1CiOprogramowanie ERP może stanowić doskonałe rozwiązanie dla firm poszukujących możliwości wsparcia swojego rozwoju. Obecnie istnieje jednak zbyt wiele systemów ERP, co sprawia, że trudno jest wybrać odpowiednie narzędzie. Firmy muszą zatem przeprowadzić analizę, wysłać RFP (zapytania ofertowe) do dostawców i ich partnerów, itp.

 REKLAMA 
 PRZENIEŚ ERP DO CHMURY 
 
Dobrze sformułowany projekt wdrożenia ERP może okazać się czymś nieodzownym dla całego przedsięwzięcia. Z racji, że 60% projektów wdrożenia ERP kwalifikuje się jako nieudane, im bardziej postaramy się na pierwszym etapie, tym lepszy będzie ostateczny rezultat. Dziś opowiemy więc o przygotowywaniu skutecznego programu wdrożenia systemu ERP.

Sprzedaż oprogramowania ERP: przygotowanie

Rozwiązania ERP to skomplikowane i nierzadko kosztowne narzędzia biznesowe, które mogą zarówno zapewnić świetne wyniki, jak i szybko pochłonąć zasoby spółki, zostawiając ją daleko w tyle za konkurentami. Główna różnica pomiędzy udanymi a nieudanymi wdrożeniami takich projektów zwykle tkwi w ilości i jakości danych zebranych na etapie przygotowania.

Dostawcy systemów ERP powinni określić priorytety i zrozumieć wyzwania biznesowe, a następnie działać na tej podstawie przy proponowaniu konkretnych rozwiązań. Zasadniczo należy uwzględnić następujące kwestie:
  • Zakres projektu. Na tym etapie należy zidentyfikować wszelkie ograniczenia (organizacyjne lub geograficzne), potrzebę migracji danych i rodzaje funkcji dla konkretnych procesów biznesowych, jakie powinny znaleźć się w systemie, a także określić architekturę samego systemu oraz infrastrukturę potrzebną do jego obsługi.
  • Metodologia wdrażania. Wybór podejścia optymalnego dla klienta – od wdrożenia tradycyjnego, aż po ekspresowe.
  • Strategia wdrażania aplikacji biznesowych. Typowe opcje obejmują jednoetapowe lub wieloetapowe wdrożenie i uruchomienie systemu.
  • Przydział zasobów dla projektu. Niezbędne będzie zbadanie i opisanie wszystkich zagadnień związanych z budową zespołu projektowego oraz biura projektu.
  • Zakres prac partnera wspierającego realizację projektu. Jednym z kluczowych elementów procesu wdrożenia jest prawidłowy podział obowiązków. Konieczne będzie określenie tego, za co odpowiada nasza spółka jako partner, a za co klient. Ponadto trzeba będzie wyznaczyć konkretnych członków zespołu odpowiadających za dane etapy prac.
Poniżej przedstawiamy sześć kroków, które należy podjąć w celu zidentyfikowania kluczowych bolączek tego procesu oraz zebrania danych niezbędnych do sprzedaży systemu ERP.

Krok #0: Ocena działalności

Zrozumienie tego, w jakiej branży działa dana firma i jakie są jej uwarunkowania geograficzne, jak również tego, czy stosuje ona jakiekolwiek nietypowe procesy biznesowe lub szczególne prawodawstwo to kwestia kluczowa.

Na tym etapie dobrze jest także określić dokładny powód chęci nabycia nowego lub zastąpienia istniejącego rozwiązania ERP przez klienta. Przyczyna tego może być złożona i obejmować zarówno jakość oprogramowania lub wsparcia technicznego, jak i możliwości dostosowania systemu do unikalnych procesów biznesowych. Kierownictwo spółki może także stwierdzić, że poprawa jakości danych usprawni proces podejmowania decyzji.

Kolejnym ważnym zadaniem na tym etapie procesu wdrożenia jest świadomość priorytetów biznesowych oraz kluczowych bolączek przedsięwzięcia. Konieczna jest przy tym wiedza o tym, czy źródłem obecnych problemów są procesy biznesowe czy też samo oprogramowanie. Ponadto należy ustalić, czy wdrożenie systemu ERP stanowi aktualnie jedno z kluczowych zadań spółki klienta. Będzie to miało wpływ przede wszystkim na kolejne kroki.

Krok #1: Cele projektu

Przed podjęciem jakichkolwiek działań niezbędne jest określenie celów projektu. Należy to zrobić we współpracy z kluczowymi kierownikami funkcyjnymi. To właśnie oni będą wykorzystywać dane rozwiązanie na co dzień, co czyni ich doskonałym źródłem informacji. Pomogą oni zatem określić dokładne cele projektu, które mogą być następnie wykorzystane jako wytyczne do określenia priorytetów przy realizacji zadań projektowych, rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu innych ważnych decyzji.

