Sterowanie zapasami jest istotnym czynnikiem poprawy wydajności i jakości procesów związanych z logistyką produkcyjną w przemyśle samochodowym. To właśnie z branży motoryzacyjnej wywodzi swoje źródło słynna metodologia Lean Manufacturing (LM), której liderem była japońska korporacja Toyota Motor Corporation. Jedną z bardzo często stosowanych metod sterowania zapasami LM jest zasada Just in Time - JiT (dokładnie na czas). Według niej materiały i  usługi nabywane są w określonych ilościach i dostarczane dokładnie w momencie, kiedy są potrzebne oraz w odpowiednim miejscu. Wymaga to między innymi utrzymywania stanów magazynowych na minimalnym poziomie, natychmiastowego wykrywania i usuwania uszkodzonych podzespołów, materiałów lub niewłaściwej pracy

Zgodnie z JiT obieg usług i informacji wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa powinien być realizowany w jak najkrótszym czasie, a dane dotyczące decyzji kierownictwa, rozmiarów, wyników produkcji, stanów magazynowych muszą być przedstawione w sposób wyraźny. Do przedsiębiorstwa należy dostarczać tylko to co jest potrzebne i dokładnie wtedy kiedy jest to potrzebne. Celem tych działań jest między innymi minimalizacja niepotrzebnych zapasów,  likwidacja braków, opóźnień, bezczynności, zbędnych operacji technologicznych i kontrolnych. W tym celu powszechnie powinny być stosowane karty Kanban. Filozofia Kanban również swoje korzenie wywodzi z Japonii. Metoda ta opiera się na poszczególnych kartach wyrobów, które krążą podczas procesu wytwórczego pozwalając na wizualizację i analizę przepływu materiałów w procesie wytwórczym. Karty Kanban pełnią rolę jednocześnie zlecenia produkcyjnego i dokumentu opisującego zawartość pojemników. Ich głównym zadaniem jest płynne przekazanie informacji o potrzebie przepływu materiałów podczas produkcji. W tym celu karta Kanban krąży między magazynem materiałów, poszczególnymi stanowiskami produkcyjnymi, magazynami półproduktów i wyrobów gotowych zapewniając w ten sposób płynność produkcji i sprawny przepływ materiałów w procesie wytwórczym. Pozwala to na rezygnację w dużym stopniu z centralnego generowania zleceń produkcyjnych na każde stanowisko produkcyjne i unikanie nadmiernych zapasów. Podsumowując, z pewnością można wyróżniać wiele sposobów na sterowanie zapasami. Sprawdzone w wielu międzynarodowych korporacjach przemysłowych metodologie Lean Manufacturing, Kanban, Just in Time, są jednymi z najbardziej znanych sposobów na sterowanie zapasami i produkcją szczególnie w przemyśle samochodowym. Jednak warte zauważanie jest to, że coraz częściej te metodologie są wykorzystane również w innych branżach przemysłu. Możliwość poprawy jakości procesów i przyspieszenia obiegu bezbłędnej informacji wewnątrz organizacji to często silne motywy, które decydują o zastosowaniu tych metodologii w innych branżach.

Jak można usprawnić sterowanie zapasami w przemyśle?

Klasyczna metoda kart Kanban posiada swoje ograniczenia wynikające z braku dostępu do wielu, ważnych danych w tzw. czasie rzeczywistym. Jedną z podstawowych wad jest ograniczenie lub brak możliwości automatycznej rejestracji zdarzeń, ruchów surowców i półproduktów. Całość procesu odbywa się w sposób samosterujący, jednak często brakuje szybkiej informacji o historii wytworzenia wyrobu. Istotne są wówczas takie informacje jak: wykorzystane partie surowców, materiałów, narzędzi, maszyn, a także dane o pracownikach odpowiedzialnych za wytworzenie konkretnej jednostki na poszczególnych stanowiskach produkcyjnych (tzw. treacability produkcji). Rejestracja wszystkich zdarzeń mających miejsce na produkcji może odbywać się dzięki usprawnieniu metodologii sterowania zapasami w nowoczesne technologie automatycznej identyfikacji danych.

Wbrew powszechnemu odczuciu systemy automatycznej identyfikacji to nie tylko urządzenia umożliwiające generowanie, drukowanie, odczytywanie i przetwarzanie danych zawartych w takich nośnikach jak na przykład kody kreskowe. Sercem systemu jest oprogramowanie, które realizuje wiele mobilnych funkcji np. na komputerach przenośnych z wbudowanymi czytnikami kodów kreskowych (terminale radiowe). Terminale tego typu komunikują się z innymi systemami informatycznymi za pomocą sieci radiowej i specjalnie zbudowanymi połączeniami (interface). Tylko dzięki wykorzystaniu mobilnych technologii możliwa jest automatyczna rejestracja danych istotnych dla procesu wytwórczego i magazynowego. Pozwala to na przejrzystość danych, eliminację zbędnych zapasów oraz na usprawnienie komunikacji pomiędzy logistyką i produkcją. Są to istotne założenia wyżej opisanych metodologii sterowania przepływem materiałów.

Celem realizacji tych założeń firma TOT.NET proponuje mobilne oprogramowanie o nazwie ProTrace. System ProTrace działa głównie na terminalach radiowych umożliwiając automatyczną rejestrację wielu zdarzeń i operacji np.:

Sytuacja bez wykorzystania systemu ProTrace:
Pracownik magazynu Picking Zone odpowiedzialny jest za dowożenie na poszczególne stanowiska produkcyjne brakujących materiałów. Przy rozwożeniu wcześniej odręcznie spisanych materiałów, na każdym stanowisku spisuje jakie materiały będą potrzebne wkrótce i  następnie wraca załadować materiały zgodnie z odręcznym spisem, po czym ponownie wykonuje rozwożenie spisanych materiałów (nowa runda).

