Kiedy słyszy się o wdrożeniach systemów informatycznych, zwykle mowa jest o korzyściach, jakie przedsiębiorstwo może dzięki nim uzyskać. Koszt instalacji oprogramowania jest tematem tabu. Wielu dostawców oprogramowania unika rozmów o swoich cennikach niczym diabeł święconej wody. A przecież można bez trudu przeanalizować, co wpływa na koszt instalacji systemu IT.

Model z użytkownikiem nazwanym oznacza więc w niektórych firmach konieczność kupienia dwa razy więcej licencji i poniesienia dwukrotnie większych wydatków. Innymi słowy, opłaci się z niego korzystać firmom, których pracownicy pracują przez cały czas w biurze i tylko na jedną zmianę.

Licencjonologia stosowana

Poza tymi modelami sprzedaży licencji spotykane są też inne, np. model licencjonowania każdej części systemu osobno (np. część licencji jest wykupiona dla dziewięciu użytkowników w magazynie, pięciu w produkcji itd.).

- W systemach klasy ERP takie rozwiązanie jest archaiczne. Trudno jest sztucznie dzielić proces biznesowy i decydować odgórnie, czy np. skład produkcyjny jest też magazynem, a tym samym decydować, czy dany pracownik powinien mieć jedną licencję, czy dwie - mówi Andrzej Moskalik, menedżer ds. współpracy z klientami w firmie BCC, szef krakowskiego biura BCC.

Poza sprzedażą licencji w zależności od liczby użytkowników, spotykane jest również licencjonowanie liczby procesorów w serwerach pracujących pod systemem, bądź stosowanie innych mierników wykorzystania oprogramowania, np. liczby transakcji zrealizowanych przy użyciu danego systemu. Są to mniej popularne modele. Inna ciekawa innowacja to propozycja uzależniania opłat licencyjnych od efektów gospodarczych przedsiębiorstwa. Klient płaci określoną cenę, jeśli - dzięki systemowi - poprawi wyniki. Póki co jest to jednak tylko nowinka.

- W pewnym sensie klienci są bezbronni wobec ogromu "licencjonologii" - przyznaje Andrzej Moskalik. I radzi on przedsiębiorcom, aby w tej kwestii zdali się na zapisy w ofertach dostawców, jednocześnie czytając z uwagą proponowane im dokumenty licencyjne.

Różne modele licencjonowania i różne ceny w cennikach dostawców IT mogą sprawić, że potencjalnemu inwestorowi będzie trudno obliczyć szacunkowy koszt zakupu systemu. Z pomocą przychodzą raporty takich instytucji badawczych, jak choćby Gartner Group, które mówią o kosztach nabycia systemu przez grupy przedsiębiorstw o podobnej wielkości, profilu i rynku geograficznym. Barierą przed skorzystaniem z raportów może być ich wysoka cena.

Koszty zewnętrzne i inne

Zakup licencji zalicza się do tzw. kosztów "zewnętrznych", do których ponadto dochodzi koszt usług konsultingowych (wdrożenia) i zakupu sprzętu. Te zależą od wielu czynników - czasu potrzebnego na instalację aplikacji (roboczogodziny konsultantów), dostosowania systemu do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa (konfiguracja, usługi programistów). Nie można więc mówić o standardowych, typowych kosztach projektu. Zwłaszcza że każda z branż ma swoją specyfikę. Wdrażane systemy ERP muszą uwzględniać te branżowe różnice i być elastycznie dopasowane do wymagań klienta. Czasami standardowy pakiet aplikacji musi być uzupełniany o dodatkowe funkcjonalności (oprogramowanie terminali, czytników kodów kreskowych itp.). To wpływa na koszt wdrożenia.

- Ważnym elementem jest struktura organizacyjna przedsiębiorstwa (holding, grupa, samodzielna jednostka, oddziały). Wdrażanie systemu ERP jest zdecydowanie bardziej kosztowne w rozbudowanej strukturze. Równie ważna jest struktura lokalizacji geograficznej firmy. Koszty wdrożenia podwyższa tzw. rozproszona struktura, składająca się z wielu oddziałów oddalonych od siebie często o kilkadziesiąt kilometrów. Wówczas, oprócz kwestii programistycznych, należy pamiętać o rozbudowie infrastruktury (np. serwery, sprzęt sieciowy) - podkreśla Jaromir Paszek, menedżer ds. kontraktów w spółce BPSC.

Pracowników trzeb a zachęcić

Dostawcy oprogramowania rzadko spotykają się u klientów ze świadomością istnienia kosztów "wewnętrznych" projektu. Należy do nich zatrudnienie i utrzymanie pracowników działu IT, którzy będą nadzorowali wdrożenie i dbali o sprawne funkcjonowanie systemu. Budżet inwestycyjny powinien również obejmować ten koszt.

- Warto również wspomnieć o dwóch pomijanych rodzajach wydatków: szkoleniach personelu i systemie motywacyjnym dla pracowników. Pierwszy zapewnia nam niskie koszty użytkowania systemu w przyszłości. Niestety, ta pozycja bardzo często "wypada" z oferty w efekcie negocjacji cenowych. Przedsiębiorcy, ograniczając koszty, nie decydują się na szkolenia. Drugi zapewnia nam zaangażowanie w pracę nad systemem ludzi, którzy przez okres wdrożenia pracują więcej niż zwykle. Działania motywacyjne nie kończą się z projektem. Pamiętać należy, że nasi pracownicy, wykształceni za pieniądze firmy, stają się często łakomym kąskiem na rynku pracy. Ich strata oznacza dla przedsiębiorstwa stratę inwestycji - ostrzega Andrzej Moskalik.

