Kluczem do sukcesu każdej firmy jest skuteczne zarządzanie jej działaniem. Skuteczne zarządzanie wymaga natomiast jasnego określenia celów i podporządkowania codziennego działania firmy jak najlepszej ich realizacji. Oczywiście możliwość realizacji celów każdej firmy weryfikuje otoczenie czyli rynek. Stawia to przed zarządem firmy konieczność stałej obserwacji zmieniającego się oto-czenia rynkowego firmy i aktywnego reagowania na te zmiany. Im szybsza i trafniejsza reakcja – tym lepszy efekt i umocnienie pozycji firmy na rynku.

{MosModule module=ArtykułyBI_Reklama}

Reagowanie na zmiany to z kolei konieczność szybkiego podejmowania - często śmiałych i ryzy-kownych – decyzji. By maksymalizować liczbę trafnych decyzji, a jednocześnie minimalizować ryzy-ko, podejmującym je menedżerom potrzebne są jak najbardziej aktualne informacje o własnej firmie i o jej otoczeniu, a także narzędzia ułatwiające agregację i analizowanie tych danych. Co równie istotne, menedżer musi mieć czas na przeanalizowanie danych i wypracowanie decyzji.

Narzędziami wspomagającymi procesy decyzyjne są dziś informatyczne systemy klasy Business Intelliegence (BI). Ich szybkie i elastyczne działanie daje menedżerom nie tylko podstawę do decyzji ale i pozwalają poświęcić więcej czasu na myślenie przy podejmowaniu decyzji.

Śmiało można powiedzieć, że BI to tak naprawdę rewolucja w głowie menedżera - w sposobie my-ślenia i prowadzenia biznesu, a nie kolejny system informatyczny w firmie. Dzięki BI menedżerowie sami mogą zadawać pytania i samodzielnie szukać na nie odpowiedzi, w prosty sposób sięgając do danych i wykonując analizy, i co najważniejsze wszystko to dostępne jest bez długich szkoleń, po-mocy informatyków, księgowych ….

BI to podniesienie jakości, i co ważniejsze, efek-tywności zarządzania i prowadzonego biznesu.

Od wiedzy do trafnych decyzji biznesowych

Hasło to dość trafnie oddaje najistotniejsze założenie wykorzystania systemów BI w procesie zarzą-dzania przedsiębiorstwem – ich zadaniem jest dostarczenie rzetelnej informacji biznesowej, na pod-stawie której, osoby na każdym szczeblu zarządzania będą mogły szybko podejmować właściwe decyzje.

Zarządzanie przez cele

Skutecznie zarządzać firmą można tylko wówczas, gdy wyznaczone są jasne cele jej działania – kierunek, w którym zmierza. Nie można osiągnąć sukcesu bez określenia czym on jest, nie można dojść do celu, jeśli go się najpierw nie zdefiniuje.

Dla wyznaczenia miejsca systemów BI wśród systemów do zarządzania przedsiębiorstwem najlepiej posłużyć się tzw. metodą zarządzania przez cele – opracowaną przez Petera Druckera – sprawdzo-ną i wykorzystywaną na świecie od wielu lat.

Istotę tej metody najlepiej ilustruje przedstawio¬na obok piramida. Patrząc od góry mamy:

Cel. Każda firma ma zdefiniowane konkretne cele strategiczne czy korporacyjne. Z ich osiągnięcia rozliczany jest zarząd firmy.

ZKW (SWOT/KCS). Zwykle co roku firma opracowuje także cele cząstkowe – dla poszczególnych rodzajów działalności, oddziałów czy innych jednostek organi¬za¬cyj¬nych. Cele opracowywane są najczęściej na podstawie analizy SWOT/Krytycznych Czyn¬ników Suk¬cesu. Wykorzystując do tego tzw. Zrównoważoną Kartę Wyników (balanced scorecard), która jest obecnie dość popularną i sprawdzoną na świecie metodą. Oczywiście można to zrobić też w dowolny inny sposób.

Analizy i Budżety. Na podstawie celów cząstkowych poszczególnych działów i analizy histo¬ry-cznych danych z firmy i jej rynkowego otoczenia powstają plany/budżety.

Monitorowanie realizacji. Po opracowaniu planów i zamknięciu budżetów następuje proces ich realizacji z jednoczesnym jego monitorowaniem, śledzeniem odchyleń i weryfikacją.

Przedstawiony w formie piramidy proces zarządzania firmą jest działaniem polegającym na stałym monitorowaniu procesów w firmie, porównywaniem ich z opracowanymi wcześniej planami i budże-tami, określeniem występujących odchyleń i wprowadzeniem koniecznych zmian do planów i budże-tów.

