Dane podstawowe: paliwo systemu

Przez przygotowanie firmy do wdrożenia rozumie się głównie rozpoznanie potrzeb biznesowych i oczekiwań względem systemu ERP. Natomiast wiedza, jak ważne dla udanego wdrożenia jest przygotowanie danych podstawowych, jest mało powszechna.

Bez paliwa ani rusz

Firmy doradcze zatrudnione do analizy procesów biznesowych prześcigają się w tworzeniu wymyśl-nych arkuszy analizy funkcjonalności, jakie powinno zawierać nowe oprogramowanie.

Jest nieźle, jeśli stoi za nimi rzeczywista wiedza o przedsiębiorstwie, a lista wymagań odzwierciedla prawdziwe potrzeby.

Dobrze też, gdy doradcy mają świadomość, że dana funkcjonalność w jednym systemie nie odpowiada tej samej funkcjonalności w innym – podobnie jak fakt, że samochód ma silnik, nie znaczy, że jest on taki sam w „maluchu” jak w porsche.

Następnie trzeba uświadomić sobie konieczność za-silenia systemu dobrej jakości danymi podstawowy-mi. A że żaden silnik nie pojedzie na wodzie, to rów-nież od jakości „paliwa”, czyli danych podstawowych zależy, na ile sprawny, szybki i skuteczny będzie cały pojazd, czyli nasz system.

W systemie SAP danymi podstawowymi określa się wiele obiektów – danych mających bezpośredni wpływ na sterowanie procesami w obszarach modu-łowych.

Z uwagi na to, że dane wprowadzone w jednym ob-szarze firmy (module SAP) przenikają do „krwiobie-gu” całego systemu, skupimy się na module plano-wania produkcji (PP), w którym określane są pod-stawowe kategorie danych.

W obszarze planowania produkcji niezbędne jest zwrócenie szczególnej uwagi na przygotowanie da-nych podstawowych, specyfikacji materiałowych, in-formacji o przebiegu produkcji oraz wersjach pro-dukcji.

Dane podstawowe

Dane podstawowe to inaczej „kartoteki” wyrobów. Od strony produkcyjnej stanowią je tzw. zakładki MRP (ang. Material Requirements Planning – planowanie potrzeb materiałowych) oraz przygotowanie pracy danego indeksu. Kluczowe wpisy definiują podstawy prawidłowego przebiegu procesu MRP.

To właśnie przemyślana konfiguracja tych elementów prowadzi do uzyskania właściwych, jak najbardziej trafnych i rzeczywistych wyników planowania auto-matycznego w systemie.

Siła algorytmu przebiegu MRP polega na wykorzy-staniu specyficznych danych sterujących dla po-szczególnych indeksów materiałowych.

Dostarczenie właściwych danych zaowocuje uzyska-niem dobrego wyniku przebiegu MRP, tj. sterowania automatycznym tworzeniem i doborem wielkości par-tii, wyborem sposobu realizacji produkcji, wyborem wersji produkcji, rozwinięciem specyfikacji materia-łowej, strategii planowania itp.

Dane sterujące dla materiałów nabywanych ze-wnętrznie (surowców, opakowań, towarów handlo-wych itd.) integrują obszar planowania produkcji i lo-gistyki. W tej dziedzinie znajdują się terminy dostaw oraz parametry decydujące o wielkościach składa-nych zamówień – dane partii, krotności, zaokrągle-nia, wymogi transportowe itd.

Półwyroby i wyroby gotowe, jako tzw. produkcja wła-sna, zasilają przebieg MRP terminami realizacji wy-nikającymi ze specyfiki i technologii wytwarzania. Dlatego też w celu uzyskania optymalnej propozycji systemu w postaci wygenerowanego automatycznie zlecenia planowanego konieczne jest przygotowanie w dziale technologii kilku elementów, m.in. specyfi-kacji materiałowych.

Specyfikacje materiałowe

Specyfikacja materiałowa to lista materiałów wcho-dzących w skład wyrobu nadrzędnego. Dział techno-logii znajdzie w systemie SAP narzędzia pomagające zbudować strukturę każdego wyrobu i półwyrobu. Wdrożenie SAP pozwala usystematyzować nazwy indeksów i zależności między nimi. Zbudowanie technologicznych powiązań materiałowych w SAP daje pewność, że dział zaopatrzenia dokona zakupu odpowiedniej ilości niezbędnych i właściwych z punk-tu widzenia jakościowego i wytrzymałościowego ma-teriałów.

