it integro systemy erp w abonamenci 1920

Wdrożenie systemu Plus Workflow w przedsiębiorstwach stawiających na optymalizację swojej pracy, ma na celu wsparcie w zakresie kluczowych procesów biznesowych. System elektronicznego obiegu dokumentów dostarczony przez Suncode wspiera kilkanaście istotnych procesów biznesowych, a w tym m.in. proces kwalifikowania/zmiany danych kontrahentów oraz proces weryfikacji kontrahentów.


REKLAMA:
 
 
PROCES KWALIFIKOWANIA/ZMIANY DANYCH KONTRAHENTÓW
 
Proces kwalifikowania/zmiany danych kontrahentów służy kwalifikowaniu nowych dostawców do współpracy z przedsiębiorstwem, a także do nadzorowania zmiany danych dostawców już utworzonych. W przypadku dokonywania zmian w danych dostawcy, proces jest krótszy (bez wymaganej akceptacji), a zmieniane dane są oznaczone kolorem i pogrubione w celu łatwiejszej identyfikacji. Proces jest inicjowany ręcznie przez uprawnionych użytkowników, a realizatorem jest wnioskujący o założenie dostawcy. Użytkownik uzupełnia formatkę zadania. Przede wszystkim wskazuje czy wnioskuje o kwalifikowanie nowego dostawcy czy też zmianę danych istniejącego już dostawcy. Następnie wypełnia wszystkie wymagane pola i przekazuje wniosek do akceptacji. Na tym etapie istnieje także możliwość konsultacji z dowolnie wybraną osobą lub anulowanie wniosku. Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych finansowych dotyczących kwalifikowanego dostawcy.

Na tym etapie istnieje również możliwość konsultacji. Konsultant otrzymuje zadanie z danymi wypełnionymi podczas rejestracji wniosku. Dane są tylko do odczytu. Konsultacja odbywa się poprzez dodanie komentarza do procesu. Dostępna jest tylko jedna akcja - odesłanie procesu do osoby konsultującej. Następnie wniosek przekazywany jest do akceptacji. Dotyczy ona tylko wniosków o kwalifikowanie nowych dostawców, z pominięciem dostawców jednorazowych. Osoba akceptująca zapoznaje się z danymi i podłączonymi dokumentami, po czym akceptuje lub odrzuca wniosek. Jest to decyzja ostateczna. Osoba akceptująca ma możliwość również cofnięcia procesu do wnioskującego w przypadku braku w dokumentach lub wątpliwości.

Akceptujący nie ma możliwości samodzielnej edycji danych i podłączonych dokumentów. Po akceptacji lub odrzuceniu wniosku o kwalifikowanie nowego dostawcy osoba rejestrująca otrzymuję zadanie informacyjne, gdzie potwierdza zapoznanie się z decyzją. Wszystkie niezbędne dane przekazane zostają do zintegrowanego z Plus Workflow systemu ERP. Po potwierdzeniu wykonania pracy w systemie ERP przez wszystkie osoby, system Plus Workflow weryfikuje czy dostawca o podanych danych został założony w zewnętrznym systemie (weryfikacja po numerze nip i nazwie kontrahenta). Jeśli takiego dostawcy nie uda się znaleźć w ciągu 24 godzin od potwierdzenia, system zwraca proces do poprzednio wykonywanego etapu z odpowiednią informacją w postaci komentarza. Zadaniem osoby, do której wróci proces jest wyjaśnienie dlaczego w systemie ERP nie ma tego dostawcy.

PROCES WERYFIKACJI KONTRAHENTÓW

Proces weryfikacji kontrahentów służy corocznej weryfikacji wszystkich dostawców klasyfikowanych. Jest on uruchamiany automatycznie, osobno dla każdego dostawcy, po upływie roku kalendarzowego od daty ostatniej pozytywnej weryfikacji. Na początku procesu system automatycznie pobiera dane o dostawcy oraz pliki dołączone podczas wcześniejszych weryfikacji lub kwalifikacji. W przypadku, gdy dla danego dostawcy nie udało się automatycznie ustalić osoby odpowiedzialnej za weryfikację, proces przechodzi do kolejnego etapu jakim jest przydzielenie osoby weryfikującej. Osoba wskazana jako weryfikująca również może przesłać proces do akceptującego, w celu przypisania zadania do innego użytkownika. Wyznaczony użytkownik weryfikuje dostawcę.

Jego zadanie polega na podłączeniu do procesu nowego dokumentu KRS. Opcjonalnie może dodać inne załączniki, np. dokumenty o niezaleganiu z płatnościami. Przed przekazaniem do akceptacji weryfikacji konieczne jest dodanie komentarza z opisem wykonanych czynności. W przypadku, gdy podczas weryfikacji okaże się, że konieczne jest uaktualnienie danych dostawcy, weryfikujący uruchamia proces zmiany danych dostawcy i tam wnioskuje o zmianę danych. Po zakończeniu tego procesu, w procesie weryfikacji wybiera przycisk odświeżenia danych. W tym przypadku zadanie wraca na jego skrzynkę zaraz po pobraniu uaktualnionych informacji o dostawcy. Następnie osoba akceptująca decyduje czy weryfikacja jest pozytywna, czy negatywna. W przypadku wątpliwości lub braków może cofnąć proces do osoby weryfikującej celem poprawy lub uzupełnienia danych. Odrzucenie dostawcy przez akceptującego wymaga potwierdzenia przez osobę weryfikującą dostawcę faktu zapoznania się z decyzją poprzez zaznaczenie tego w systemie. Negatywna weryfikacja dostawcy skutkuje zakończeniem współpracy i dezaktywacją w systemie ERP.

Platforma Plus Workflow integruje się z wieloma wykorzystywanymi w przedsiębiorstwach systemami informatycznymi. Dodatkowo Suncode organizuje centralne stanowiska rejestracji skanowania dokumentów z wykorzystaniem technologii poprawy jakości skanowania i przetwarzania obrazów. Wykorzystane rozwiązania biznesowe optymalizują codzienną pracę wielu przedsiębiorstw w Polsce i za granicą.

Źródło: www.suncode.pl

PODOBNE


loading...