Cały ten proces zarządzania przez cele możemy nazwać controllingiem, który w szerokim ujęciu zawiera w sobie, praktycznie wszystkie procesy z pokazanej piramidy.

Systemy Business Intelligence wspomagają obszary zarówno analiz oraz planowania jak i całego procesu monitoro-wania realizacji założonych celów poprzez umożliwienie i zautomatyzowanie śledzenia odchyleń oraz wspomaganie weryfikacji realizacji planów/budżetów. W ten sposób systemy BI wspomagają cały proces controllingu w firmie i pełnią kluczową rolę w skutecznej implementacji w firmie metody zarządzania przez cele.

Controlling jako zarządzanie przyszłością

Słowo controlling jest często jest mylone ze słowem kontrola, choć obydwa znaczą co innego. Kon-trola odnosi się do przeszłości – kontrolujemy wyniki sprzedaży, działania, transakcje, itp. Controlling odnosi się natomiast do zarządzania czymś – a zarządzać można tylko przyszłością, na historię nie mamy już wpływu - można ją tylko analizować i wyciągać wnioski przydatne w planowaniu, bu-dżetowaniu itp. działaniach zaliczanych już do controllingu.

ERP czy BI

Proponując menedżerom ułatwienie zarządzania i sięgnięcie po narzędzia BI słyszymy często „a po co? Mamy przecież nowoczesny rozbudowany system ERP (ang. Enterprise Resources Planning).” Co prawda, nowoczesne systemy ERP mają spore możliwości w zakresie analityki czy rapor-towania, a czasami nawet wspierają takie procesy jak budżetowanie, to pamiętać należy, że po-wstały w zupełnie innym celu. Stworzono je i zoptymalizowano jako systemy transakcyjne i jako ta-kie, służą przede wszystkim do rejestrowania zdarzeń gospodarczych. Systemy ERP automatyzują jedynie pewne rutynowe procesy i zdarzenia zachodzące w każdym przed¬siębiorstwie, nie oferując szansy dostrzeżenia nowych możliwości, czy chociażby prognozowania przyszłych wydarzeń.

Systemy Business Intelligence odpowiadają natomiast przede wszystkim na potrzeby menadżerów i zarządów firm, wspomagają ich w procesach podejmowania decyzji biznesowych, gdzie analizy systemów transakcyjnych najzwyczajniej w świecie nie wystarczają, bo wymagają analizy danych uogólnionych (zagregowanych) i narzędzi wspomagających przewidywanie przyszłych zdarzeń, czy analizowanie wielu różnych scenariuszy typu „co będzie jeśli…”

Podejmowanie decyzji nie jest na pewno działaniem rutynowym, jego wspomaganie wymaga więc innych narzędzi.

Stąd też powstała idea a potem technologia hurtowni danych i kostek OLAP (o czym będzie mowa za chwilę) jako narzędzi, które mają tym zadaniom sprostać i być źródłem danych dla systemów BI.

Trafne decyzje – wystarczy tylko …

W dzisiejszej globalnej gospodarce, ogromnej konkurencji na rynku i bardzo szybko zmieniającym się rynku oraz ogólnej sytuacji gospodarczej wygrywa ten kto szybciej podejmie trafną decyzję. Oczywiście każda decyzja wiąże się z ryzykiem, istotne więc by móc to ryzyko minimalizować.

By podejmować trafne decyzje i minimalizować ryzyko potrzebne są tylko: wiarygodne dane, aktu-alne i kluczowe informacje, przewidywanie skutków decyzji i oczywiście odpowiedni ludzie. Wszystkie wspomniane składniki trafnych decyzji –z wyjątkiem ludzi, oczywiście – pomagają uzy-skać nam systemy BI. Dla uproszczenia wszystkie systemy transakcyjne nazywamy dalej systema-mi ERP i wskazujemy dlaczego BI ma większe możliwości.

Wiarygodne dane czyli dane nie obarczone istotnymi błędami i spójne w skali całej firmy trudno jest zwykle uzyskać bazując jedynie na systemie transakcyjnym. Porównując przykładowo dane doty-czące kosztów sprzedaży otrzymane z księgowości i działu handlowego uzyskamy zwykle znaczne różnice wynikające z innego rozumienia pojęcia kosztów czy przychodów (różne składniki), a często przede wszystkim z różnic wynikających z uwzględnienia, przez poszczególne działy, różnych składników w różnym czasie. Np. koszty czynszu, energii elektrycznej i telefonów stacjonarnych doliczane są przez księgowość dopiero na początku przyszłego miesiąca, dla działu sprzedaży mogą one być zupełnie niewidoczne. Systemy BI eliminują te różnice, potencjalne błędy oraz są w stanie dodać przewidywane wartości niektórych składników kosztów (na podstawie analizy danych hi-storycznych). Dane są dodatkowo agregowane (grupowane) w różnych przekrojach tak by ułatwić i przyspieszyć ich analizę – służy do tego tzw. hurtownia danych i wielowymiarowe kostki OLAP (ang. On-line Analytical Processing).

