Skuteczny audyt finansowy z systemem ERP Xpertis

MACROLOGICZakład Usług Komunalnych w Oświęcimiu obsługuje czwarte pod względem wielkości miasto województwa małopolskiego. Oprócz Oświęcimia Zakład świadczy usługi dla okolicznych gmin, stając do przetargów. Spółka zatrudnia 130 osób. Obsługuje 70% rynku lokalnych usług związanych z oczyszczaniem i utrzymaniem terenów zielonych i ulic. Przedsiębiorstwo oferuje szeroki zakres usług związanych z wywozem nieczystości stałych i płynnych, utrzymaniem ulic w czasie zimy, pielęgnacją terenów zielonych. Ostatnio wprowadzoną usługą jest odbiór odpadów zielonych (trawy). Spółka dysponuje specjalistycznymi pojazdami i urządzeniami przeznaczonymi do świadczenia oferowanych przez nią usług .
Zarząd ZUK Oświęcim dąży do ciągłego podnoszenia jakości usług oraz realizuje działania proekologiczne. Wysokie standardy jakościowe i środowiskowe potwierdza wdrożony i stosowany przez Zakład system zarządzania jakością ISO 9001:2009 oraz system zarządzania środowiskowego ISO 14001:2005.

Wyzwanie: sprawny audyt sprawozdań, mniej dokumentów.


Dobrą praktyką realizowaną przez ZUK Oświęcim jest zlecanie niezależnym podmiotom badania rocznych sprawozdań finansowych spółki. Zakład Usług Komunalnych nie podlega takiemu obowiązkowi, a decyzja o audycie jest podyktowana chęcią potwierdzenia jasności i rzetelności przedstawianych przez spółkę danych finansowych. To korzystnie wpływa na wizerunek Zakładu oraz zapewnia odbiorców informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym, że przedstawia ono prawdziwy obraz majątku i sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. .

ZUK Oświęcim przygotowywał dokumenty i dostarczał je biegłemu rewidentowi w formie papierowej.
Nie zawsze była możliwość generowania gotowych wydruków z systemu. Zdarzały się sytuacje, że opracowywaliśmy dane do tabelek ręcznie, na podstawie zapisów z systemu informatycznego – mówi Witold Augustyn, Prezes ZUK w Oświęcimiu.
W efekcie przygotowanie do kontroli, jak i sam audyt były procesem czasochłonnym, skutkującym wytworzeniem dużej ilości dokumentacji papierowej, użytecznej jedynie na potrzeby audytu. W takiej sytuacji Zakład potrzebował zmian mających na celu oszczędność czasu i zautomatyzowanie procesu dostarczania dokumentów koniecznych w procesie badania sprawozdań.

Rozwiązanie: system informatyczny z dostępem dla biegłego rewidenta


ZUK Oświęcim zarządza poszczególnymi procesami przy wsparciu centralnego systemu rozliczeniowego, uzupełnionego o rozwiązanie branżowe dedykowane przedsiębiorstwom komunalnym, integrujące dane z różnych obszarów operacyjnych. Kompleksowe rozwiązanie firmy Macrologic pozwala Zarządowi ZUK lepiej koordynować działania w skali całego przedsiębiorstwa, co korzystnie wpływa na planowanie, zarządzanie usługami oraz użytkowanie sprzętu w oparciu o dane związane z naprawami.

Wszystkie operacje finansowo-księgowe spółki rejestrowane są w systemie Xpertis Finanse i księgowość.
Żeby nie tworzyć dokumentacji papierowej, podczas badania sprawozdania za rok 2011 nadaliśmy odpowiednie uprawnienia i udostępniliśmy system biegłej rewident. Dzięki temu audytor, korzystając z zapisów dziennika, zapisów księgowych oraz zestawień obrotów i sald, mogła sprawdzać zapisy księgowe i badać poprawność sprawozdania w sposób wygodny i sprawny, bez konieczności drukowania informacji. Co więcej, zastosowanie takiego rozwiązania umożliwiło biegłej wykonywanie części czynności związanych z przeglądem sprawozdania w sposób zdalny – mówi Witold Augustyn.
W celu umożliwienia korzystania z systemu przez biegłą rewident zainstalowany został terminal, co pozwoliło na dostęp do systemu Xpertis Finanse i księgowość z zewnątrz. Dzięki temu, po zbudowaniu odpowiednich uprawnień, audytor mogła korzystać z zasobów systemu w zakresie wymaganym do przeprowadzenia badania.

Obustronne korzyści

Rozwiązanie Xpertis z możliwością odpowiednio zdefiniowanego dostępu do danych dla audytora to znaczne usprawnienie procesu badania sprawozdań finansowych dla obydwu stron. Dla biegłego rewidenta to wygodna forma świadczenia usługi, bez konieczności analizowania dużej ilości papierów, a nawet – dzięki zdalnemu dostępowi do systemu – bez obecności w siedzibie klienta. Dla Zakładu natomiast to znaczna oszczędność czasu i papieru oraz szerokie możliwości analityczne, jak również eliminacja ręcznego przygotowywania zestawień danych w arkuszach Excelowych.
Po tegorocznym badaniu sprawozdania mamy bardzo pozytywne doświadczenia. Mimo, iż był to pierwszy rok współpracy z nowym audytorem, badanie zostało wykonane sprawnie i terminowo, bez ryzyka opóźnień w przekazaniu dokumentacji – mówi Witold Augustyn.
Automatyczne rozliczenia kosztów

Wcześniej, po zakończeniu wdrożenia rozwiązania Xpertis Finanse i księgowość Zarząd ZUK Oświęcim w wyniku konsultacji z dostawcą rozwiązania podjął decyzję o wprowadzeniu usprawnień w procesie rozliczania kosztów. Opracowana została koncepcja rozwiązania, a konsultanci Macrologic przygotowali odpowiedni mechanizm z interfejsem pozwalającym zaciągać definicje rozliczeń do systemu.

W efekcie ZUK Oświęcim mógł zrezygnować z czasochłonnego wykonywania obliczeń i ręcznego księgowania. Obecnie rozliczanie kosztów odbywa się w systemie, co minimalizuje ryzyko popełnienia błędu oraz umożliwia szybkie dostarczenie odpowiednich informacji – rozliczenie kosztów całego miesiąca trwa ok. 15 minut. To pozwala na sprawne przeprowadzenie procesu zamknięcia miesiąca, odciążenie pracowników księgowości od przeprowadzania rozliczenia (jest ono zdefiniowane w systemie) oraz błyskawiczne uzyskanie rzetelnej informacji zarządczej.

Źródło: www.macrologic.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top