Gazela Biznesu pracuje na SAP ERP

Dynamiczny rozwój firmy w ciągu ostatnich lat sprawił, że Gazela Biznesu – Stelweld – dostała lekkiej zadyszki. Bez nowoczesnego systemu wspomagającego zarządzanie nie można było rozwijać się dalej. Stelweld zdecydował się na śmiały krok. Dziś jest to jedna z najmniejszych firm w Polsce pracujących na systemie ERP firmy SAP.

f

Nie warto było czekać

W 2004 r. obrót firmy Stelweld wynosił 3 mln zł, w 2005 r. już 9 mln zł, 2006 r. został zamknięty na poziomie 17 mln zł. Rok 2007 był przełomowy – obroty wyniosły znów 9 mln, ale tym razem euro. Tak silna dynamika wzrostu była sygnałem, że usprawnienie organizacji jest koniecznością.

Wraz z rozwojem firmy pogarszał się przepływ informacji wewnętrznej, co utrudniało koordynację działań poszczególnych działów. Utrudnione było również podejmowanie decyzji ze względu na czas potrzebny na zebranie danych i ich analizę. Ryzyko podjęcia nietrafnej decyzji było coraz większe – ocenia sytuację sprzed wdrożenia Bogusław Stelczyk, właściciel i Prezes Zarządu Stelweld.

Firma nie była w stanie sprostać zwiększonym wymaganiom produkcyjnym bez systemu ERP. Kontrahenci składali coraz większe zamówienia i gdyby nie zintegrowany system wspomagający zarządzanie, wzrost firmy zostałby zahamowany.

W 2006 r. staraliśmy się o wsparcie unijne na zakup systemu, ale nasz wniosek odrzucono z powodu wyczerpania funduszy na dotacje w tym okresie. Już wtedy mieliśmy bardzo dużą dynamikę wzrostu. Wzrost był tak duży, że nie warto było czekać na kolejną możliwość składania wniosków. Koszty systemu zdecydowaliśmy się pokryć z własnych funduszy i to była słuszna decyzja – mówi Mariusz Gulka, Menedżer ds. Planowania Produkcji w Stelweldzie.

Gwarancja bezpieczeństwa

W małych przedsiębiorstwach, zwłaszcza rodzinnych, często brak wyraźnych granic między zakresem kompetencji osób na poszczególnych stanowiskach. Kiedy firma dopiero rozpoczyna działalność, nie stanowi to problemu, a może wręcz ułatwić pracę, gdy np. jeden z pracowników jest na urlopie. Jednak gdy firma rozwija się bardzo dynamicznie, staje się to barierą wzrostu. Tak właśnie było w Stelweldzie. Zakresy obowiązków na różnych stanowiskach wzajemnie na siebie zachodziły, co przy coraz większym wzroście produkcji skutkowało mniejszą efektywnością i pewnym zamieszaniem. Specjaliści 7milowego zbadali procesy biznesowe firmy i zaproponowali sposoby ich usprawnienia.

Na początku określiliśmy zakres prac i krok po kroku zrobiliśmy analizę. Wyłapaliśmy wszystkie obszary generujące problemy np. brak usystematyzowanych procedur dotyczących przepływu informacji oraz sposobów realizacji zadań, powielanie tych zadań przez osoby pracujące w różnych działach. Usystematyzowanie procesów logistycznych, magazynowych i zakupowych było pracochłonne i trudne. Jednak opłacało się poświęcić czas i energię – po tej analizie grunt pod przyszły sukces został przygotowany – teraz każdy już wiedział, co dokładnie i w jaki sposób ma robić – ocenia Mariusz Gulka.

Wielkie porządki

Zostałem zatrudniony w Stelweldzie właśnie po to, żeby wprowadzić system ERP. Już wcześniej uczestniczyłem we wdrożeniu SAP w dużej firmie i wiedziałem, że jest to szansa dla Stelweldu na dalszy rozwój – mówi Mariusz Gulka.