Cele te można podzielić na dwie kategorie: cele ogólne oraz cele szczegółowe. Cele ogólne mogą obejmować:
  • Poprawę jakości obsługi klienta
  • Zwiększanie wydajności
  • Skrócenie czasu trwania procesu lub czasu realizacji zlecenia
  • Optymalizację kosztów i wydatków
  • Ulepszanie istniejących strategii biznesowych lub zapewnianie możliwości stworzenia nowych
Cele szczegółowe formułowane są bardziej dokładnie i powinny być:
  •  Konkretne i dokładne pod względem ilościowym
  • Wymierne
  • Zatwierdzone przez kierownictwo firmy
  • Przypisane do konkretnej osoby odpowiedzialnej za ich realizację

Uwaga: Cele projektu są tym, co spółka chce osiągnąć poprzez wdrożenie systemu ERP. Nie zostają one jednak osiągnięte natychmiast po jego uruchomieniu. Przeprowadzenie negocjacji z zarządem spółki w celu ustalenia realistycznych oczekiwań jest tu zatem nieodzowne.

Krok #2: Zakres projektu

Po wyznaczeniu celów przychodzi czas na ich doprecyzowanie tak, by określić ogólny zakres projektu. Aby zrobić to prawidłowo, należy uwzględnić następujące obszary:
  • Struktura spółki
  • Procesy biznesowe
  • Aplikacje biznesowe (moduły)
  • Funkcjonalność aplikacji biznesowych
  • Migracja danych
  • Interfejsy i architektura techniczna
  • Sprawozdania
  • Rozszerzenie standardowego kodu programu
  • Skala działalności
  • Wyjątki od ram projektu
Musimy w pełni poznać strukturę spółki, uwzględniając przy tym możliwe zagraniczne podmioty prawne, a także pełną listę procesów biznesowych do zautomatyzowania dostarczoną przez kluczowych interesariuszy. Musimy także zaznajomić się z listą aplikacji i modułów, które mają być wykorzystywane. Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestie związane z migracją danych, w tym na skład danych do zmigrowania, źródła danych oraz dostępność zasobów klienta potrzebnych do przygotowania i normalizacji danych. Wreszcie, kluczowe jest również zrozumienie technicznego krajobrazu obecnej i przyszłej infrastruktury spółki.

Krok #3: Metodologia wdrożenia

Istnieje kilka metodologii wdrożenia ERP, zaś każda z nich obejmuje standardowe zestawy zadań, w tym zbieranie i analizę wymagań, projektowanie, rozwój rozwiązania, testowanie i przygotowanie do eksploatacji. Różnice pomiędzy tymi metodologiami występują w kwestii zakresu, sposobu i czasu wykonywania takich czynności.

Aby to zilustrować, możemy wyróżnić dwa skrajne przypadki:
  •  Podejście tradycyjne
  • Szybka realizacja
Istnieje szansa, że w rzeczywistości zastosujemy rozwiązanie mieszczące się gdzieś w połowie drogi pomiędzy jednym a drugim. Istotne jest, aby przedstawić klientowi zarówno zalety, jak i ograniczenia każdej z opcji. Przykładowo jeśli klient ma specyficzne wymagania odnośnie ERP, a także chce przyspieszyć wdrożenie, konieczne może być dostosowanie tychże wymagań do rzeczywistości oraz podzielenie projektu na etapy.

Krok #4: Strategia wdrożenia ERP

Innym istotnym krokiem jest opracowanie strategii wdrożenia ERP. W tym celu musimy zebrać informacje, które pozwolą nam zaproponować klientowi strategię dopasowaną do danej spółki i jej sytuacji.

Zasadniczo w tym przypadku możemy wybrać jedną z dwóch podstawowych opcji:
  • Wdrożenie jednoetapowe
  • Wdrożenie wieloetapowe
Pierwszy wariant jest odpowiedni dla niezbyt dużych projektów, wdrożeń lokalnych oraz procesów o średniej złożoności. W przypadku zastosowania tej opcji w połączeniu z szybką realizacją może się jednak pojawić ryzyko. Próba szybkiego wdrożenia systemu ERP w firmie stosującej złożone, unikalne procesy biznesowe także może wywołać problemy. W takich przypadkach lepiej sprawdza się wdrożenie wieloetapowe.

Wieloetapowe wdrażanie pozwala ograniczyć ryzyko. Ponadto w przypadku podziału pracy na mniejsze etapy łatwiej jest osiągać widoczne rezultaty. Podział wdrożenia na etapy zmniejsza też skalę zasobów klienta niezbędnych do jego obsługi oraz obniża koszty projektu.

Krok #5: Zakres wsparcia doradczego

Nie można rozpocząć pracy nad projektem wdrożenia systemu ERP przed ukończeniem tego kroku. Posiadanie szczegółowego opisu zakresu odpowiedzialności oraz zadań każdego członka zespołu wdrożeniowego – zarówno po stronie klienta, jak i sprzedawcy lub jego partnera – jest rzeczą niezbędną.

Uwagi końcowe

Po ukończeniu powyższych kroków oraz przygotowaniu niezbędnych dokumentów, zebraniu i przeanalizowaniu wymagań ERP oraz określeniu zagrożeń i ograniczeń dla projektu możemy przygotować solidną ofertę biznesową.

Źródło: www.1ci.com/pl-pl/

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top