System może być pomocny również w sytuacji, gdy na rynek wchodzą nowe materiały, z których wytwa-rzany będzie nasz produkt. Oprócz raportów porów-nawczych dla sporządzonych specyfikacji materiało-wych technolog znajdzie w SAP narzędzia ułatwiają-ce sterowanie wycofywaniem oraz zastępowaniem poszczególnych części wyrobów.

Ponieważ SAP integruje produkcję, logistykę i sprze-daż, zmiana wprowadzona przez dział technologii uaktualnia wszelkie relacje w innych obszarach.

Przykładowo po terminie, od którego obowiązuje no-wy przepis dotyczący wymogów bezpieczeństwa, nie możemy produkować specyficznej części. W takim przypadku system uwzględni nie tylko produkcję, ale także zakupy niezbędnych surowców. Sprawdzi też, czy dany zespół powinien być wycofany automatycz-nie razem z innym indeksem powiązanym.

SAP przeanalizuje również stany magazynowe, a wszelkie zgłoszenia zapotrzebowania oraz zlecenia planowane uaktualni automatycznie. Dodatkowo sprawdzi zamówienia na wyroby gotowe i odpowied-nio wcześniej zaplanuje właściwe zakupy i produkcję.

Wszystko to daje pewność, że w całym przedsiębior-stwie wszystkie komórki pracują na identycznych da-nych. Koniec z przesyłaniem plików e-mailem oraz niespójnością wielu arkuszy i baz w różnych działach firmy.

Standaryzacja pracy przez system umożliwia dokony-wanie optymalnych zakupów (eliminacja zalegających w magazynie, nieprzydatnych części i surowców). Po-nadto system dokumentuje każdą wprowadzoną zmianę. Pozwala monitować przebieg kluczowych procesów, analizować je i odpowiednio reagować. 

Działania korygujące, zapobiegawcze oraz doku-mentujące nie muszą już kojarzyć się ze żmudnym „przeklepywaniem” dużej liczby danych. Jeśli zajdzie taka potrzeba, system umożliwi jednoczesną zamia-nę danego indeksu w setkach specyfikacji.

Każdy zabieg jest automatycznie monitorowany, co pozwala na uzyskanie dokładnej informacji o historii zmian w technologii produktu. System wymusza więc standaryzację i lepszą organizację w firmie, co jest istotne np. w kontekście spełnienia norm ISO.

Marszruty technologiczne

Kolejnym elementem w systemie standaryzującym dane podstawowe są marszruty technologiczne. Są to elementy technologii opisujące przebieg procesu produkcyjnego poprzez jasną definicję operacji wy-konywanych na poszczególnych stanowiskach robo-czych.

W systemie SAP do dyspozycji jest bardzo rozbudo-wany moduł, który pozwala na dowolną definicję przejścia strumienia produkcji. Ścieżka jest opisywa-na w oparciu o stanowiska robocze. To dla nich bę-dzie opracowywany harmonogram, zostanie prze-prowadzona analiza stopnia obciążeń, programów zmian oraz dostępnych zdolności produkcyjnych.

Podczas wdrożenia zalecane jest dokładne przeana-lizowanie dotychczasowego przebiegu poszczegól-nych procesów produkcyjnych. SAP często pozwala uwolnić się od ograniczeń prostszych rozwiązań in-formatycznych.

Daje możliwość prowadzenia procesu w sekwencji podstawowej (jedna ścieżka dla procesu), sekwen-cjach równoległych lub alternatywnych. Poszczegól-ne sekwencje „schodzą” się przed rozpoczęciem konkretnej operacji, zapewniając prawidłowe prze-tworzenie materiałów, np. przed montażem końco-wym, wykorzystując to samo zlecenie produkcyjne.

Zdefiniowanie sposobu następowania po sobie ko-lejnych operacji pozwala na stworzenie odpowied-nich buforów przed rozpoczęciem kolejnych (np. kwestia minimalnych ilości lub czasu przekazywania materiałów na kolejne operacje i stanowiska robo-cze, czasów transportu międzywydziałowego itp.).

Technolodzy powinni dokładnie zdefiniować czas po-trzebny do wykonania poszczególnych operacji. Po-zwala to tworzyć planiście realne harmonogramy, prawidłowo obciążać zdolności produkcyjne, właściwie planować, naliczać oraz kalkulować koszty produkcji.

System pozwala testować i symulować zachowanie się procesu produkcyjnego, co ułatwia wprowadzenie właściwych danych do systemu. Graficzna reprezen-tacja przebiegu marszruty umożliwia jej optymaliza-cję oraz analizę.

