sageDzięki systemom ERP (Enterprise Resource Planning) mamy pełną kontrolę nad kluczowymi dla naszej działalności obszarami oraz możliwość sprawnego zarządzania procesami biznesowymi. Oczywiście pod warunkiem, że wybraliśmy system zgodny z naszymi potrzebami. Na rynku dostępnych jest dziś bowiem wiele rozwiązań, a kluczowe różnice nie zawsze są od razu uchwytne. Jak zatem wybrać odpowiedniego dostawcę systemu ERP i sprawnie przeprowadzić wdrożenie? Oto kilka kluczowych kroków, które pozwolą odnaleźć się w tym procesie.


 REKLAMA 
 snt ile kosztuje wdrozenie erp 
Krok 1. Stwórz strategię wdrożenia i powołaj dedykowany zespół

Przed rozpoczęciem poszukiwania dostawcy nowego oprogramowania warto wypracować jasną wizję celów wdrożenia oraz opracować listę procesów, które nowe rozwiązanie ma usprawnić. Przygotowana strategia powinna zawierać określony zakres funkcjonalny, organizacyjny czy geograficzny, szacunki kosztowe i korzyści, harmonogram, a także analizę ograniczeń, takich jak np. technologia, infrastruktura informatyczna czy niezbędne kompetencje pracowników.

Ważnym aspektem jest również powołanie dedykowanego zespołu projektowego składającego się z osób, które pomogą w zmapowaniu potrzeb różnych zespołów. Zespół wspierający wdrożenie to gwarancja większego zaangażowania pracowników w proces, co przełoży się także na dobranie narzędzi odpowiadających na realne potrzeby użytkowników oraz sprawny wybór kilku preferowanych dostawców rozwiązań.

Krok 2. Odpowiednia dokumentacja to podstawa

Proces wyboru nowego systemu jest bardzo złożony i wymaga zwrócenia uwagi na wiele aspektów. Dlatego warto na początku drogi przygotować dokumentację, która szczegółowo zdefiniuje przedmiot zakupu i pomoże w wyborze najlepszego dostawcy. Zdefiniowane cele biznesowe dla wdrożenia nowego rozwiązania, czy informacje o szczególnych procesach zachodzących w firmie będą natomiast cennymi wskazówkami dla dostawcy, które pomogą mu przygotować indywidualnie dobraną propozycję. Przygotowanie listy wymagań dla nowego systemu ERP i weryfikacja dostawców, oferowanej przez nich jakości i ich wiarygodności to z kolei ważne zabezpieczenie dla firmy, która poszukuje nowego rozwiązania. Istotnym elementem dokumentacji jest również harmonogram wdrożenia projektu. Warto też zwrócić uwagę na elastyczność systemu, która w przyszłości pozwoli na wprowadzanie zmian, w miarę pojawiających się potrzeb.

Krok 3. Scenariusz prezentacji

Wybór kilku potencjalnych dostawców systemu ERP (od dwóch do czterech) pozwoli nam na organizację indywidualnych spotkań z ich przedstawicielami, lepsze poznanie ofert oraz ich porównanie. Warto przygotować scenariusz takich prezentacji, skupiając się na najważniejszych z naszego punktu widzenia obszarach i funkcjonalnościach. Jeden, wspólny dla wszystkich dostawców scenariusz, ułatwi porównanie różnic poszczególnych systemów, ogólną strukturę rozwiązania i łatwość jego użytkowania.

Krok 4. Bez referencji systemu i kompetentnego zespołu ani rusz

Dostawcy systemów ERP w dużej mierze działają na rynku od lat i mają grono stałych klientów. Wybierając nowy system i dostawcę, warto poprosić o dostępne referencje i kontakty do klientów, którzy je wystawili, a następnie zweryfikować je i zorganizować wizytę referencyjną. Ocena rozwiązania to jednak nie wszystko. Na każdym etapie wyboru oprogramowania należy pamiętać również o ocenie kompetencji dostawcy usług wdrożeniowych. Niepoprawnie wdrożony system, nawet bogaty w funkcjonalności, spowoduje więcej problemów niż mniej rozbudowane, ale poprawnie wdrożone rozwiązanie. Sprawdzenie kompetencji i doświadczenia członków zespołu wdrożeniowego to krok, którego z pewnością nie można pominąć.

Krok 5. Podpisanie odpowiednich umów handlowych

Ostateczny wybór jednego dostawcy wiąże się ze sfinalizowaniem umowy wdrożeniowej. Warto skorzystać z pomocy prawnika, który zweryfikuje, czy umowa ramowa odpowiednio zabezpiecza nasze interesy, włączając w to procedury akceptacyjne, prawa autorskie, poufność, odpowiedzialność, gwarancje i rozstrzyganie sporów. Oprócz ogólnych warunków współpracy należy także zadbać o umowę licencyjną, utrzymaniową czy serwisową. Istotnym elementem jest również zdefiniowanie prac wdrożeniowych. Jeśli definicja wymaga sprecyzowania, można poprosić dostawcę o wykonanie analizy przedwdrożeniowej, która pozwoli na jednoznaczne opisanie zakresu i produktów wdrożenia nowego systemu.

Źródło: www.sage.com.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top