Zakup licencji jest najczęściej (np. w przypadku dużych systemów, jak SAP) jednorazowym wydatkiem. Może się jednak zdarzyć, że dostawca będzie chciał pobierać cyklicznie opłaty za odnowienie licencji. Zakup licencji i uruchomienie systemu, w którym pracują przeszkoleni pracownicy, to jednak nie wszystko. Niewiele się o tym mówi, ale dla dostawców oprogramowania bardzo duże znaczenie mają pieniądze, jakie klienci będą płacili już po wdrożeniu systemu przez cały okres jego użytkowania. Przeciętne przedsiębiorstwo używa systemu ERP średnio przez 10 lat. Przez te lata musi się liczyć z wydatkami na jego utrzymanie. Chodzi tu o asystę techniczną i możliwość otrzymywania od producenta aktualizacji systemu, tzw. maintenance.

- Klienci, w zasadzie bez wyjątku, decydują się na wsparcie kontraktami typu maintenance oferowanymi przez producentów oprogramowania. W pakiecie maintenance, obok różnego typu usług, najczęściej jest również dostęp do nowych wersji oprogramowania. Koszt takiego pakietu to przeważnie kilkanaście procent wartości licencji - mówi Andrzej Moskalik.

Koszt asysty technicznej (zwanej "maintenance" albo "support"), podobnie jak cena licencji, jest trudny do przewidzenia, zanim nie przystąpi się do negocjacji z dostawcami systemów. Wszystko zależy od ustalonego później z firmą IT zakresu tej umowy i jej reżimu.

- Koszt wsparcia, polegającego na przyjeździe konsultanta raz w miesiącu i asyście przy zamknięciu miesiąca w finansach, jest mały. Usługa polegająca na monitorowaniu systemu 24 h na dobę we wszystkich obszarach logistyki, finansów i produkcji będzie oczywiście zdecydowanie droższa. Zakres wsparcia i reżim czasowy powinien być dostosowany do biznesowych potrzeb firmy. Dwudniowa usterka systemu płacowego w połowie miesiąca nie musi oznaczać dramatu. Takim dramatem będzie niedostępność systemu w okresie naliczania płac. Tego typu kontrakty są ustalane indywidualnie - wyjaśnia Andrzej Moskalik.

Jeśli cena zakupu licencji okaże się niska w porównaniu z ofertą konkurencyjnych dostawców, można się spodziewać, że koszty maintenance u będą za to wyższe. I odwrotnie: jeśli producent systemu obiecuje niskie koszty asysty technicznej czy też darmowe aktualizacje systemu do nowszych wersji, prawdopodobnie cena licencji będzie u niego wysoka. Dlatego, porównując oferty, warto skalkulować, ile naprawdę będzie kosztowało korzystanie z systemu w ciągu kilku lat. Dopiero całkowity koszt inwestycji pozwala się zorientować, która oferta jest najkorzystniejsza. Zwłaszcza że na konkurencyjnym rynku producenci prześcigają się w promocjach i obiecują zniżki dla firm, które wybiorą tylko ich produkty.

Czy to się opłaci(ło)?

Dostawcy oprogramowania, firmy wdrożeniowe, integracyjne i doradcze nie są zgodni, czy i jak można obliczyć stopę zwrotu z inwestycji w system IT. Jedni twierdzą, że można i należy dokładnie obliczyć zwrot, inni uważają, że tego nie da się dokonać. Zdaniem Andrzeja Moskalika z BCC, jedni i drudzy mają rację. Jak mówi, można obliczyć zwrot w prostych przypadkach, gdy np. następuje zamiana 25 fakturzystek na wydajny system elektronicznej wymiany dokumentów. Koszt pracy dla 25 etatów określi nam okres zwrotu inwestycji w IT.

- Takie sytuacje są proste i jasne, ale mają jedną wadę - bardzo rzadko się zdarzają. Zupełnie inaczej jest w przedsiębiorstwach, których działalność wzrastała przez lata i w pewnym momencie firma zdecydowała się na wdrożenie ERP, a biznes dalej rósł. Ocena, czy i w jakim stopniu jest to zasługa wdrożenia ERP, jest praktycznie niemożliwa. Być może, gdyby przedsiębiorstwo nie wdrożyło systemu, nie mogłoby rozwijać się dalej. Ale równie dobrze wzrost przedsiębiorstwa mógł być stymulowany przez koniunkturę, a nie ERP.

Ocena zwrotu z inwestycji w przypadku systemów informatycznych to za mało, aby stwierdzić, czy wdrożenie dało firmie wymierne efekty. Inwestycja w IT powinna mieć zdefiniowany cel biznesowy, np. umożliwienie wejścia na nowy rynek czy uzyskanie informacji o kosztach działalności w czasie rzeczywistym. Osiągnięcie takiego celu jest możliwe do zweryfikowania - na rynek weszliśmy bądź nie; informacje mamy lub nie.

Warte odnotowania są też zmiany dotyczące sposobu finansowania projektów IT. Dotychczas firmy stawiały na środki własne, czasami posiłkując się kredytem. W leasingu przedsiębiorcy kupowali wyłącznie hardware, ponieważ umowy na leasing systemu były niejasne i skomplikowane. Niektórzy dostawcy systemów zaczynają jednak promować leasing jako metodę zakupu licencji i usług wdrożeniowych. Znaczący producenci oprogramowania, którzy posiadają własne działy finansowe, oferują obecnie również sprzedaż licencji na raty. W efekcie inwestycje w projekty IT stają się stopniowo coraz bardziej dostępne.

Źródło: www.wnp.pl
Autor: Adam Brzozowski