Przewaga tkwi w bessie

Wiele zależy nie tylko od dobrej strategii i reorganizacji kluczowych działów, ale też znalezienia w firmie przysłowiowych lokomotyw, które pociągną za sobą resztę zespołu. Czasu jest niewiele. Przewagę wszakże najszybciej buduje się w trakcie bessy – mówi Manoj Nair, prezes Columbus IT Polska, firmy konsultingowej i wdrażającej zintegrowane systemy IT.

Firma Szynaka-Meble rozłożyła ryzyko, produkując meble zarówno na indywidualne zamówienia, jak i dla masowych odbiorców, z chudszymi portfelami. Produkcja kierowana jest jednocześnie na lokalne i zagraniczne rynki. Zarówno pod własną, jak i cudzą marką. Ale zarządzanie tak szerokim portfolio wymagało gruntownej reorganizacji. Zmianami objęto wszystkie obszary. Począwszy od produkcji i finansów, a skończywszy na tak prostych czynnościach, jak przyjmowanie zleceń od klientów.

Wcześniej zamówienia przyjmowane były telefonicznie, faksem, czasami pocztą elektroniczną. Tymi samymi kanałami poszczególne działy informowały o finansowych należnościach, dostawach czy dynamice sprzedaży. Dane często spływały do finansowych decydentów w kilkudniowych odstępach, co tylko utrudniało szybkie wyławianie z raportów spójnych danych i prawdopodobnych trendów.

Zakłady z Lubawy i Wałcza też tak chcą

Ten stan firma chciała zmienić, wdrażając m.in. zintegrowany system informatyczny, który miał nie tylko wspomóc koordynację prac w poszczególnych działach, ale też podnieść wydajność samej produkcji, eliminując choćby niepotrzebne błędy. Wystarczy złożyć zbyt małe zamówienie na materiały, by wydłużyć czas dostawy konkretnej partii mebli i zrazić do siebie klienta albo przeszacować obliczenia i wypełnić tym samym magazyn niewykorzystanymi półproduktami. I tak źle, i tak niedobrze.

Tymczasem system, który Szynaka-Meble wdrożyła, precyzyjnie oblicza nie tylko ilość, ale też aktualną wartość potrzebnych do produkcji materiałów. Trzeba jedynie podać wymiar np. blatu, a zużycie innych materiałów, jak obrzeży czy okleiny zostanie automatycznie obliczone i podane na monitorze komputera.

Jeśli zaś na magazynie pozostaną nadwyżki (np. klient zrezygnuje z zamówienia w ostatniej chwili), system, po zapamiętaniu ilości i rodzajów niewykorzystanych materiałów, wskazuje linię produkcyjną, gdzie można je powtórnie wykorzystać.

Rozwiązanie okazało się praktyczne i efektywne. Firma podjęła decyzję o objęciu nim kolejnych zakładów w Lubawie i Wałczu. Inwestycji nie zatrzymało spowolnienie w polskiej gospodarce.

Podobnie zachowała się sieć salonów Nine West z z galanterią dla kobiet. Firma wprowadziła elektroniczny podgląd sprzedaży detalicznej oraz stanów na magazynach w czasie rzeczywistym. Dzięki temu menedżerowie mogą błyskawicznie reagować na wahania popytu. przesuwając kolekcje między poszczególnymi salonami. Towar nie zalega na półkach, lecz zostaje natychmiast przesunięty do innego salonu. Dzięki temu dynamika sprzedaży nie słabnie, a firma, mimo zewnętrznych trudności, dalej się rozwija.

System ERP zautomatyzował ponadto płatności i rozliczanie kosztów, księgowanie oraz weryfikację wszystkich przychodzących i wychodzących dokumentów np. faktur wystawianych przez dostawców oraz raportów potwierdzających wydanie kolekcji z magazynu do konkretnego salonu.

Zwiększamy rotację kapitału

Wcześniejsze rozwiązanie stwarzało pod tym względem ograniczenia. Co prawda dane o sprzedaży detalicznej były automatycznie generowane, ale podgląd aktualnych stanów był już niemożliwy, zarówno z poziomu salonów, jak i centrali.

Po integracji nowego systemu ERP z programem obsługującym kasy fiskalne (Point of Sale) menedżerowie są w stanie nie tylko sprawdzić, gdzie i jaka jest aktualna dynamika sprzedaży, ale też w porę zareagować.

Wszystkie szczegóły zawarte są w raportach, tworzonych kilkoma kliknięciami myszki. Uprawnieni użytkownicy mogą znaleźć w nich nie tylko wyniki zsumowane już na poziomie centrali, ale też dane sprzedażowe konkretnych kolekcji z rozbiciem na poszczególne salony. Równie szczegółowo prezentowane są informacje o zapasach.

