Elastyczny system ERP dla Armatury Kraków SA

Historia spółki Armatura Kraków sięga 1922 roku i powstania Łagiewnickiej Fabryki Armatur. Obecnie spółka produkuje średnio około 100 tysięcy baterii miesięcznie i jest ich największym wytwórcą w kraju. Firma kładzie nacisk na wysoką jakość produktów i usług. W 2000 r. uzyskała certyfikat jakości ISO 9001, a obecnie stara się o certyfikat ISO 14000.

W roku 2005 Armatura Kraków wzbogaciła ofertę o ponad 50 nowych modeli baterii i jako pierwsza firma w Polsce zaoferowała swoim klientom 100 lat gwarancji na kluczowe podzespoły. W efekcie jej sprzedaż znacznie wzrosła. Obecnie udział KFA w polskim rynku baterii sanitarnych wynosi ponad 35%, a eksport stanowił już 16% ogólnej sprzedaży firmy. Głównymi jej rynkami eksportowymi są: Rosja, Ukraina i Białoruś, kraje Europy Zachodniej, Bliskiego Wschodu, Afryki Południowej oraz Australia. Ostatnio również kraje nadbałtyckie i Kazachstan.

Wybór nowego systemu

Armatura Kraków S.A. korzystała wcześniej z aplikacji biznesowej innego dostawcy. Jednakże w chwili, gdy Zarząd podjął decyzję o przejściu na nowszą wersję, okazało się, że koszt aktualizacji porównywalny jest z wdrożeniem go od podstaw. Dlatego też w marcu 2004 roku firma podjęła decyzję o wyborze innego dostawcy. O wyborze nowego systemu miała zadecydować przede wszystkim jego szeroka funkcjonalność i wysoka jakość, a także korzystna cena. Armatura Kraków założyła także, że powinien mieć on intuicyjny, graficzny interfejs użytkownika. Zapytanie ofertowe skierowano do wszystkich znaczących producentów zintegrowanych systemów zarządzania obecnych od lat na polskim rynku.

W skład 8 osobowego zespołu, który dokonywał wyboru systemu weszli przedstawiciele różnych pionów. Przygotował on listę podstawowych wymogów, które miał spełniać nowy system. Dla przykładu, z punktu widzenia obsługi informatycznej przede wszystkim chcieliśmy być bardziej niezależni od producenta – wyjaśnia Andrzej Romek, Kierownik Działu Informatyki Armatury Kraków. Nowy system miał mieć większą elastyczność, zależało nam także na możliwości samodzielnego kreowania różnego typu zestawień i raportów.

Jesienią 2004 roku na polu walki pozostały dwie firmy. Zostały one poproszone o przeprowadzenie całego procesu – od zaopatrzenia materiałowego i wpływu zamówienia ze strony klienta, poprzez planowanie produkcji, a skończywszy na produkcie finalnym i dostawie do klienta. Oczywiście brano również pod uwagę inne czynniki m.in. ergonomię i czytelność interfejsu dla użytkownika, analizowano także listę referencyjną przedstawioną przez oferenta.

Decyzja o wdrożeniu systemu  ERP firmy IFS zapadła pod koniec września, podpisanie umowy nastąpiło z końcem roku.

Praca z dodatkowymi obowiązkami

Od kwietnia 2005 r. trwały w firmie przygotowania do wdrożenia. Nad przygotowaniami czuwał wyznaczony w firmie szef projektu – został nim Kierownik Działu Informatyki, Andrzej Romek. Ze strony Zarządu całość prac zespołu wdrożeniowego nadzorował Dyrektor Finansowy spółki Janusz Bielawski. W skład utworzonego z pracowników Armatury Kraków 25-osobowego zespołu wdrożeniowego weszli pracownicy różnych działów. Wybierano osoby dobrze zaznajomione z tematem zarządzania firmą wspieranego narzędziami informatyki. Na równi z wiedzą fachową stawiano umiejętność pracy zespołowej. Miało to gwarantować szybką integrację i dobrą współpracę grupy. Członków zespołu wdrożeniowego nie zwolniono z dotychczasowych obowiązków zawodowych.

