Biuro Rachunkowe 9kont Sp. z o.o. od 8 lat zajmuje się doradztwem biznesowym oraz podatkowym. Świadczy kompleksowe usługi związane z obsługą podatkowo – księgową i kadrowo - płacową podmiotów gospodarczych. Siedziba firma mieści się w Warszawie, jednakże na życzenie klientów usługi świadczone są również w siedzibach ich firm.

Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu – wyzwania

Biuro Rachunkowe 9kont korzystało z czterech osobnych programów: jeden dla księgowości podatkowej (Książka Przychodów i Rozchodów), kolejny do fakturowania, trzeci do prowadzenia spraw kadrowo – płacowych oraz oddzielny do księgowości kontowej (Księgi Rachunkowe).

W celu usprawnienia pracy rozpoczęto poszukiwania nowego oprogramowania, którego podstawowym wymaganiem była modułowość, pozwalająca na prowadzenie w jednym systemie spraw wszystkich klientów Biura, niezależnie od branży w której działa, sposobu rozliczeń podatkowych, wielkości firmy czy ilości użytkowników. Kolejnym warunkiem była mobilność programu, pozwalająca na udostępnianie klientom wglądu do ich baz danych. Poszukiwane programy miały też współpracować z systemami instytucji, takich jak: ZUS, Urzędy Skarbowe, Banki.

Rozwiązanie

Biuro Rachunkowe 9kont Sp. z o.o. zdecydowało się na zakup oprogramowania Comarch ERP Optima wersja dla Biur Rachunkowych oraz pakiet iKsięgowość24, który pozwala na promocję usług 9kont Sp. z o.o. na portalu internetowym. Jednocześnie usprawnia współpracę z klientami biura, gdyż umożliwia im bezpłatną pracę z internetową aplikacją Comarch ERP iFaktury24, a co za tym idzie szybkie przekazywanie dokumentów do biura.

Wdrożenie zostało szybko i profesjonalnie przeprowadzone przez sprawdzonego Partnera Comarch – MAP solutions Sp. z o.o. Programy zostały zainstalowane na zewnętrznym serwerze, dzięki czemu dostęp do niego mają zarówno pracownicy, jak i klienci. Konsultanci firmy przeszkoliły 2 pracowników biura do pracy z programem i stale wspierają użytkowników programów radą i pomocą.

W związku z rozwojem biura oraz potrzebą usprawnienia wykonywania niektórych czynności podjęłam decyzję o poszukiwaniu nowego systemu, który zautomatyzuje pracę, a jednocześnie będzie prosty i przystępny w obsłudze. Po fachowych konsultacjach z przedstawicielem firmy MAP solutions Sp. z o.o. podjęłam decyzję o wdrożeniu systemu Comarch ERP Optima wersja dla Biur Rachunkowych, który poza atrakcyjną ceną spełniał wszystkie stawiane przed nim wymagania – mówi Justyna Mateuszuk, Prezes Zarządu 9kont Sp. z o.o.

Korzyści

Po wdrożeniu systemu Comarch ERP Optima wersja dla Biur Rachunkowych z pewnością uprościł pracę i współpracę z klientami biura, dzięki możliwości użytkowania przez nich internetowej aplikacji Comarch ERP iFaktury24. Funkcjonalności systemu, które dzięki automatyzacji niektórych czynności pozwoliły na 20% skrócenie czasu pracy, to:

• Logowanie tylko do jednego systemu (nie ma konieczności zmiany programu w zależności od klienta, który jest rozliczany w danym momencie) • Import faktur klientów z aplikacji Comarch ERP iFaktury24 
• Import wyciągów bankowych klientów biura.
• Przypisanie schematów księgowych do poszczególnych klientów, a dzięki przyporządkowaniu schematów księgowych do konkretnego dostawcy i odbiorcy, czas wprowadzania dokumentów zakupowych i sprzedażowych ulega znacznemu skróceniu. Dodatkowo można to zajęcie powierzyć mniej doświadczonym pracownikom.
• Import danych z innych baz, przykładowo: lista urzędów skarbowych, banki.
• Import danych kontrahentów z GUS po wpisaniu NIP, co pozwala na zabezpieczenie się przed otrzymaniem faktury od niezarejestrowanego użytkownika.
• Kopiowanie baz danych z innych firm w zakresie planu kont, schematów księgowych.
• Dostęp on-line do kursów bankowych NBP. 
• Import dokumentów z zewnętrznych źródeł np. programu MS Excel.

W programie Comarch ERP Optima w zakładce Pomoc dostępne są podręczniki, biuletyny, ćwiczenia i filmy instruktażowe, które wspomagają pracowników Biura w zakresie rozwiązywania bieżących problemów, a jednocześnie pomagają wprowadzić nowe osoby, np. stażystów do pracy z systemem.

Jestem bardzo zadowolona z funkcjonalności i intuicyjnej obsługi programów Comarch ERP Optima wersja dla Biur Rachunkowych. Przede wszystkim spełnia on podstawowy warunek, jaki stawiany był podczas poszukiwań systemu – obsługa wszystkich klientów odbywa się przy pomocy jednego systemu (jednego logowania) i nie ma już konieczności wykorzystywania dodatkowych aplikacji. - Justyna Mateuszuk – Prezes Zarządu 9kont Sp. z o.o.

Źródło: www.mapsolutions.pl