Reakcja na wahania rynku jest natychmiastowa. Jeśli maleje zainteresowanie kolekcją, można natychmiast skorygować ceny i przekazać towar do tych punktów sieci, gdzie cieszy się większym zainteresowaniem, a w jej miejsce szybciej wprowadzić nową linię. Mniejsze stany magazynowe i większa rotacja towaru to z kolei większa rotacja kapitału i większe zyski – wyjaśnia Piotr Szczerbiak, dyrektor konsultingu Columbus IT, odpowiedzialny za wdrożenie systemu ERP w sieci Royal Collection.

Ten mechanizm rozumie coraz więcej firm z handlu i dystrybucji, które w najbliższych dwóch latach chcą zainwestować w usługi i systemy informatyczne ok. 4 mld zł, a więc nieco więcej niż w 2006 i 2007 r. I choć analizy były wykonane przez ekspertów DiS jeszcze przed światowym kryzysem, to nawet późniejsza korekta prognoz nie zmieniła świadomości przedsiębiorców – polski biznes chce stawiać na innowacyjność.

Prosto i standardowo

Jak wynika z niedawnych badań przeprowadzonych przez PKPP Lewiatan i Deloitte, w tym roku w innowacyjne rozwiązania planuje zainwestować 40 proc. firm. Przyczyna i motywy są te same. Ci, którzy wdrożyli nowe technologie, jako efekt wskazują na wzrost sprzedaży (ponad 50 proc.), wzrost zysków (33 proc.) oraz skuteczną walkę z konkurencją (29 proc.).

Ale ten wzrost nie byłby możliwy, gdyby nie zmieniło się też podejście do nowych technologii.

Do niedawna wielu użytkowników wolało przeprowadzać kosztowne modyfikacje systemów informatycznych niż nauczyć się pracy w ich standardowej wersji. Dziś proporcje się odwracają. Na standardowych rozwiązaniach firmy mogą zaoszczędzić nawet 50 proc. - mówi Piotr Szczerbiak, dyrektor konsultingu Columbus IT.

Tak duże oszczędności wynikają z krótszego czasu wdrożenia i mniejszego zaangażowania zewnętrznych konsultantów. Prostsza jest bowiem analiza biznesowa, szybciej również odbywa się projektowanie oraz mapowanie procesów w systemie. Poza tym już we własnym zakresie firma może przygotować instrukcje stanowiskowe i przeprowadzić migrację danych ze starych oprogramowań.

Na podobne podejście zdecydował się zarząd Altrad–MOSTOSTAL. Producent elementów dla branży budowlanej, m.in. systemów rusztowań i szalunków zdecydował się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV przy wsparciu zespołu konsultantów Columbus IT. System wsparł produkcję, gospodarkę magazynową, logistyką, sprzedaż, zakupy i zarządzanie środkami Trwałymi.

Wcześniej Altrad pracował w systemie XAL. Przez długi czas system ten, choć pracował w przestarzałym środowisku DOS, wywiązywał się z powierzonych mu zadań bez zarzutu. Ograniczenia pojawiły się, gdy ALTRAD musiał zacząć sprawniej zarządzać łańcuchem dostaw, począwszy od planowania zakupów.

To klient ceni sobie szczególnie

Wyroby ALTRAD-Mostostal to rusztowania i szalunki budowlane. Głównym surowcem do produkcji takich wyrobów są materiały hutnicze – stale i aluminium, które kupowane są w kilogramach i tonach. Jednak w wielu przypadkach ich zużycie jest już w metrach, co stwarza spore problemy przy planowaniu zakupów.

Zakupienie zbyt małej ilości materiału grozi wstrzymaniem produkcji, a zbyt duża ilość zamrożeniem kapitału. Tymczasem XAL nie był w stanie pomóc. Obliczenia należało wykonywać ręcznie, poza systemem, a uzyskane wyniki także ręcznie wprowadzać do systemu.

Nowy zintegrowany system informatyczny przelicza wszystkie parametry automatycznie. weryfikując jednocześnie odchylenia. Microsoft Dynamics równie sprawnie prowadzi też np. ewidencję cynkowania wyrobów ze stali. W tym obszarze ALTRAD współpracuje z wieloma podwykonawcami, więc dość łatwo można stracić kontrolę nad przepływem wyrobów.

Dzisiaj takiego niebezpieczeństwa nie ma. Sprzedawca ALTRAD dokładnie wie, jaka jest dostępność towaru, a w przypadku niedoborów jest w stanie udzielić klientowi precyzyjnej odpowiedzi, kiedy zostanie zrealizowana kolejna dostawa.

A to w czasach bessy klient ceni i zapamiętuje sobie szczególnie.

Źródło: www.columbusit.pl