System ERP IFS Applications wspiera Porta KMI Poland

Porta KMI Poland jest liderem na rynku producentów skrzydeł i ościeżnic drzwiowych w Polsce. W sześciu fabrykach, w tym jednej za granicą – w Rumunii, powstaje w ciągu roku ponad milion wyrobów produkowanych w bardzo małych seriach na indywidualne zamówienia klientów. Liczba konfiguracji produktów jest ogromna.

Zastosowanie nowoczesnej i zautomatyzowanej technologii produkcji zapewnia wysoką jakość wyrobów Porta. Firma dysponuje nowoczesnym parkiem maszynowym, na który składają się najnowszej generacji maszyny i urządzenia do produkcji drzwi i ościeżnic. Porta współpracuje z renomowanymi światowymi dostawcami surowców i akcesoriów wyposażenia drzwi, co pozwala na uzyskanie najwyższego standardu wyrobów. Oferta obejmuje drzwi wewnątrzlokalowe, wejściowe wewnętrzne, wejściowe zewnętrzne oraz techniczne, które mają zastosowanie zarówno w budynkach mieszkalnych, jak również hotelach, biurach, budynkach użyteczności publicznej oraz obiektach przemysłowych.

Czas na nową technologię

Narzędzia informatyczne wykorzystywano w fabrykach Porta już od początku działalności. W pierwszych latach używano trzech niezależnych programów wspomagających pracę firmy w obszarach: dystrybucji i logistyki, finansów i księgowości oraz zarządzania zasobami ludzkimi. W 1996 r. wdrożono w firmie zintegrowany system klasy MRP, którego funkcjonalność z czasem stała się niewystarczająca. Ponadto ze względu na brak wsparcia ze strony dostawcy system nie gwarantował zgodności ze zmieniającymi się przepisami prawa, co w rozbudowanej strukturze zakładów Porta nabrało kluczowego znaczenia. W roku 2007 zapadła w firmie decyzja o zmianie systemu wspomagającego zarządzanie na nowoczesny system klasy ERP. Jednym z głównych celów było usprawnienie działalności spółki-córki w Rumunii, która nie mogła używać systemu jako księgi głównej ze względu na specyfikę lokalnych przepisów prawa. Zarząd Porta liczył również na to, że nowy system pozwoli na przyśpieszenie obiegu informacji i umożliwi szybsze podejmowanie decyzji zarządczych. Na zapytanie ofertowe Porta odpowiedziało ośmiu dostawców systemów ERP. Część ofert odrzucono już na początku, gdy okazało się, że dostawcy nie mają żadnych doświadczeń we wdrażaniu na rynku rumuńskim. W efekcie dalszych negocjacji oraz wizyt referencyjnych okazało się, że najlepszą ofertę przedstawiła firma IFS.

Konsultanci IFS zrobili na nas najlepsze wrażenie, jeśli chodzi o kompetencje. Przemawiał do nas również fakt posiadania doświadczeń na rynku rumuńskim oraz w krajach WNP – wyjaśnia Ryszard Schwartz, Dyrektor ds. Rozwoju Systemów Informatycznych w Porta KMI Poland Sp. z o.o.

Wdrożenie IFS Applications™

Decyzja o wyborze IFS na dostawcę systemu ERP zapadła w grudniu 2007 r., a w marcu 2008 r. podpisano umowę dotyczącą wdrożenia IFS Applications™ i przystąpiono do realizacji projektu wdrożenia.

Specyfiką zakładów Porta jest „masowa produkcja jednostkowa”, czyli realizacja bardzo dużej liczby zleceń produkcyjnych na krótkie serie wyrobów o bardzo zróżnicowanej konfiguracji. Ponadto Porta dysponuje kilkoma zakładami produkcyjnymi w różnych lokalizacjach, a w każdym z nich sposoby konfigurowania produkcji są inne. To wszystko sprawia, że liczba przeprowadzanych transakcji związanych z realizacją zleceń produkcyjnych jest ogromna.

