Jak Hilton wdrożył system ERP ?

Prowadzenie hotelu to jak prowadzenie kilkudziesięciu odrębnych firm pod jednym dachem. I to bardzo sprawnie. Każda działalność: pokoje, restauracje i bary, ośrodek fitness, butiki, usługi dla biznesu, agencje podróży, parkingi i tym podobne, musi być nadzorowana pod kątem efektywności i dochodowości. Problem polega jednak na tym, że każda z tych działalności jest inna i nie da się ich sprowadzić do jednego wspólnego mianownika.

Przy środkach trwałych i wyposażeniu wartym miliony, absolutnie niezbędna jest ich właściwa inwentaryzacja i amortyzacja. Między innymi z tego powodu Atlas Estates, licencjobiorca prowadzący hotel Hilton w Warszawie, wybrał system ERP Microsoft Dynamics AX.

Konieczność śledzenia tak wielu cennych danych rozrzuconych po różnych firmach Grupy Atlas spowodowała, że firma zdecydowała się wprowadzić jeden standardowy pakiet oprogramowania, pozwalający łatwo obsługiwać ogromne ilości danych i nietracący elastyczności w miarę wzrostu skali działalności. Dlatego właśnie HGC SA, operator hotelu Hilton w Warszawie, używa Dynamics AX pomimo, że większość innych placówek sieci Hilton korzysta z Microsoft Dynamics NAV – mówi Tomasz Rusak, dyrektor finansowy w HGC SA.

Biorąc pod uwagę ekstremalnie napięte terminy, wdrożenie Dynamics AX nie było łatwym zadaniem. Kompletne rozwiązanie zostało uruchomione w dwa miesiące od podjęcia decyzji o jego wdrożeniu.

Chcieliśmy zdążyć na otwarcie hotelu i zdążyliśmy. Nie obyło się bez problemów i ciężkiej pracy, ale udało się. Nie chcieliśmy wdrażać zbyt wielu specjalizowanych funkcji, ponieważ wiedzieliśmy, że niedługo przejdziemy na Dynamics AX w nowszej wersji – dodaje Grzegorz Bigos, kierownik projektu ze strony firmy Microplan Polska Sp. z o.o.

Sytuacja

Hotel Hilton w Warszawie należy do Hilton Hotels, jednej z czołowych firm hotelarskich, założonej w 1919 roku, prowadzącej blisko 2700 hoteli w ponad 80 krajach. Hilton dysponuje ponad 500 000 pokoi hotelowych na całym świecie i zatrudnia ponad 100 000 pracowników. Otwarty w marcu 2006 roku hotel „Hilton Warsaw” jest pierwszą placówką sieci w Polsce. Ma 314 pokoi w 26 piętrowym budynku, 13 stałych sal konferencyjnych i salę kongresową o powierzchni 1400m2 mogącą pomieścić ponad 1800 osób. Hotel może się również pochwalić obiektami fitness i spa o powierzchni 3800m2, w tym 25 metrowym basenem pływackim, salą ćwiczeń i wieloma innymi udogodnieniami. Warszawski hotel Hilton działa na licencji Hilton Hotels pod zarządem HGC SA, oddziału grupy Atlas Estates, międzynarodowej firmy budowlanej, deweloperskiej i usługowej, notowanej na londyńskiej giełdzie. Grupa podjęła strategiczną decyzję o wprowadzeniu w skali całego świata oprogramowania Microsoft Dynamics, dlatego Hilton Warsaw korzysta w swojej administracji systemu Microsoft Dynamics AX.

Rozwiązanie

System realizuje wszystkie główne funkcje administracyjne, w tym rachunkowość finansową i podatkową, sprawozdawczość korporacyjną oraz gospodarkę środkami trwałymi i zapasami. Microsoft® Dynamics AX współpracuje z aplikacjami zewnętrznymi, jak na przykład programem obsługi listy płac i programami obsługi recepcji oraz restauracji, standardowo używanymi we wszystkich placówkach sieci Hilton. Największym wyzwaniem było wdrożenie systemu w terminie, dlatego harmonogram prac był bardzo napięty. Plan był prosty – system miał działać od dnia otwarcia hotelu. To założenie towarzyszyło nam w czasie planowania i wdrażania systemu. Ograniczyliśmy zakres przedsięwzięcia by nie poświęcać czasu funkcjom, które nie są nam niezbędne – mówi Grzegorz Bigos, Microplan Polska Sp. z o.o. W skład zespołu projektowego weszli kierownicy działów hotelu w Warszawie i specjaliści do spraw produktu z firmy Microplan Polska, partnera firmy Microsoft, odpowiedzialnego za przygotowanie zmian zgodnie ze specyfikacjami użytkowników biznesowych. Dodatkową trudnością, a także potencjalnym zagrożeniem przedsięwzięcia było to, że większość hoteli Hilton na świece używa oprogramowania Microsoft® Dynamics NAV, a nie Dynamics AX.