System pozwala również odpowiednio łączyć ele-menty specyfikacji z marszrutą. Zapewnia to właści-we zaplanowanie dostaw surowców oraz rozpoczę-cie produkcji zależnych. Proces MRP analizuje po-trzeby materiałowe pod kątem zapotrzebowania na dany indeks, które określa dokładny czas (wynikają-cy z harmonogramu) rozpoczęcia konkretnej operacji z marszruty.

A zatem nie tylko wiemy, że należy zamówić np. ta-bliczki znamionowe dla danego wyrobu gotowego, ale zamówimy je na czas, w którym nastąpi ich montaż.

Istotne jest branie pod uwagę kwestii skali i wzajem-nych powiązań – prawidłowo zbudowana część technologiczna w module planowania i rozliczania produkcji pozwala na znaczne usprawnienie prze-pływu materiałów, a także obniżenie poziomu ewen-tualnych zamrożonych funduszy. Najważniejsze jest zdeterminowanie i dbanie o szczegóły. Należy zbu-dować odpowiednią bazę danych podstawowych, a system SAP zrobi resztę.

Wersje produkcji

Jeśli do produkcji danego wyrobu gotowego można wymiennie stosować pewne materiały lub sposoby produkcji albo jeśli ma on alternatywne specyfikacje i marszruty, należy stworzyć wersje produkcji. Wersje produkcji wiążą daną marszrutę technologiczną oraz specyfikację materiałową.

W łatwy sposób można zbudować szereg wersji pro-dukcyjnych, których zastosowanie jednoznacznie określi wykorzystanie właściwych danych podczas tworzenia zlecenia produkcyjnego oraz procesu pla-nowania. Sterowanie sposobem wyboru wersji pro-dukcji, terminami obowiązywania, wielkościami partii, dla których możliwe jest jej użycie, pozwala optymal-nie wykorzystać zasoby firmy.

Podsumowując, efekty właściwego opracowania da-nych podstawowych to:

• ujednolicenie nazewnictwa indeksów materiało-wych – jasna definicja obowiązuje we wszystkich obszarach organizacji, od działu konstrukcyjnego, przez dział planowania, po zaopatrzenie i sprze-daż,
• zbudowanie właściwej ścieżki przebiegu procesu produkcji, co zapewnia dobre wykorzystanie za-sobów produkcyjnych,
• uzyskanie kalkulacji wyrobów mających w swej strukturze elementy kosztów materiałowych, cza-sów i nakładów pracy oraz pozostałe koszty ogól-nowydziałowe,
• jasne określenie obszarów odpowiedzialności za aktualizację i utrzymanie poszczególnych danych w systemie zintegrowanym.
  Recepta na dobre dane
  

Przy wdrożeniach SAP w wielu firmach indeksy ma-teriałowe liczy się w dziesiątkach tysięcy.

Przygotowanie danych podstawowych wiąże się więc z dużym nakładem pracy. Ograniczony czas na te prace lub niestaranne ich przeprowadzenie były przyczyną opóźnień i problemów podczas startu pro-duktywnego systemu w niejednej firmie.

Przygotowanie danych należy do obowiązków ze-społów roboczych po stronie klienta, zaś konsultanci z firmy wdrożeniowej są odpowiedzialni za opraco-wanie odpowiednich struktur importowych, mapowań oraz szablonów, które – uzupełnione przez klienta – zostaną zaczytane do systemu produktywnego.

Wraz ze wzrostem wielkości bazy danych, liczby in-deksów i skomplikowania danych technologicznych kluczowa staje się automatyzacja importu danych. Przy kilkudziesięciu tysiącach indeksów jest to po prostu niezbędne.

Do tego procesu można przygotować się wcześniej. Należy więc zbadać spójność bieżących danych oraz sprawdzić z administratorem wszelkie możliwe opcje eksportu danych z dotychczasowych systemów in-formatycznych. Przekazanie takich plików konsultan-tom może znacznie przyspieszyć migrację.

Jeśli zależy nam na szybkim wdrożeniu (np. jeśli wy-korzystujemy metodykę SPRINT), jest to kluczowe zadanie.

Trzeba pamiętać, że załadowanie do nowego sys-temu źle przygotowanych danych może spowo-dować bałagan i utrudnienia podczas startu pro-duktywnego, a nawet doprowadzić do uzyskania błędnych danych z procesu MRP. Jeśli nie nastą-pi korekta danych po starcie, wdrożenie może po prostu nie przynieść zamierzonego skutku.

Źródło: www.bcc.com.pl
Autor: Aleksander Patan - Konsultant 7milowy