Branżowe rozwiązania dla MSP

Tworzenie specjalistycznych rozwiązań dla małych firm nie jest jeszcze zbyt popularne – mimo zbudowania doskonale funkcjonującego systemu i tak najczęściej zostanie on odłożony na półkę ze względu na wysokie koszty zakupu, brak wystarczającej liczby pracowników czy zwykłą niechęć przedsiębiorstw do zmian.

Ta opinia ma swoje realne uzasadnienie: MSP nie mają po prostu budżetu na zakup czy dzierżawę nowoczesnych technologii. Tymczasem wdrożenia przeprowadzane na rynku przeczą tej nieformalnej zasadzie: branżowe systemy informatyczne rozchodzą się jak świeże bułeczki. Muszą jednak trafić na podatny grunt.

Fabryka Okien „Redan” powstała w 2000 roku. W ciągu siedmiu lat działalności spółka stała się czołowym producentem stolarki okiennej i drzwiowej z PCV i aluminium w regionie Pomorza Środkowego. Przez cały ten okres firma dysponowała tylko jednym programem marki WAPRO (WF-MAG) do prowadzenia uproszczonej ewidencji magazynowej. Oddzielnie prowadzono wszystkie inne procesy, takie jak księgowość, projektowanie czy kontrolę zamówień.

W związku z dynamicznym rozwojem spółki, dotychczasowy program okazał się niewystarczalny – firma Redan rozpoczęła poszukiwania bardziej zaawansowanego narzędzia informatycznego, pozwalającego na pełną ewidencję obrotu towarowego ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki produktowej. Istotnym elementem była możliwość integracji wykorzystywanej aplikacji technologicznej z magazynową. Ostatecznie firma zdecydowała się na wdrożenie aplikacji WA-PRO WF-MAG Prestiż dla Windows oraz dedykowanego modułu integracji z aplikacjami WH-OKNA i Stolcad, stworzonego przez firmę Helper z Koszalina, która od wielu już lat jest dystrybutorem rozwiązania WF-Mag, oferowanego przez Asseco Business Solutions (dawne WA-PRO).

Sektora MSP nie stać na zakup drogich systemów wspomagających zarządzanie, w których większość funkcjonalności aplikacji i tak pozostałaby niewykorzystana. Często jednak rosnące potrzeby i wymagania wymuszają integrację wdrożonych już systemów z rozwiązaniami dedykowanymi. W przypadku firmy Redan kluczowe było umożliwienie firmie prowadzenia pełnej ewidencji obrotu towarowego ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki produkcyjnej. Jasno sprecyzowane oczekiwania klienta i przejrzysta sytuacja wśród załogi, umożliwiła sprawne przeprowadzenie prac wdrożeniowych – mówi Sławomir Hałka, właściciel firmy Helper, która przeprowadzała wdrożenia systemu.

W dużej mierze opłacalność tworzenia i implementacji produktów branżowych zależy od sektora, w którym działa spółka. O ile spółki MSP z branży handlowej zadowolą się często seryjnym rozwiązaniem, o tyle przedsiębiorstwa produkcyjne czy usługowe wymagają dodatkowych narzędzi: integracji danych z innych aplikacji, dodatkowych procedur czy rozbudowanych funkcji raportowania. Tą zależność dostrzegają również producenci.

Producentom oprogramowania opłaca się tworzyć specjalne dedykowane systemy IT dla niedysponujących wysokimi budżetami firm z sektora MSP, pod warunkiem, że przygotowany tzw. standard oprogramowania umożliwia rozszerzenie o dodatkowe, branżowe funkcjonalności, względnie udostępnienia zestawu dodatkowych parametrów, których odpowiednie ustawienie aktywuje zawarte już w produkcie funkcjonalności użyteczne dla danego projektu. Takie operacje przeprowadzają zwykle dealerzy, którzy są najbliżej klienta i potrafią najtrafniej dobrać rozwiązania pod jego oczekiwania – mówi Janusz Królik, Dyrektor ds. Oprogramowania WAPRO w Asseco Business Solutions

Z doświadczenia producentów i dystrybutorów wynika jednak, że niewiele firm decyduje się na dokonanie szczegółowej analizy ekonomicznej w zakresie wdrażanego oprogramowania. Niestety decyzja o zakupie nowego systemu jest najczęściej warunkowana potrzebą posiadania bardziej nowoczesnych narzędzi ewidencyjnych, a nie realną wiedzą na temat konieczności usprawnienia konkretnych procesów.

Źródłem wciąż niskiego zainteresowania MSP nowoczesnymi systemami IT są ograniczenia finansowe. Tymczasem wachlarz możliwości pozyskiwania dotacji jest bardzo szeroki, chociażby przez program Perspektywa Finansowa 2007-2013, która w ramach Regionalnych Programach Operacyjnych udostępni ponad 8 mld euro na projekty związane z IT. Ponadto podejmując współpracę z dostawcą systemu informatycznego, firma pozyskuje długoletniego partnera, który może pomóc sprawnie przeprowadzić analizę dotychczas funkcjonującego oprogramowania i zaproponować lepsze, satysfakcjonujące rozwiązanie. Jest to możliwe oczywiście wtedy, gdy dostawca systemu informatycznego dysponuje odpowiednim know-how w tym zakresie – komentuje Sławomir Hałka.

Dla firm z sektora MSP decyzja o zakupie nowego systemu IT może mieć strategiczne znaczenie nie tylko ze względu na przyszłe możliwości rozwoju, ale także nakłady finansowe jakie się z tym wiążą. Dokonując wyboru pomiędzy systemem uniwersalnym a stworzonym specjalnie na potrzeby klienta programem dedykowanym. małe i średnie firmy ze względu na ograniczone budżety najczęściej decydują się na tą pierwszą opcję. Są jednak wyjątki. Realny problem nie tkwi bowiem w samych kosztach, ale w optymalnym zagospodarowaniu tych kosztów, proporcjonalnie do wydajności systemu IT. Czasami branża czy specyfika działania wymusza oprogramowanie dedykowane. I w perspektywie czasu to właśnie się opłaca.

Różnice kosztów pomiędzy zakupem uniwersalnego systemu, a programu dedykowanego mogą być kolosalne. Przeprowadzenie fachowej analizy pod okiem partnera wdrażającego system pozwoli na przeprowadzenie właściwej kalkulacji i minimalizacje kosztów. Przed wdrożeniem warto zapoznać się z referencjami dotychczasowych wdrożeń o podobnej skali – przede wszystkim określić, czy braki funkcjonalne są do zaakceptowania i nie wpłyną znacząco, na jakość prowadzonego biznesu. Jeżeli istnieje ryzyko znacznego pogorszenia się sytuacji, należy podjąć decyzję o wdrożeniu systemu dedykowanego – dodaje Janusz Królik.

Źródło: www.assecobs.pl