Start produkcyjny systemu planowano początkowo na 1 stycznia 2009 r. W praktyce okazało się jednak, że przy tak dużej złożoności samego rozwiązania, w celu optymalnego przygotowania i dokładnego przetestowania systemu przed rozruchem, potrzeba więcej czasu. Nie powiodła się pierwsza próba rozruchu produkcyjnego zaplanowana na 1 marca 2009 r. Z rozruchu wycofano się z powodu opóźnień w przygotowaniu danych do migracji i zbyt niskiej wydajności systemu przy tworzeniu rzeczywistego planu produkcyjnego. Zespoły wdrożeniowe zdecydowały w związku z tym o przesunięciu terminu rozruchu produkcyjnego. Kolejne sześć miesięcy 2009 r. w Porta przeznaczono na dopracowanie szczegółów rozwiązania i ich testowanie na dużej liczbie danych. Ponadto IFS przeprowadził szereg prac optymalizujących pracę systemu na rzeczywistych danych Porta.

Dla nas nie był to bynajmniej czas stracony. Każdy test pokazywał przy tak złożonym rozwiązaniu, co jeszcze warto zrobić, co nam umknęło, powodował, że rozwiązanie było doskonalone. Dzięki temu ostateczny start produkcyjny, 1 września 2009 r., odbył się w sposób modelowy – sprawnie i szybko – podkreśla Ryszard Schwartz. – Nie mieliśmy problemów w części dystrybucyjno-produkcyjnej. W tym obszarze wszystko zadziałało, zgodnie z oczekiwaniami. Część dotycząca przyjmowania zamówień, aktywacji zamówień, potwierdzania zamówień, tworzenia zleceń produkcyjnych, przesuwania produktów z produkcji do magazynu wyrobów gotowych i sprzedaż – to wszystko zadziałało od razu na wysokim poziomie.

Najwięcej problemów stwarzało na początku uzgodnienie, jak mają być tworzone konfiguracje. To ma dla nas znaczenie kluczowe. W Porta od lat byliśmy przyzwyczajeni do tego, że konfigurowane są pozycje stałe, zaś w systemie IFS Applications™ dla pozycji stałych są tworzone konfiguracje. Podstawą jest więc pozycja, a nie jej konfiguracja – wyjaśnia Ryszard Schwartz. – Produkujemy duże ilości wyrobów, około 15 tysięcy tygodniowo, natomiast konfiguracje tych wyrobów są bardzo zróżnicowane. W miarę rozwoju produkcji przybywa cech, za pomocą których definiujemy wyroby. Dla przykładu, o ile w 1995 r. do opisania naszego wyrobu używaliśmy symboliki 12-znakowej, półtora roku później przeszliśmy na 16 znaków, to obecnie w IFS Applications™ wykorzystujemy już 22 znaki.

Pewne trudności występowały początkowo w części zaopatrzeniowej przy tworzeniu zleceń zakupów.

Głównym problemem w naszych fabrykach jest to, że cykl zaopatrzenia jest z reguły dłuższy niż cykl produkcyjny. Musimy dokonywać zakupów materiałów niezbędnych do produkcji, gdy nawet nie wiadomo jeszcze, kiedy wyroby zostaną zamówione. Dlatego szalenie ważne są procesy planowania zakupów. Na etapie wdrożenia systemu konieczne były jeszcze dodatkowe wspólne ustalenia, w wyniku których udało nam się tak dopracować rozwiązanie, że system – zgodnie z naszymi oczekiwaniami – zaczął poprawnie generować propozycje zakupów materiałowych – informuje Ryszard Schwartz. – Usprawnieniu uległ również proces akceptacji i rozliczenia faktur zakupowych – obecnie wszystkie zamówienia na elementy i materiały są realizowane bezpośrednio przez działy, które dokonują zakupu.

Duża skala wdrożenia

Zakres wdrożenia oraz liczba funkcjonalności, które zostały wdrożone, były ogromne. System na 600 użytkowników został jednocześnie uruchomiony we wszystkich pięciu lokalizacjach Porta w Polsce oraz w zakładzie produkcyjnym w Rumunii. Jak podkreśla Ryszard Schwartz, wdrożenie w rumuńskiej fabryce zespół Porta przeprowadził samodzielnie, prawie nie korzystając ze wsparcia ze strony konsultantów IFS.

