Księgowość w systemie ERP
Istotną cechą organizacji efektywnie wykorzystujących system ERP jest delegowanie odpowiedzialności za rejestrację zdarzeń gospodarczych do komórek sprawujących nad nimi kontrolę. Co więcej, zdarzenie gospodarcze winno być rejestrowane w systemie informatyki nie post factum, lecz w trakcie jego występowania. Fakt ten bierze się z przeświadczenia, że właśnie w miejscu i czasie występowania zdarzenia gospodarczego mamy najpełniejszą i najlepszą wiedzę o cechach i wyróżnikach zdarzenia, pozwalając nam właściwie ocenić zasadność i zdywersyfikować z punktu widzenia potrzeb księgowości ewidencyjnej jak i rachunkowości zarządczej.
Nie jest zasadnym oczywiście, aby aktorzy pełniący swoje obowiązki przy poszczególnych krokach biznesowych i realizujących ewidencję zdarzeń gospodarczych posiadali wiedzę o kontach księgowych lub meandrach księgowości ewidencyjnej. System ERP winien dostarczać oprzyrządowanie w postaci cech, rejestrów, przypisów, które, zrozumiałe dla aktorów rejestrujących zdarzenie gospodarcze będą parametrami algorytmu księgującego. W istocie, system ERP rejestrując obrót magazynowy (aktorzy potencjalni: magazynierzy, pracownicy produkcji, handlowcy), sprzedaż (aktorzy potencjalni: magazynierzy, handlowcy), raporty kasowe (aktorzy: kasjerzy), listy płac (aktorzy: kadrowcy, płacowy) nabywa parametry, które wykorzystane w algorytmie księgowania pozwalają wykonać pracę księgowego automatycznie przez system ERP. Oczywiście automatyczne księgowanie poprzedza proces wdrożenia, podczas którego są konstruowane matryce księgowania obrazujące procedury księgowania.
Sprawdźmy jak w rzeczywistości mogłaby wyglądać matryca księgująca fakturę sprzedaży. W najprostszym wypadku moglibyśmy – podczas fazy wdrożenia – przypisać użytkownikowi wystawiającemu fakturę sprzedaży odpowiednie rejestry (kartoteki, miejsca wystawiania) które niosłyby informację o członie konta księgującego sprzedaż netto. Tak więc aparat księgujący wskazywałby konieczność księgowania po stronie ‘Winien’ wartość brutto ze wskazaniem np. identyfikatora kontrahenta jako numeru analityki do konta rozrachunki z odbiorcami, po stronie ‘Ma’ wskazalibyśmy kwotę VAT na konto rozliczenia z odpowiednim urzędem oraz wskazalibyśmy konto zespołu 7 poprzez parametr związany z wyborem odpowiedniego rejestru. Idąc dalej , dojrzałe algorytmy automatycznego księgowania w systemie ERP mogą zrealizować bardziej wyrafinowane procedury księgujące. Wyobraźmy sobie sytuację, gdzie każda pozycja faktury wskazuje na inną analitykę zespołu siedem. Wówczas algorytm musi przejść do przetwarzania pozycjami operując parametrem związanym z indeksem lub jego pochodną (np. grupą indeksową). To najprostsze przykłady funkcjonowania aparatu księgującego dla sprzedaży. Jak widzimy, jego efektywność w dużej mierze będzie zależała od zakresu parametrów powiązanych ze zdarzeniami gospodarczymi.
Dobrze przygotowany system ERP pozwoli nam efektywnie sprofilować matryce importu wyciągów bankowych. Dzięki temu wyciągi bankowe znajdą się w systemie informatyki zaraz po przesłaniu. W przypadku faktur zakupowych musimy rozróżnić dwa typy zachowań. Pierwszy typ zachowań obowiązuje dla faktur zakupowych dotyczących zakupów materiałów objętych obrotem magazynowym. W związku z tym, że ewidencja przyjęć na magazyn materiałów jest już zarejestrowana w systemie, rejestracja tychże faktur zakupowych jest realizowana na podstawie istniejącego dokumentu magazynowego i wiąże się z niewielką pracochłonnością. W przypadku pozostałych faktur można wyobrazić sobie profil importu faktur od stałych dostawców usług lub rejestrację ręczną.
Część przeksięgowań dla zdarzeń powtarzalnych będzie dokonywana automatycznie na podstawie matryc przeksięgowań.. Ręczna ewidencja przeksięgowań będzie się wiązała co najwyżej ze zdarzeniami incydentalnymi pozostającymi bez procedur opisanych za pomocą matryc automatycznych.
Moduły systemu ERP rejestrujące sprzedaż oraz raporty kasowe winny dostarczać możliwość wskazywania rozliczenia (o ile takie istnieje). Wówczas – podczas księgowania – następuje automatyczny rozrachunek pozwalający zaoszczędzić pracę księgowego. Pewna trudność występuje w przypadku wyciągów bankowych, ze względu na niejednoznaczność identyfikacji dokumentów za które dokonuje się dana płatność (jesteśmy zdani na pole opisowe przelewu). W takich przypadkach księgowy może skorzystać z automatycznych mechanizmów w inteligentny sposób porównujących kwoty i kojarzących dokument z rozliczeniem, lub dokonywać tego ręcznie.
Ze względu na automatyzm wielu dotychczasowych procedur po wdrożeniu systemu ERP następuje znaczne ograniczenie aktywności księgowych w tradycyjnych obszarach związanych z dekretowaniem dokumentów opisujących zdarzenia gospodarcze. Zwłaszcza, że tradycyjne arkusze finansowe, takie jak Rachunek Zysków i Strat, Bilans oraz Cash Flow są generowane automatycznie na podstawie matryc przygotowanych podczas procesu wdrożenia. Dzięki automatyzmowi pozbywamy się mnogości błędów ludzkich, zaś informacja – z racji miejsca powstania – jest bardziej precyzyjna. Wzrasta natomiast aktywność związana z powstaniem nowych paneli analitycznych na użytek rachunkowości zarządczej. Odpowiednio zasilane moduły eksperckie stają się kopalnią wiedzy o przedsiębiorstwie i pozwolą w przyszłości na efektywne wnioskowanie, bez którego nie będzie silnego i prężnego przedsiębiorstwa.
Źródło: www.graffiti-erp.pl