Dobre opracowanie harmonogramu wdrożenia było tu ogromnym wyzwaniem szczególnie dlatego, że funkcje sprawozdawcze wymagały znacznych modyfikacji, aby mogły spełnić wymagania korporacyjne zarówno Hiltona jak i Atlasu. Aby utrzymać terminowość prac i zmieścić się w budżecie, wykorzystywaliśmy metodologię Sure Step firmy Microsoft oraz Narzędzie Błyskawicznej Konfiguracji (Rapid Configuration Tool) – mówi Grzegorz Bigos, Microplan Polska Sp. z o.o.

Ograniczenie zakresu prac wynikało też z innych powodów. Management warszawskiego hotelu Hilton zdawał sobie sprawę z tego, że przejście na już wtedy dostępną, nowszą wersję systemu będzie nieuniknione więc postanowiono, że nie ma sensu wprowadzać znacznych zmian w wersji standardowej. W warszawskim hotelu Hilton system został wdrożony i uruchomiony w okresie około 2 miesięcy, rozpoczynając przetwarzanie danych i wykonywanie sprawozdawczości w normalnym trybie. Podstawą przedsięwzięcia było przygotowanie sprawozdawczości podatkowej – zarówno dla sieci Hilton jak i firmy Atlas Estates. Wszystkie pozostałe aspekty, nawet rachunkowość zarządczą, pozostawiono na drugim planie.

Rachunkowość zarządcza i wspomaganie podejmowania decyzji wymaga dysponowania danymi historycznymi, których nasz Klient nie posiada. W dalszym ciągu można wyliczyć tylko uproszczone wskaźniki KPI pozwalające ogólnie porównywać wydajność w stosunku do wewnętrznych poziomów odniesienia obowiązujących w Hiltonie – mówi Grzegorz Bigos, Microplan Polska Sp. z o.o.

Z drugiej strony obszar najbardziej interesujący HGC SA – środki trwałe – został w pełni uwzględniony od samego początku. Wydaje się to zrozumiałe w świetle skali inwestycji, a także specyfiki zasadniczej działalności Atlas Estates: nieruchomości i zarządzania aktywami.

Konieczność śledzenia tak wielu cennych danych rozrzuconych po różnych firmach Grupy Atlas spowodowała, że firma zdecydowała się wprowadzić jeden standardowy pakiet oprogramowania, pozwalający łatwo obsługiwać ogromne ilości danych i nietrącący elastyczności w miarę wzrostu skali działalności – mówi Tomasz Rusak z HGC SA.

Zakres i dokładność śledzenia aktywów w Microsoft Dynamics AX może być bardzo precyzyjny, ponieważ system pozwala na bardzo elastyczną konfigurację i ustawienia.

Korzyści

Hotel Hilton w Warszawie zdążył z implementacją systemu administracyjnego na swoje otwarcie. Ponieważ platforma działa już od blisko dwóch lat, nadszedł czas skokowego przejścia do nowszej wersji.

Chcieliśmy zdążyć na otwarcie hotelu i zdążyliśmy. Nie obyło się bez problemów i ciężkiej pracy, ale udało się. Teraz możemy zacząć szukać sposobów optymalizacji procesów i wydobywania większej ilości użytecznych informacji z danych, które zbiera system – mówi Grzegorz Bigos, Microplan Polska Sp. z o.o.

Podstawowe korzyści osiągnięte przez warszawski hotel Hilton obejmują:

• Elastyczność i łatwość wdrożenia, jaką daje system pozwoliły, aby administrację hotelu uruchomiono w terminie, mimo bardzo napiętego harmonogramu.
  
• Prowadzenie gospodarki środkami trwałymi w wymaganym zakresie i z odpowiednią dokładnością.
  
• Możliwość automatycznego tworzenia dwóch różnych zestawów raportów dla centrali firmy i dla licencjodawcy.
  
• Możliwość rejestrowania danych do wykorzystania w przyszłym systemie wspomagania decyzji.

Załoga hotelu wciąż uczy się narzędzia, które zaimplementowano, przygotowując się do nadchodzącej modernizacji.

Wdrożony system zaspokoił wszystkie podstawowe potrzeby Klienta, ale wiele aspektów można jeszcze ulepszyć. Aktualnie opracowujemy specyfikacje funkcji, które warto zmienić, usunąć lub dodać. Gdy rozpocznie się modernizacja, zarówno Klient, jak i my sami będziemy na nią gotowi i skupimy działania na realizacji konkretnego zakresu zadań – dodaje Grzegorz Bigos, Microplan Polska Sp. z o.o.

Źródło: www.microsoft.com