Optymalizacja procesów biznesowych w pigułce

Ile czasu pracownicy poświęcają na codzienne obowiązki? Czy można oszacować, ile kosztuje ich praca? Jak wygląda obciążenie poszczególnych osób w organizacji? Firmy, które chcą znać odpowiedzi na powyższe pytania często korzystają z narzędzi do mapowania procesów. Niestety nie zdają sobie sprawy z faktu, że stanowi to tylko wstęp do działania, a efektywna optymalizacja procesów biznesowych zaczyna się tak naprawdę od modelowania.

{MosModule module=Artkuly_Dzial}

Z moich obserwacji wynika, że organizacje coraz częściej decydują się na mapowanie, czyli graficzne przedstawienie wybranych procesów biznesowych. Taka analiza funkcjonowania firmy pozwala na ustalenie punktu odniesienia dla wprowadzanych zmian i późniejszej oceny, czy ich wdrożenie było krokiem w dobrym kierunku. Rezultaty mapowania procesów nie są widoczne od razu, to długotrwały proces, który wymaga obserwacji i zaangażowania dużej grupy osób w firmie.

Niektóre z dostępnych na rynku narzędzi pozwalają na tworzenie map procesów, ale uniemożliwiają ich modelowanie czy późniejszą symulację ich przebiegu. Do mapowania wybierana jest zwykle prosta notacja (zestaw symboli za pomocą, których odzwierciedla się dany proces na mapie / modelu) związana z konkretną aplikacją, która ze względu na przejrzystość działania ułatwia pracownikom zrozumienie i analizę poszczególnych procesów. Powstałe w ten sposób mapy są zwykle przedstawiane przy użyciu prostokątów symbolizujących poszczególne czynności połączonych za pomocą strzałek, które odzwierciedlają zależność i chronologie poszczególnych działań. Strzałki rozwidlają się w miejscach podejmowania decyzji lub alternatywnym przebiegiem procesu np. związanym z koniecznością powtórzenia czynności z uwagi na jej błędne wykonanie.

Z kolei modelowanie procesów to krótko mówiąc mapowanie uzupełnione parametry poszczególnych czynności – właśnie modelowanie przynosi najwięcej wymiernych korzyści dla funkcjonowania każdej organizacji. Działanie to może być punktem wyjścia do standaryzacji powtarzalnych czynności, eliminacji zadań wykonywanych niepotrzebnie czy powielania ich przez osoby pracujące w innym dziale. W odróżnieniu od mapowania, należy tutaj wykorzystać bardziej zaawansowane narzędzia i notacje, przede wszystkim takie, które pozwolą na dokładne sparametryzowanie procesu i umożliwią jego symulację. Tylko model procesu, czyli mapa uzupełniona o zmierzone parametry umożliwia przeprowadzenie symulacji, o czym firmy często zapominają. Pomiar procesu może dotyczyć takich jego parametrów jak czas trwania wybranych czynności, ich koszt, czy umiejętności, jakie musi posiadać osoba wykonująca lub harmonogram dostępu danej osoby. Zakres pomiaru powinien ściśle odpowiadać celowi optymalizacji. Dzięki modelowaniu firma dowiaduje się, ile trwa proces, ile kosztuje, gdzie są jego wąskie gardła, kto jest najbardziej obciążonym ogniwem, czy jak często w ciągu dnia wykonywana jest dana czynność.

Optymalizacja procesów biznesowych stanowi ważny element działań każdej firmy, szczególnie teraz w obliczu kryzysu gospodarczego. Należy podkreślić, że mapowanie procesów nie daje nam wszystkich odpowiedzi na pytania kadry zarządzającej, które dotyczą efektywności i czasu trwania procesów przebiegających w firmie. Dopiero po ich zamodelowaniu możemy przeprowadzić symulacje oraz analizę poszczególnych scenariuszy i wdrożyć najbardziej efektywne rozwiązania. Wyniki symulacji pozwalają oszacować efekt wdrożenia poszczególnych zmian, co pozwala na ograniczenie ryzyka związanego z podejmowaniem decyzji biznesowych. Zmiany w procesach są często długotrwałe i uciążliwe dla pracowników, więc właściwa ocena związanego z nimi ryzyka jest dla firmy niezwykle istotna. Modelowanie to bezsprzecznie klucz do poprawy efektywności działania firmy.

Autor: Maciej Siuta, konsultant w firmie Optima Partner