Digitalizacja procesów biznesowych optymalizuje pracę działów HR, przyśpiesza czasochłonne czynności, usprawnia obsługę pracowników i umożliwia wykonywanie obowiązków kadrowych również poza biurem. Przedsiębiorstwa, które to rozumieją – podążają tą drogą, a tym samym dbają o swoich pracowników i budują wizerunek nowoczesnej firmy. Jak przeprowadzić transformację cyfrową? Z czym to się wiąże i jak długo trwa?

 

Teoretycznie proces transformacji trwa ok. 30 tygodni, w praktyce jednak ten czas może się wydłużyć, a czasami też skrócić – wszystko zależy od przygotowania się firmy.

Bodźce, które wpływają na decyzję o digitalizacji

Rozwój jest jednym z celów każdego przedsiębiorstwa, a cyfryzacja – jedną z dróg do jego osiągnięcia. Stąd naturalne potrzeby dynamicznie rozwijającej się firmy są pierwszym czynnikiem przemawiającym za koniecznością digitalizacji. Optymalizacja procesów HR przyśpiesza procesy zatrudniania nowych pracowników, z kolei proste w użyciu i możliwie najbardziej zautomatyzowane rozwiązania umożliwiają sprawną ich obsługę.

Drugim z czynników, które wskazują na potrzebę digitalizacji są sygnały napływające od pracowników. Obecnie wiele czynności wykonują oni za pomocą urządzenia mobilnego: zakupy, opłaty, a nawet wizyty u lekarza, dlatego też w pracy oczekują sprawniejszej i wygodniejszej obsługi kadrowej. Takiej, gdzie po zaświadczenie o zarobkach, czy z wnioskiem o urlop nie ma konieczności osobistego spotykania się ze specjalistą HR.

Z perspektywy doświadczeń pracowników (employee experience) istotnym jest dążenie do upraszczania oraz dostosowywania procesów do ich potrzeb.

Odpowiednie przygotowanie przyśpiesza transformację

Jak już wspomnieliśmy – przygotowanie jest kluczem do sprawnej digitalizacji HR. W tym celu należy przeprowadzić dogłębną analizę sytuacji firmy, potrzeb pracowników i sprawdzić dostępne na rynku rozwiązania.

Dokładna analiza sytuacji wyjściowej firmy pozwoli zidentyfikować potrzeby pracowników, a także przedsiębiorstwa. Taki proces wymaga zaangażowania różnych zespołów, uwzględnienia ich perspektyw oraz oczekiwań. Dlatego istotne jest, by już na wstępie każda jednostka dokładnie wiedziała, co wnosi w projekt i w jakich ramach może się poruszać. Dokładne przygotowanie, omówienie zakresu działań zespołów i etapów analizy pozwoli płynnie wdrożyć wypracowane rozwiązania.

Kolejnym krokiem na etapie przygotowania jest inwentaryzacja procesów HR, wykorzystywanych narzędzi i dotychczasowego podejścia do dokumentacji pracowniczej. Napotkane problemy pozwolą ustalić możliwe do wprowadzenia metody, które zoptymalizują pracę.

Podczas ustalania priorytetów należy pamiętać o aspektach prawnych oraz ochronie danych osobowych pracowników. Może się okazać, że ze względu na przepisy z niektórych rozwiązań trzeba będzie zrezygnować. Dlatego też niezbędna jest współpraca z zespołem IT i security. Dzięki stałym konsultacjom z odpowiednimi specjalistami już na etapie analizy można przygotować się na możliwe ryzyka.

Kiedy o pewnych procesach się nie mówi – znaczy, że działają

Skąd wiadomo, że digitalizacja była konieczna, a proces jej wdrożenia przebiegł sprawnie? Jeśli pracownicy nie reagują, oznacza to, że zmiana była dla nich oczywista. Oczekiwali tego, a zastosowane rozwiązania są na tyle proste, intuicyjne i nie wymagają dodatkowego omówienia, że nie spowodowało to żadnej trudności w dostosowaniu się do nich.

Prawidłowo przeprowadzona analiza na początku procesu znacząco wpływa na efekt końcowy – samo wdrożenie przebiega sprawnie i niezauważalnie, a jego rezultat widać na co dzień.

Digitalizacja HR bez wątpienia jest istotną inwestycją, ale korzyści, jakie za nią idą, są warte tej pracy – transformacja cyfrowa automatyzuje procesy, optymalizuje wiele obszarów, co pozwala pracownikom przeznaczyć ten czas na mniej operacyjne tematy i na rozwój własnych kompetencji, np. budowanie partnerstwa z klientami zewnętrznymi.

Jeżeli interesuje Cię temat digitalizacji i chcesz poznać więcej praktycznych przykładów, zapraszamy do posłuchania podcastów „Praktycznie o digitalizacji HR” przygotowanych przez Unit4 Teta.

Źródło: www.teta.unit4.com/pl