Zespół ten jako pierwszy przeszedł szkolenia z IFS Applications. Zajęcia odbywały się co drugi dzień, prowadzili je konsultanci z IFS Poland. Potem członkowie zespołu szkolili pozostałych użytkowników IFS Applications w Armaturze Kraków. "Raz w miesiącu odbywało się spotkanie komitetu sterującego, na którym następowała weryfikacja planów, kontrola realizacji budżetu, ustalanie koniecznych zmian" – wyjaśnia Andrzej Romek, kierujący zespołem wdrożeniowym.

W Armaturze Kraków bardzo liczono na duże doświadczenie i referencje firmy IFS oraz na wyselekcjonowanie najlepszych praktyk.

Usprawnienie obsługi

Najwięcej obaw dotyczyło produkcji, gdyż dane technologiczne nie przenosi się z jednego systemu do drugiego tak łatwo jak inne. Dokonano tego ręcznie, ale podjęto zarazem bardzo odważną decyzję. Postanowiono, że na tym etapie – niejako przy okazji – usprawniona zostanie też technologia produkcji, zwłaszcza na odcinkach, na których obserwowano różne problemy. Dla przykładu, jeżeli produkcja danego wyrobu zaczynała się od działu odlewni, to w starym systemie od odlewni aż do magazynu wyrób ten przechodził cały cykl mimo, że w rzeczywistości, na pewnym etapie produkcji z odlewu powstawały dwa wyroby (dwa różne modele baterii) A i B. W nowym systemie rozdzieliliśmy to, co bardzo ułatwiło nam planowanie produkcji – wyjaśnia Andrzej Romek.

Z końcem 2005 r. prace wdrożeniowe były już na ukończeniu, zamknięto etap wprowadzania danych i testowania systemu. planowanie produkcji w Armaturze Kraków oraz pozwolił na pełną koordynację eksportu. Produkcja może być obecnie realizowana pod konkretne zamówienie eksportowe. W poprzednim systemie nie było to możliwe – eksport był rozliczany osobno, poza systemem głównym, trwało to nawet do 3 tygodni – dziś realizowane jest do 5 dni. Dzięki sprawnemu zarządzaniu zmniejszono stany zapasów magazynowych, obniżeniu ulegają koszty produkcji. Obecnie korespondencja z klientami odbywa się elektronicznie, a więc nieporównywalnie szybciej i taniej.

W ciągu raptem pięciu dni udało się zamknąć rok 2005 już w nowym systemie – mówi Andrzej Romek, Kierownik Działu Informatyki Armatura Kraków S.A. Bilans zamknięcia w każdym z obszarów został przeniesiony na rozpoczęcie roku – tak więc stary rok zamknęliśmy i nowy rok 2006 otworzyliśmy już w nowym zintegrowanym systemie wspomagającym zarządzanie IFS Applications.

Cel – unowocześnienie całej firmy

Od początku wdrożenia w firmie trwała głęboka restrukturyzacja, która dodatkowo była połączona z fizycznym przeniesieniem produkcji. Zespół wdrożeniowy, działając w takim środowisku, od początku zmagał się z wieloma wyzwaniami. Na szczęście współpraca z konsultantami z firmy IFS układała się bardzo dobrze, a większość problemów udawało się szybko rozwiązać. By dotrzymać założonych terminów często pracowano po godzinach, a także w soboty. Zarząd firmy, wiedząc z czym muszą się borykać członkowie zespołu, starał się być na bieżąco z informacjami z wdrożenia, a w razie potrzeby nie wahał się w podejmowaniu trudnych decyzji.

Armatura Kraków po roku gruntownie zmieniała oblicze – przekształciła się w bardzo nowoczesną firmę oferującą atrakcyjne produkty, projektowane zgodnie z najnowszymi trendami, spełniające najwyższe parametry jakości.

Platforma systemowo-sprzętowa

Przed podjęciem decyzji o zakupie nowego sprzętu komputerowego na potrzeby wdrażanego systemu wspomagającego zarządzanie IFS Applications w Armaturze Kraków testowaliśmy serwer p510 firmy IBM ale też komputery innych producentów – powiedział Andrzej Romek, Kierownik Działu Informatyki Armatura Kraków S.A.