Przygotuj się na niespodziewane,
czyli jak ustrzec się przed porażką wdrożenia systemu IT?

Każde wdrożenie systemu informatycznego jest obarczone pewnym ryzykiem niepowodzenia – im prędzej firmy zdadzą sobie z tego sprawę, tym szybciej będą mogły reagować na początkowe sygnały. Zmiana oprogramowania nie tylko usprawnia pracę przedsiębiorstwa i wpływa na jego sukces rynkowy, ale stanowi także duże wyzwanie. Często okazuje się bowiem, że nakłady poniesione na implementację oraz utrzymanie systemu są większe niż korzyści płynące z jego implementacji.

 

{MosModule module=Artykuly_ERP}

Porażkę wdrożenia można definiować przede wszystkim jako niedostarczenie przez projekt założonych korzyści w określonym czasie oraz budżecie. Przyczyn takich sytuacji jest wiele, dlatego dość łatwo popełnić błędy w czasie trwania tego procesu – wystarczy, że na jednym lub kilku etapach projektu pojawią się problemy, które nie zostaną w porę zidentyfikowane, a następnie rozwiązane.

Po pierwsze cel i zakres

Poważną przyczyną niepowodzeń podczas wdrożenia systemów IT jest niedokładne określenie potrzeb firmy, a w konsekwencji, zakresu oraz celu projektu. Wiele przedsiębiorstw nadal nie potrafi sprecyzować oczekiwanych korzyści z implementacji nowych rozwiązań informatycznych lub określić ich w sposób umożliwiający ich późniejsze zmierzenie. Dopiero analiza procesów zachodzących w firmie oraz ich ewentualna optymalizacja pozwala jasno zdefiniować indywidualne zapotrzebowanie organizacji. Taka wiedza może wyznaczyć strategiczny cel wdrożenia, jego zakres oraz mierzalne korzyści biznesowe. Dzięki dokładnemu określeniu, co jest niezbędne dla sprawnego działania firmy oraz wyznaczeniu celu i zakresu implementacji, można uniknąć konieczności dokonywania kosztownych i czasochłonnych zmian projektu w trakcie jego trwania.

Wymagania vs rzeczywistość

Nieodpowiednie określenie celu i obszaru wdrożenia w dużym stopniu może skutkować także błędnym zdefiniowaniem wymagań wobec samego systemu. Oczekiwania firm często nie oddają ich specyfiki oraz indywidualnych potrzeb, dlatego sposób interpretacji pewnych obszarów przez klienta i dostawcę może być bardzo rozbieżny. Właśnie z tego względu wszystkie działy firmy, które uczestniczą w projekcie, powinny przeprowadzić szczegółową analizę, by określić swoje wymagania. Pominięcie tego etapu może doprowadzić do kolejnego problemu, jakim jest implementacja źle dobranego systemu.

Realne potrzeby firmy

Kłopotem dla wielu organizacji może być także wybór zbyt rozbudowanego systemu IT, niedopasowanego do specyfiki i rozmiaru firmy, który obejmuje swym zakresem wiele procesów i funkcjonalności. Wdrożenie takiego rozwiązania wykracza często poza aktualne czy nawet planowane potrzeby firmy. Powodem, dla którego przedsiębiorstwa decydują się na taki krok jest prognozowana perspektywa rozwoju oraz możliwość rozszerzenia funkcjonalności tego rozwiązania. Dopiero po pewnym czasie może okazać się, że koszty implementacji i utrzymania tych efektownych rozwiązań są zdecydowanie większe niż korzyści.

Szukamy ambasadorów wdrożenia…

Poważną przeszkodą, która może przyczynić się do niepowodzenia całego projektu, jest brak wyraźnego poparcia ze strony poszczególnych członków zarządu. W takich sytuacjach proces często jest uważany za nieistotny z punktu widzenia funkcjonowania przedsiębiorstwa i w efekcie nie otrzymuje odpowiedniego wsparcia. Obserwując zachowanie swoich przełożonych, pracownicy często traktują projekt jako proces niespójny z innymi działaniami w organizacji. Brak odpowiedniego zaangażowania osób zarządzających sprawia też, że wdrożenie systemu realizowane jest niejako w oderwaniu od potrzeb i strategicznych celów firmy. Pracownicy nie są bowiem informowani o przyczynie implementacji oraz korzyściach, jakie mogą dzięki temu uzyskać. Właśnie dlatego niezwykle ważne jest egzekwowanie wsparcia zarządu podczas realizacji poszczególnych etapów projektu, np. poprzez włączenie osoby z kadry zarządzającej w prace zespołu wdrożeniowego. To pozwoli nadać całemu procesowi odpowiednią rangę i skoordynować działanie ze strategicznymi celami biznesowymi przedsiębiorstwa.

Autor: Mariusz Pawłowski, Partner Zarządzający w Optima Partners