System ERP w firmie Medim
Decyzja o wdrożeniu nowego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem została podjęta przez Zarząd firmy w 2010 roku. Dotychczas stosowany system ERP nie był w stanie sprostać stawianym wymaganiom w świetle dużych zmian zachodzących zarówno w samej organizacji jak i jej otoczeniu. Procedura wyboru nowego systemu nie była łatwa, a ostateczna decyzja zapadła dopiero na początku 2012 roku. Spośród dostępnych na rynku systemów ERP wybrany został system firmy Microsoft – MS Dynamics NAV.Firma MEDIM została założona w 1990 r., jako jedna z pierwszych polskich prywatnych firm zaopatrujących służbę zdrowia w sprzęt medyczny. Jest wyłącznym przedstawicielem w Polsce kilku światowych liderów w wybranych produktach medycznych. Oferta firmy Medim obejmuje:
- konsultacje i specjalistyczne wsparcie dla swoich Klientów
- szkolenia aplikacyjne, użytkowe i eksploatacyjne
- dostawy sprzętu, urządzeń, systemów medycznych
- instalacje i montaże aparatury
- serwis techniczny
MEDIM jest aktywnym członkiem Business Centre Club oraz Ogólnopolskiej Izby Gospodarczej Wyrobów Medycznych POLMED.
Czynnikami motywującymi taką decyzję były:
- dynamiczny rozwój firmy w ostatnich kilku latach,
- zwiększone zapotrzebowanie na szybki dostęp do bieżących i sprawdzonych informacji na temat rentowności podejmowanych przedsięwzięć oraz ogólnej kondycji firmy,
- potrzeba usprawnienia procesów zarządzania łańcuchem dostaw (czynnik krytyczny dla terminowej realizacji projektów),
- konieczność zwiększenia kontroli obrotu magazynowego i sprawnego zarządzania magazynem (ze szczególnym uwzględnieniem identyfikacji numerów seryjnych, partii i dat ważności produktów – głównie w obrocie wyrobami medycznymi)
Rozwiązanie
Microsoft – MS Dynamics NAV pokonał konkurentów dzięki swojej bardzo obszernej i kompleksowej funkcjonalności dostępnej w standardowej wersji oraz pełnej elastyczności w zakresie dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb klienta. Nie mniej istotny od wyboru właściwego systemu był dobór odpowiedniego partnera – firmy, która byłaby w stanie sprawnie i profesjonalnie przeprowadzić proces wdrożenia systemu. Po długiej i wnikliwej analizie złożonych ofert oraz przepro-wadzonych konsultacjach z oferentami wybrana została firma JCommerce SA z Katowic, która wykazała się profesjonalnym podejściem i doskonałą znajomością zagadnień z zakresu zasad prowadzenia biznesu oraz zaproponowała bardzo ciekawe rozwiązania w newralgicznych dla Medim obszarach działalności.
Microsoft – MS Dynamics NAV pokonał konkurentów dzięki swojej bardzo obszernej i kompleksowej funkcjonalności dostępnej w standardowej wersji oraz pełnej elastyczności w zakresie dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb klienta. Nie mniej istotny od wyboru właściwego systemu był dobór odpowiedniego partnera – firmy, która byłaby w stanie sprawnie i profesjonalnie przeprowadzić proces wdrożenia systemu. Po długiej i wnikliwej analizie złożonych ofert oraz przepro-wadzonych konsultacjach z oferentami wybrana została firma JCommerce SA z Katowic, która wykazała się profesjonalnym podejściem i doskonałą znajomością zagadnień z zakresu zasad prowadzenia biznesu oraz zaproponowała bardzo ciekawe rozwiązania w newralgicznych dla Medim obszarach działalności.
Firma JCommerce przedstawiła najbardziej kompleksową ofertę, która obejmowała wiele niezidentyfikowanych wcześniej zagadnień odkrytych dopiero podczas konsultacji poprzedzających wybór właściwej oferty. Wiedza i doświadczenie konsultantów firmy oraz znajomość tzw. „dobrych praktyk” były czynnikami decydującymi o wyborze. Zdawaliśmy sobie sprawę, że tylko współpraca z właściwym partnerem jest kluczem do osiągnięcia sukcesu, którym w tym przypadku było sprawne wdrożenie systemu – zgodnie z przyjętymi założeniami co do zakresu, terminu i budżetu. - Piotr Młynarczyk, Dyrektor Naczelny Medim Sp. z o.o.Wdrożenie systemu MS Dynamics NAV 2009 zostało przeprowadzone zgodnie z przyjętym harmonogramem, który zakładał wykonanie wszystkich zaplanowanych prac w sześć miesięcy. Projekt wdrożeniowy został rozpoczęty w lutym 2012 szczegółową analizą procesów, natomiast uruchomienie produkcyjne systemu nastąpiło w czerwcu, a cały projekt został zamknięty z początkiem sierpnia (po upływie 2-miesięcznego okresu asysty przy starcie).
Funkcjonalność wdrożonego systemu jest zgodna z naszymi oczekiwaniami, a cały proces wdrożenia przebiegł bardzo sprawnie. Wdrożenie nowego systemu umożliwiło nam szerzej popatrzeć na wyniki działalności przedsiębiorstwa i dostrzec problemy, które wcześniej były niezidentyfikowane. Znacznie poprawił się poziom zarządzania nie tylko finansami firmy, ale również, a może przede wszystkim, magazynami, a w szczególności produktami medycznymi, identyfikowanymi przy użyciu numerów seryjnych oraz numerów partii z datą ważności. Bardzo wysoko oceniamy wiedzę i doświadczenie konsultantów firmy JCommerce oraz ich znajomość procesów biznesowych, praktycznie we wszystkich obszarach działalności naszej firmy - Ewa Marasek, Z-ca Głównego Księgowego, Medim Sp. z o.o.