W związku z natężeniem pracy związanej między innymi z koniecznością przygotowania danych przedsięwzięcie rozbito na dwa etapy. W pierwszym uruchomiono SPRINT w zakresie produkcji, finansów i logistyki, a w drugim etapie udostępniono funkcje SAP z obszaru kadr i płac.

Ponieważ chcemy maksymalnie wykorzystać możliwości, jakie daje nam SAP, już teraz myślimy o kolejnym module – tym razem WM do zarządzania magazynem wysokiego składowania – mówi Mariusz Gulka.

Wcześniej w firmie funkcjonował systemem Optima, ale można go było stosować jedynie do rozliczeń finansowych, obsługi sprzedaży oraz rozliczeń kadrowo-płacowych.

SAP wymusił uporządkowanie wielu kwestii, które dotychczas nie były uregulowane. Ze względu na zintegrowanie wszystkich procesów w jednym systemie wprowadziliśmy w naszą pracę odpowiednie standardy. Doradcza pomoc firmy 7milowy pozwoliła nam zreorganizować firmę i usprawnić procesy biznesowe – ocenia efekty Bogusław Stelczyk.

Najlepszym dowodem na dynamiczny rozwój firmy jest tytuł Gazeli Biznesu, przyznany firmie Stelweld w 2007 r. za duży wzrost przychodów i bardzo dobrą pozycję rynkową

Uruchomienie systemu to był dla nas ogromny skok technologiczny. Dzięki SAP przestaliśmy się obawiać, że nasza organizacja może nie wytrzymać tak dynamicznego wzrostu. Mogliśmy spokojnie zwiększyć produkcję i liczbę obsługiwanych zamówień bez obawy, że nie wywiążemy się z naszych zobowiązań wobec klientów – dodaje Mariusz Gulka.

Bogactwo korzyści

Stelweld obsługuje największych graczy na rynku automotive – takich jak np. Solaris, Volvo. Współpraca z tymi markami jest możliwa tylko po weryfikacji jakości produktów i obsługi w formie zewnętrznych audytów. Po uruchomieniu SAP-a Stelweld pomyślnie przeszedł zewnętrzne testy przeprowadzone przez swoich klientów.

System został dostosowany do wymogów zagranicznych partnerów, m.in. generuje wymagane przez klientów formularze. Formularze te są tłumaczone na języki obce wraz z możliwością dodawania komentarzy.

Wśród innych korzyści należy wymienić możliwość dokładnego określenia rentowności produkcji określonego wyrobu.

Teraz dużo łatwiej jest nam ustalić cenę za nasze wyroby. Dzięki możliwościom SAP w kontrolingu możemy dokładnie określić, które z naszych produktów są rentowne, a których cena jest zaniżona. To jedna z pierwszych korzyści, którą odczuliśmy. Okazało się, że jeden z naszych produktów był sprzedawany poniżej kosztów wytworzenia. Mając sprawdzone dane, mogliśmy podjąć odpowiednie decyzje zarządcze. SAP dostarczył nam informacji, dzięki której dosłownie zarabiamy. Jednocześnie uporządkowaliśmy w Stelweldzie obszar finansowy. Automatyczne generowanie faktur pozwoliło nam uniknąć błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych do systemu i znacznie zredukowało czas pracy poświęcany na operacyjne czynności. Oszczędność w tym zakresie również postrzegamy w kategoriach zysku – mówi Mariusz Gulka.

System jak GPS

Pracę z systemem ERP można porównać do podróży samochodem z nawigacją GPS. Dopóki poruszamy się po znanym terenie, to jeździmy „na pamięć” i nie popełniamy błędów. Jeśli jednak w swojej podróży wybieramy się dalej, to intuicja zaczyna nas zawodzić. Z GPS w każdym terenie – nawet dla nas nowym – czujemy się pewnie, możemy podejmować trafne decyzje co do kierunku podróży na podstawie danych, które mamy online – podsumowuje Bogusław Stelczyk

Źródło: www.7milowy.pl