Uczyliśmy się sami i równolegle na bieżąco przekazywaliśmy wiedzę naszym kolegom w Rumunii – mówi Ryszard Schwartz.

IFS Applications™ wdrożono we wszystkich kluczowych obszarach działalności firmy. System wspomaga zarządzanie finansami, dystrybucją, produkcją, projektowaniem, utrzymaniem ruchu, zasobami ludzkimi i płacami.

Praktycznie wszystkie obszary mamy objęte systemem zintegrowanym: zaopatrzenie, planowanie produkcji, planowanie finansów, zamówienia sprzedaży i zakupu oraz zlecenia produkcyjne. Wdrożyliśmy moduły wspomagające gospodarkę remontową, projekty, finanse i kontroling wraz z budżetowaniem oraz kadry i płace. Obecnie raportowanie produkcji odbywa się za pomocą ekranów dotykowych, a rejestracja transakcji magazynowych za pomocą kodów kreskowych – podsumowuje Ryszard Schwartz.

Główne korzyści

Zarządzanie logistyką w zakładach produkcyjnych Porta nie jest proste. Firma ma kilka lokalizacji, ale zamówienie klienta jest kierowane zawsze w to samo miejsce – do centrali w Bolszewie.

System IFS Applications™ udostępnił nam funkcjonalność tabel kombinacji. Okazało się, że to bardzo dobre narzędzie do przeprowadzania konfiguracji automatycznych. Korzystając z tabel kombinacji, podając 22 cechy wyrobu, jesteśmy w stanie obliczyć jego cenę katalogową, listę składową, marszrutę i wagę. Wiemy również, która fabryka będzie produkować ten wyrób – podkreśla Ryszard Schwartz. – Cały proces realizacji zamówienia – od momentu skierowania zamówienia klienta do produkcji aż do utworzenia zlecenia produkcji w zakładzie producenta – odbywa się automatycznie. Aktywacja zamówienia w Bolszewie, powoduje, że automatycznie tworzą się zamówienia zakupu, wysyłane są komunikaty do dostawców poszczególnych linii, w zakładach produkcyjnych tworzone są zamówienia sprzedaży i zlecenia produkcyjne. Cały ten łańcuch procesów jest tworzony automatycznie. To jest dla nas najważniejsza wartość dodana.

Jednym z wyzwań, z jakim trzeba się zmierzyć w produkcji wyrobów o zróżnicowanej konfiguracji, jest odpowiednia paletyzacja wyrobów ułatwiająca ich etapową produkcję grupującą produkty i półprodukty o podobnej technologii wytwarzania. Przed wdrożeniem IFS Applications™ paletyzacja produktów w fabrykach Porta nie była objęta wspomaganiem ze strony systemu zintegrowanego.

Dzięki IFS udało się zrobić to, co na początku wydawało nam się niemożliwe – opracować procesy paletyzacji. W naszym przedsiębiorstwie głównym elementem planowania produkcji, poza stworzeniem zlecenia produkcyjnego w systemie, jest fizyczne „przeprowadzenie” wyrobu przez wszystkie etapy produkcji, gwarantujące, że pracownicy we właściwy sposób i we właściwej kolejności będą sobie przekazywali materiały i półprodukty. Zależało nam na tym, by móc pogrupować wszystkie elementy według pewnych wybranych cech. I to się udało. Na podstawie naszej wspólnej koncepcji programiści z IFS opracowali proces paletyzacji wyrobów w trakcie produkcji. W efekcie pozwala nam to na znaczne usprawnienie logistyki i obniżenie kosztów – podsumowuje Ryszard Schwartz.

Przed wdrożeniem IFS Applications™ planowanie i selekcja zamówień do produkcji odbywało się przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych. Na tej podstawie dokonywano ręcznej aktywacji zamówień. Obecnie aktywacja zamówienia figurującego w planie produkcji odbywa się automatycznie w systemie ERP na podstawie weryfikacji kredytu klienta przez dział finansowy. Blokady aktywacji zamówień klientów, którzy mają problemy z płatnościami – co, na szczęście dla Porta, nie jest zjawiskiem częstym – odbywają się automatycznie.

Źródło: www.ifsworld.com