System ERP dla K&W Transmissies

Firma K&W Transmissies z siedzibą w Lelystad od dwudziestu lat zajmuje się sprzedażą hurtową łańcuchów przemysłowych, kół zębatych oraz innych elementów układów napędowych. Jej oferta obejmuje także produkcję dopasowanych do potrzeb klienta półproduktów. Firma ta działa głównie na rynku holenderskim, będąc dostawcą głównie dla sektora rolniczego i morskiego, przemysłu maszynowego i wydobywczego oraz sektora przetwórstwa spożywczego i produkcji opakowań.

Nasze produkty można znaleźć wszędzie tam, gdzie potrzebny jest napęd lub transport - mówi Hans Ketelaar, prezes K&W Transmissies. Około 85% naszej działalności skupia się na sprzedaży hurtowej. Zajmujemy się także indywidualnymi zleceniami, które realizujemy, w oparciu o wymagania klientów, w naszym warsztacie.

Dokonywanie wyborów

Przez lata firma K&W używała oprogramowania finansowego, które w końcu przestało nadawać się do obsługi procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Hans Ketelaar zdecydował zatem, że należy sprawdzić, czy na rynku nie są dostępne inne rozwiązania.

Było to konieczne, ponieważ nie byliśmy w stanie efektywnie śledzić bieżących zleceń, szczególnie na poziomie warsztatu. Nie mogliśmy dostarczyć naszym klientom żadnych informacji o ich zamówieniach. Dane były rozproszone - część znajdowała się w systemie finansowym, inne zapisano w dokumentach MS Word oraz arkuszach kalkulacyjnych MS Excel.

Ketelaar poprosił Nicole van Dijk, studentkę logistyki na Hogeschool van Amsterdam, aby zbadała sytuację firmy w ramach jej praktyki zawodowej. Wynikiem był dokładny raport zawierający opis procesów biznesowych firmy oraz zalecenia na przyszłość.

Jednym z wniosków zawartych w raporcie była sugestia, że nasze przedsiębiorstwo powinno wprowadzić zintegrowany system ERP - opowiada Ketelaar. Po dokładnym porównaniu czterech wstępnie wybranych rozwiązań, Pani Van Dijk poleciła nam system Infor ERP LN. Jej analiza wykazała, że funkcje tego systemu są najlepiej dopasowane do naszych procesów i wymagań. Co prawda jesteśmy stosunkową małą firmą zatrudniającą zaledwie piętnastu pracowników, ale nasza działalność obejmuje wiele różnych procesów. Ponadto, firma Infor zapewniła 90-dniowy okres wdrożeniowy, co miało poważny wpływ na wybór właśnie tego systemu.

Całkowicie nowy system

Najpierw firma K&W sporządziła mapę wszystkich procesów, które następnie wprowadzono do systemu Infor ERP LN. Firma utworzyła także nowy katalog produktów.

To był świadomy wybór - mówi Ketelaar - zależało nam bowiem na całkiem nowym systemie. Gdybyśmy przenieśli katalog produktów ze starego systemu, istniałoby ryzyko, że praca na takich danych przyniosłaby mizerne rezultaty, a tego właśnie chcieliśmy uniknąć. Nasza firma wciąż używa starego systemu do obsługi danych historycznych. Jednocześnie stale uzupełniamy nowy system ERP świeżymi danymi.

Innym świadomym wyborem była decyzja o użyciu standardowej wersji systemu w maksymalnym zakresie oraz dostosowaniu do niego procesów w firmie.

Ketelaar: Nie chcieliśmy przeznaczyć zbyt dużej ilości czasu na sprawdzanie wszystkich możliwości tego rozwiązania. System Infor ERP LN oferuje wiele funkcji, a wybór zintegrowanego pakietu był sam w sobie sporym wyzwaniem, ponieważ wymagał od nas zmiany sposobu pracy i myślenia. Dlatego też zdecydowaliśmy się na implementację wariantu standardowego. Członkowie zespołu wdrożeniowego firmy Infor dotrzymali obietnicy - system wdrożono w ciągu 45 dni przy stałej konsultacji. W czasie wdrożenia wykazali się oni pełnym zrozumieniem naszej działalności i pomogli nam usprawnić nasze procedury wewnętrzne. Oczywiście to nie koniec naszej współpracy. System co prawda został wdrożony, ale będziemy go stale optymalizować.

Zachęcające rezultaty

Pierwsze rezultaty wdrożenia są bardzo obiecujące.

Najwięcej zyskaliśmy w obszarze obsługi produkcji na zamówienie klientów. Gdy proces wrażania był już na ukończeniu, rynek się ożywił, a liczba zamówień zdecydowanie wzrosła. Bez systemu Infor ERP LN nie bylibyśmy w stanie poradzić sobie z tą sytuacją. Pogrążylibyśmy się w chaosie. Dzięki temu systemowi możemy dokładnie śledzić działalność firmy, a także lepiej identyfikować źródła zysków i kosztów. Następnym krokiem będzie generowanie wszelkiego rodzaju danych zarządczych, które umożliwią nam określenie tego, co robimy dobrze, a co wymaga poprawy. Zapotrzebowanie na tego typu informacje stale rośnie, a system Infor ERP LN jest w stanie je nam zapewnić.

Najlepszy rok w historii

Ketelaar jest „bardziej niż zadowolony” z nowego oprogramowania ERP:

Wciąż jeszcze wiele aspektów naszej działalności wymaga poprawy, a im więcej informacji wprowadzimy do systemu, tym więcej istotnych danych zarządczych uzyskamy. Interesuje nas także możliwość wykorzystania kodów kreskowych i zapewnienie klientom dostępu online do informacji o ich zamówieniach. Dzięki temu nasze przedsiębiorstwo stanie się jeszcze bardziej przyjazne klientom, przy jednoczesnym zmniejszeniu liczby telefonów od klientów. Patrząc wstecz, jesteśmy bardziej niż zadowoleni z nowego rozwiązania, także dlatego, że udało się nam wprowadzić je bez przekroczenia ustalonego budżetu, a samo wdrażanie odbyło się bez jakichkolwiek problemów.

Źródło: www.infor.pl