Opracowana koncepcja wdrożenia systemu zakładała uruchomienie systemu we wszystkich obszarach działalności firmy i obejmowała:
Zakupy Magazyn Sprzedaż Księgowość Zarządzanie zasobami Administrację
Wszystkie zdefiniowane na etapie analizy procesy zostały prawidłowo zmapowane w nowym systemie, a końcowa funkcjonalność systemu została oceniona jako w pełni zgodna z przyjętymi założeniami. Na potrzeby realizacji wdrożenia systemu MS Dynamics NAV w firmie Medim Sp. z o.o. zostały przygotowane liczne modyfikacje i dodatkowe interfejsy dostosowujące standardową funkcjonalność systemu do wymagań zgłoszonych podczas analizy.
Korzyści biznesowe
Zautomatyzowanie działań
Zakupy Magazyn Sprzedaż Księgowość Zarządzanie zasobami Administrację
Wszystkie zdefiniowane na etapie analizy procesy zostały prawidłowo zmapowane w nowym systemie, a końcowa funkcjonalność systemu została oceniona jako w pełni zgodna z przyjętymi założeniami. Na potrzeby realizacji wdrożenia systemu MS Dynamics NAV w firmie Medim Sp. z o.o. zostały przygotowane liczne modyfikacje i dodatkowe interfejsy dostosowujące standardową funkcjonalność systemu do wymagań zgłoszonych podczas analizy.
Korzyści biznesowe
Zautomatyzowanie działań
- Procesy importu danych do systemu z plików w formacie .xls/.xml (zapasy, komponenty, cenniki zakupu i sprzedaży, zamówienia)
- Aktualizacja cen sprzedaży w PLN na podstawie aktualnego kursu i ceny w walucie sugerowanej przez dostawcę
- Eksport komponentów zestawów DEMO przeznaczonych do wypożyczenia
- Automatyzacja procesu tworzenia kartotek zapasów, nabywców, dostawców, informacji o numerach seryjnych i partii oraz zestawów komponentów
Zwiększenie kontroli
- Śledzenie numerów seryjnych, numerów partii i dat ważności w obrocie wyrobami medycznymi (zakup, sprzedaż, serwis)
- Obsługa numerów seryjnych, numerów partii i dat ważności dla komponentów zestawów
- Szczegółowy rachunek wyników z wykorzystaniem wymiarów analitycznych (m.in.: dział, kontrakt, pracownik, nośnik kosztu)
- Monitorowanie procesu „dopuszczania” produktów medycznych do obrotu
- Mechanizm kontroli sprzedaży dla klientów zablokowanych przez Dział windykacji
- Szczegółowa ewidencja obrotu towarami
Łatwość i wygoda raportowania
- Wielowymiarowa analiza sprzedaży
- W pełni definiowane przez użytkownika arkusze kont
- Zestaw gotowych raportów generujących potrzebne zestawienia
- Wydruki dokumentów w pełni zgodne z wymaganiami klienta
Usprawnienie procesów
- Ewidencja dokumentów magazynowych
- Ewidencja umów wieloletnich na dostawę produktów i kontrola ich realizacji
- Ewidencja wypożyczeń sprzętu (własnego i powierzonego)
- Obsługa sprzedaży ratalnej
- Obsługa i rozliczenie sprzedaży towarów „na wymianę” oraz akcji promocyjnych z zastosowaniem cen specjalnych
- Automatyczne tworzenie zamówień zakupu do dostawców z rezerwacją planowanych dostaw
- Procedura podziału/przeksięgowania sprzedaży i kosztu własnego na kilku handlowców
- Interfejs bankowy
Realizacja projektu wdrożeniowego przebiegła wzorcowo. Na każdym etapie wdrożenia wszystko było przewidywalne i jasne, a proces przejścia na nowy system (uruchomienia produkcyjnego systemu NAV) zrealizowany został płynnie i bez niespodzianek - Marcin Kaszubski, Specjalista ds. Informatyki, Medim Sp. z o.o.
Wdrożenie nowego systemu klasy ERP, odpowiadającego realnym potrzebom firmy i wymaganiom zgłoszonym przez użytkowników było dla obu stron poważnym przedsięwzięciem, wymagającym wnikliwej pracy analitycznej i zgodnej współpracy. Efekt, który udało się osiągnąć, w postaci dobrze dostosowanego systemu, wdrożonego zgodnie z przyjętymi założeniami dowodzi, że wszystkie elementy tej układanki zostały dobrze dobrane. Elastyczność systemu MS Dynamics NAV oraz otwartość Klienta na wprowadzenie zmian organizacyjnych w obszarach, gdzie pojawiały się ku temu uzasadnione przesłanki, umożliwiły przygotowanie systemu ‘na miarę wymagań Klienta’. Andrzej Krawiec, Kierownik Techniczny ProjektuŹródło: JCommerce
Kiedy wykorzystywany system ERP się nie rozwija, to firma, która z niego korzysta ma utrudniony rozwój. Zatem pora na zmiany! Produkcja i sprzedaż solidnych dachów wymagają solidnego systemu ERP, dlatego firma Budmax Metal postawiła na nowoczesny system Softlab ERP do zarządzania produkcją, logistyką i sprzedażą oraz finansami i księgowością.
