ERP view itintegro

System workflow, jak pokazuje doświadczenie, sprawdza się w firmach z każdej branży. Doskonale wie o tym spółka Primesoft Polska z Poznania, która przeprowadza z sukcesem kolejne wdrożenia oprogramowania V-Desk, dzięki któremu przedsiębiorstwa mogą funkcjonować sprawniej i efektywniej. Pomimo rosnącej popularności, rozwiązania workflow to dla wielu firm zagadnienie budzące wciąż wiele pytań. Szczególnie dla tych niezdecydowanych osób Primesoft Polska obala kilka mitów, które pozwolą rozwiać wątpliwości i przybliżyć sposób funkcjonowania systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

 
REKLAMA:
 
 
Mit 1: Wdrożenie systemu wiąże się ze zwiększeniem liczby etatów.

Właściciele firm, rozważających zakup oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów obawiają się, że będą musieli zatrudnić nowe osoby. Oczywiście jest to mit, a wdrożenie narzędzi wokflow nie tylko nie wymaga zatrudniania nowych pracowników, ale także nie reorganizuje pracy dotychczas zatrudnionym osobom. Systemy klasy DMS porządkują i systematyzują pracę, dzięki czemu każdy pracownik jest w stanie w ciągu dnia zaoszczędzić czas, który tracił chociażby na odnalezienie dokumentów i poświęcić go na inne, twórcze czynności.

Mit 2: V-Desk jest zbyt skomplikowanym narzędziem, trudnym w obsłudze. Starsi pracownicy sobie z nim nie poradzą.

Kolejny mit wymagający szybkiego obalenia. Interfejs systemu V-Desk jest bardzo intuicyjny i czytelny, dzięki czemu korzystanie z niego jest proste. Dodatkowo firma Primesoft Polska zapewnia każdemu przedsiębiorstwu szkolenie dla użytkowników. Chociaż system workflow jest zaawansowany technologicznie, jego obsługa nie jest skomplikowana. Dodatkowo nie trzeba decydować się na implementację wszystkich funkcjonalności oferowanych przez system, a jedynie wybrać te, które będą przydatne w danym biznesie. W ocenie tego aspektu pomogą specjaliści przeprowadzając analizę przedwdrożeniową, którzy zawsze sugerują potencjalnym odbiorcom, by wdrażać system małymi krokami oswajając użytkowników z nową formą funkcjonowania firmy. Implementację można z powodzeniem wykonywać etapami, co sprawi, że obsługa systemu nie będzie problematyczna.

Mit 3: Skoro papierowe dokumenty dobrze się sprawdzają, nie opłaca się inwestować w system DMS.

By szybko samodzielnie obalić ten mit, wystarczy obliczyć, ile czasu zajmuje pracownikom przekazywanie dokumentów i poszukiwanie ich w niezliczonych segregatorach. Dodatkowo, przechowywanie każdej papierowej kopii generuje dodatkowe koszty, podobnie jak zgubienie dokumentu. Można tego uniknąć, decydując się na wdrożenie systemu V-Desk. Wszystkie dokumenty będą bezpieczne i łatwe do zlokalizowania, a pracownicy zaoszczędzą sporo czasu, który będą mogli efektywniej spożytkować. Inwestycja w elektroniczny obieg dokumentów zwróci się więc stosunkowo szybko.

Mit 4: Usprawniając pracę dzięki modułowi workflow, będę musiał zwolnić część pracowników, gdyż ich praca stanie się zbędna.

Błąd. Firma Primesoft Polska zdecydowanie obala ten mit, który sugeruje, że kapitał ludzki stanie się mniej przydatny po wdrożeniu systemu. Chociaż V-Desk rzeczywiście usprawnia pracę i zaoszczędza czas pracowników, nie oznacza, że stają się oni zbędni. Wręcz przeciwnie. Zyskując dodatkowy czas, spożytkują go na zadania przyczyniające się do aktywnego rozwoju firmy. Uwolnienie pracowników od żmudnej pracy związanej z papierowym obiegiem dokumentów sprawi, że staną się oni bardziej kreatywni, co z pewnością zaprocentuje dla całego przedsiębiorstwa.

Mit 5: Wdrożenie systemu będzie wiązało się z dużymi wydatkami na dodatkowy sprzęt.

W wielu przedsiębiorstwach istnieje przeświadczenie, że implementacja systemu workflow wiąże się z koniecznością nabycia nowych sprzętów. W rzeczywistości elektroniczny obieg dokumentów od firmy Primesoft nie wymaga zakupu drogich dysków czy skomplikowanych urządzeń. Dodatkowe koszty mogą wiązać się jedynie z zakupem skanerów lub urządzeń wielofunkcyjnych służących do skanowania dokumentów. Jednak większość przedsiębiorstw dysponuje niezbędnym sprzętem, więc w praktyce dodatkowe inwestycje nie są w ogóle konieczne.

W dzisiejszych czasach konkurencja na rynku jest duża, dlatego trzeba pokonywać ją w różnych obszarach, także poprzez lepsze i efektywniejsze zarządzanie procesami biznesowymi we własnej firmie.

Źródło: PRIMESOFT

PODOBNE


loading...