym charakterystycznym dla chmury publicznej.

W modelu hybrydowym warto zwrócić uwagę na kwestię sprzętu - do kogo należy i ile kosztuje? Niektórzy producenci wypożyczają sprzęt za miesięczną opłatą, która bywa dodawana do opłaty za usługę, a inni umożliwiają nabycie go jednorazowo lub na raty. Lepiej dokładnie sprawdzić warunki danej umowy.

Dane i użytkownicy

Firmy produkują coraz większe ilości danych, które trzeba bezpiecznie przechowywać. Utrzymywanie ich we własnych systemach jest bardzo kosztowne. Większość ekspertów uważa, że przeniesienie danych do chmury zmniejsza koszty — oczywiście pod warunkiem wybrania właściwego dostawcy usługi. Trzeba pamiętać, że choć chmurowa ekonomia skali pomaga obniżyć wydatki związane z przechowywaniem danych, to organizacje muszą liczyć się z wieloma ograniczeniami i kosztami analogicznymi do sytuacji, w której firma gromadzi je we własnych systemach. Przykładowo, wielu dostawców usługi chmurowej określa maksymalny roczny limit przechowywanych danych. Jeśli zostanie on przekroczony, ceny szybko rosną; dodatkowe miejsce na dane kosztuje ponad 1000 dolarów rocznie za terabajt.

Podobne restrykcje dotyczą liczby użytkowników. Wielu dostawców określa w umowie maksymalną liczbę użytkowników usługi, a jej przekroczenie wiąże się ze słonymi opłatami. Warto zauważyć, że umowy chmurowe zawiera się najczęściej na kilka lat. W tym czasie firma może wykładniczo zwiększyć zatrudnienie, „wyrosnąć” z kontraktu i płacić haracz za dodatkowych użytkowników.

Sprzęt w centrum danych

Wybór odpowiedniego rozwiązania pozwala również uniknąć nieoczekiwanych kosztów sprzętu w centrum danych. Najtańszą opcją jest tzw. model multitenant, w którym wielu klientów współdzieli serwer i twarde dyski. Architektura multitenant generuje to spore oszczędności, ale niesie ze sobą również poważne zagrożenia. Brak barier pomiędzy kontami różnych użytkowników na jednej maszynie sprawia, że, przykładowo, infekcja wirusowa infrastruktury jednego klienta może szybko rozprzestrzenić się na innych użytkowników serwera. W ten sposób klient może zostać odcięty od sieci nie ze swojej winy, tracąc cenne dane i dostęp do komunikacji. Taka katastrofa generuje koszty znacznie przewyższające oszczędności związane ze współdzieleniem sprzętu.

Aby uniknąć powyższych zagrożeń, firma może przenieść swoją kluczową infrastrukturę IT na dedykowany serwer w centrum danych dostawcy. Takie rozwiązanie całkowicie izoluje infrastrukturę klienta, nie narażając jej na ryzyko ze strony innych użytkowników. Dedykowany serwer umożliwia też firmie rozszerzanie sieci w miarę potrzeb bez obawy, że dodatkowe miejsce zostało już zajęte przez konkurenta. Taka opcja jest jednak zdecydowanie droższa, co oznacza, że mogą sobie na nią pozwolić tylko organizacje z bardzo dużymi budżetami IT.

Innowacyjni dostawcy usług chmurowych oferują możliwość korzystania z maszyn wirtualnych. Maszyny wirtualne są całkowicie niezależne, więc jeśli jedna ulegnie awarii wskutek usterki w aplikacji, błędu systemu operacyjnego, a nawet ataku wirusa, nie ma to wpływu na pozostałe. Zapobiega to kosztom awarii systemu spowodowanej błędem u innego klienta, obniża koszty usługi, a stopień bezpieczeństwa i integralności danych jest porównywalny z dedykowanym sprzętem.

Trzeba jednak pamiętać, że maszyny wirtualne mają ograniczoną pojemność, a w razie jej przekroczenia dostawca usług może przenieść konto na dedykowany serwer. Jak już wspomniano, wiąże się to z wyższymi opłatami i przekreśla oszczędności związane z wirtualizacją.

Firmy telekomunikacyjne i dostawcy usług internetowych

Na koniec warto zastanowić się, w jaki sposób firma będzie się łączyć z chmurą. Niektórzy dostawcy usług chmurowych wymagają określonych łączy internetowych i wliczają koszty połączenia w miesięczny rachunek za użytkowanie chmury. Choć wygląda to na dobry interes, firmy zwykle mają podpisaną umowę z innym ISP i w przypadku przedwczesnego zerwania muszą liczyć się z wysokimi karami.

Inni dostawcy pozwalają klientom korzystać z usług dotychczasowego ISP, ale naliczają opłatę połączeniową za każdą linię.

Jeśli chodzi o telefonię, w prawdziwym scenariuszu chmurowym do budynku dochodzą tylko łącza szerokopasmowe. Linie telefoniczne są podłączone do centrum danych dostawcy usług chmurowych, a klient płaci za to wyższe ceny. Na przykład stawki na połączenia z określonymi strefami numeracyjnymi wynegocjowane z istniejącą firmą telekomunikacyjną mogą nie być oferowane przed dostawcę usług chmurowych, zwłaszcza w przypadku połączeń z numerami komórkowymi.

Dobre perspektywy

Uważne przestudiowanie umowy z dostawcą pozwala zabezpieczyć się przed większością nieprzyjemnych niespodzianek, związanych z dodatkowymi kosztami chmury. Warto zapoznać się z referencjami usługodawcy i odbyć kilka spotkań z jego klientami już korzystającymi z danej usługi. Stosując politykę ograniczonego zaufania lepiej rozważyć wszystkie, nawet najbardziej pesymistyczne scenariusze i zapewnić sobie możliwość rezygnacji z umowy lub migracji z chmury do modelu tradycyjnego. Niemniej jednak przy ostrożnym i świadomym podejściu do współpracy z dostawcą, chmura jest bardzo korzystnym modelem, pozwalającym na spore oszczędności budżetowe.

Marcin Grygielski, dyrektor regionalny na rynek Europy Środkowej i Wschodniej, Interactive Intelligence