Inny pracownik PickingZone odręcznie spisuje na bieżąco, które materiały trzeba uzupełnić i przekazuje tą informację do magazynu głównego za pośrednictwem systemu magazynowego. W ten sposób pracownicy są odpowiedzialni za stałe uzupełnianie materiałów zarówno na magazynie w ramach wydań na produkcję jak i na poszczególnych stanowiskach produkcyjnych.

Możliwości doskonalenia opisanego procesu w oparciu o system ProTrace:
Celem usprawnienia opisanego wyżej procesu firma TOT.NET proponuje wdrożenie jednego z wielu obszarów funkcjonalnych mobilnego systemu ProTrace. Dzięki tej inwestycji można automatyczne zgłaszać brakujące surowce lub półprodukty na stanowiskach produkcyjnych. Za pośrednictwem systemu ProTrace następuje aktualizacja stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Wybór  rozwiązania wspomaga pracowników odpowiedzialnych za uzupełnianie stanów magazynowych i przekazywanie materiałów na produkcję. ProTrace obejmuje dwa poziomy dla tych procesów:

1 poziom obsługi zgłoszeń zapotrzebowania na materiały i realizacji list pobrania – w tym procesie system ProTrace eliminuje między innymi następujące problemy:

odręczne spisywanie przez dyspozytora materiałów, które trzeba dowieźć w kolejnej rundzie na dane stanowisko produkcyjne; odręcznie spisywanie ilości i referencji pobranego materiału i przepisywanie tych informacji do systemu MRP/EPR/WMS; liczne błędy, które mogą powstać przy pobieraniu ilości i referencji danego materiału oraz wprowadzaniu tych danych do systemu komputerowego; możliwość występowania nieaktualnych informacji o stanach magazynowych; możliwość błędnych informacji o zapotrzebowaniu na poszczególnych stanowiskach produkcyjnych.

Odręczne czynności doskonale zastąpiono między innymi funkcjami automatycznego zgłaszania zapotrzebowania materiałowego na poszczególnych stanowiskach produkcyjnych i realizacją automatycznych przesunięć danych referencji materiałowych i ich ilości z różnych typów magazynów lub strefy Picking Zone na produkcję. Wszystkie funkcje są wykonywana na terminalu radiowym z czytnikiem kodów kreskowych, na którym zainstalowany jest system ProTrace. Dzięki temu:

dyspozytor posiada zawsze aktualną informację jakie referencje materiałowe i ich ilości są potrzebne na danych stanowiskach produkcyjnych; system ProTrace może podpowiadać domyślne ilości w opakowaniu dla danej referencji. Istnieje możliwość zdefiniowania wiele innych podpowiedzi, które mogą stanowić dodatkową ochronę przed np. pobraniem błędnej referencji lub ilości; ProTrace automatycznie aktualizuje zmiany stanów magazynowych dla danej referencji materiałowej; z poziomu terminala lub PC można automatycznie wygenerować i wydrukować na zdefiniowaną drukarkę raport np. o przesunięciach na produkcję i inne istotne dla Klienta zestawienia. automatycznie można również wykonać zwrot z produkcji lub przesunięcia bezpośrednie z magazynów na produkcję z pominięciem strefy Picking Zone

Dzięki ProTrace w magazynie głównym widoczna jest błyskawicznie informacja o zapotrzebowaniu np. w strefie Picking Zone (lub w innym magazynie) oraz w czasie rzeczywistym następują zmiany stanów w ramach przesunięć magazynowych.

Korzyści dla przedsiębiorstwa:

usprawnienie zasady JiT przez wykorzystanie mobilnej technologii; całkowita eliminacja błędów, które mogą wystąpić podczas wprowadzania numerów referencji materiałów i ich ilości w sposób odręczny; lepszy proces komunikacji pomiędzy logistyką i produkcją; przyspieszenie procesów uzupełniania i dostarczania materiałów zgodnie z zapotrzebowaniem na danych stanowiskach produkcyjnych; skuteczniejsze sterowanie gospodarką magazynową i przepływem materiałów w całym cyklu wytworzenia; zawsze aktualna informacja o zmianach stanów magazynowych; możliwość rejestracji czasu pracy i wydajności pracowników; minimalizacja niepotrzebnych zapasów, znaczna pomoc przy likwidacji braków, opóźnień, bezczynności, zbędnych operacji technologicznych i kontrolnych;  łatwość analizy i szybki dostęp do danych w czasie rzeczywistym.

Sterowanie zapasami w przemyśle samochodowym silnie związane jest również z doborem wąskiej grupy dostawców i podejmowania z nimi długoterminowych wspólnych inwestycji. Często powstają fabryki, które są dostawcą tylko jednego komponentu dla jednej korporacji w branży motoryzacyjnej. Ścisła współpraca wymaga wysokiej jakości systemów informatycznych, które pozwalają na bezpośrednią, błyskawiczną komunikację. Przedsiębiorstwa-dostawcy zobowiązane są często do wielu czynności na rzecz odbiorcy, w tym najważniejsze dostarczania produkowanych materiałów o jak najwyższym poziomie jakości, terminowości i ilości. Informacja o aktualnych stanach magazynowych często jest widoczna dla dostawców, którzy mogą być zobowiązani do zapewnienia określonego przez strony poziomu materiałów w magazynach lub też w przypadku realizacji zasady JiT uzupełniania stanów magazynowych bez gromadzenia zapasów i jednocześnie z eliminacją wszelkich braków materiałów. Istnieje możliwość udostępnienia dostawcom informacji o aktualnych stanach magazynowych przez Internet za pomocą technologii Web-Services.