Aktualne informacje czyli dane dostępne automatycznie na żądanie bezpośrednio dla pytającego i obejmujące najbliższy wiarygodny czyli kompletny okres (ostatni dzień, tydzień, miesiąc). Co prawda większość systemów ERP umożliwia uzyskanie danych dla wybranego okresu (kiedyś stanowiło to poważny problem), to dostęp na żądanie nie jest możliwy. Co więcej uzyskanie nietypowego ze-stawienia czy analizy wymaga pomocy informatyków. Dodatkowo uzyskanie takich danych dodat-kowo obciąża system i dość długo trwa – system służy do obsługi bieżących transakcji a nie do prowadzenia analiz i sięgania do danych, używanych w tym czasie przez innych. System BI korzysta natomiast z danych przechowywanych w hurtowni danych, wstępnie już strukturalizowanych i zagregowanych – łatwiej nimi operować, a analizowanie ich nie ma najmniejszego wpływu na bieżą-cą pracę systemu ERP.

Kluczowe informacje czyli istotne dla podejmowanej decyzji informacje automatycznie zagregowa-ne i oddzielone od „szumu informacyjnego”. Raporty z systemów ERP są zwykle wielkimi zestawie-niami, w których ciężko jest wychwycić istotne prawidłowości, trendy czy kierunek zmian. Jeśli są one w postaci wielostronicowych zestawień, jest to szczególnie uciążliwe. Jeśli raporty są w postaci arkuszy kalkulacyjnych, to co prawda możliwa jest analiza danych ale trzeba się sprawnie posługi-wać programem typu Excell. System BI umożliwia natomiast bardzo proste grupowanie, wybieranie według zmienianych ad hoc kryteriów i analizowanie danych, przedstawianie ich w formie graficznej – np. na wykresach wskazujących trendy zmian. Dla ilustracji powyższego zagadnienia można po-dać przykład średniej wielkości sieci sprzedaży. Prezes tej firmy co miesiąc otrzymuje 250 stronico-wy raport z informacją o kosztach i przychodach każdej z placówek. Trudno wyobrazić sobie, że jest on w stanie w krótkim czasie przeczytać i przeanalizować zgromadzone tam informacje. Oznacza to, że wszelkie podejmowane decyzje będą obarczone błędem wynikającym albo z nadmiaru informacji albo z braku czasu na ich przestudiowanie. Idealny raport w takiej sytuacji to krótkie zestawienia podające kluczowe wskaźniki, trendy i odchylenia od planu z możliwością natychmiastowego drążenia danych w razie stwierdzenia takiej potrzeby. Takie rozwiązania dostępne są tylko w za-awansowanych rozwiązaniach BI.

Przewidywanie skutków decyzji, a precyzyjniej możliwość symulacji skutków decyzji. Każda pod-jęta decyzja, nawet najtrafniejsza może spowodować skutki, których nie brano pod uwagę. Planując działania w dłuższej perspektywie czasowej dobrze jest mieć możliwość przeanalizowania kilku ro-dzajów scenariuszy wydarzeń i sprawdzić wpływ planowanych działań, na całość biznesu firmy. Systemy ERP takich możliwości już w ogóle nie dają.

Odpowiedni ludzie czyli potrafiący korzystać z analiz i wyciągać właściwe wnioski. Choć prezento-wany tu jako ostatni, jest to tak naprawdę najważniejszy element. To przecież ludzie, nie systemy, podejmują te najważniejsze decyzje. Ważne jest, by na podstawie rzetelnych analiz potrafili wyciągać właściwe wnioski. Nie chodzi tu tylko i wyłącznie o szczebel zarządu ale o każdego pracownika, podejmującego codziennie decyzje mające w mniejszym lub większym stopniu wpływ na firmę. Bez dogodnego dostępu do wiarygodnych i istotnych danych – dopasowanych do potrzeb konkretnego stanowiska pracy i zakresu podejmowanych na nim decyzji - te decyzje będą podejmowane intuicyj-ne, a ich jakość będzie taka, jak trafny będzie każdorazowy osąd sytuacji decydującego pracownika. Przy obecnym poziomie złożoności i konkurencyjności gospodarki firmy – nawet na najniższym szczeblu - nie mogą już sobie pozwolić na zgadywanie czy działanie „na wyczucie”.

Forecasting czyli przewidywanie przyszłości

W systemach BI odzwierciedlony jest zwykle model biznesowy całego przedsiębiorstwa, stąd sprawdzanie różnych scenariuszy działania i skutków różnych decyzji jest bardzo proste.

Testowane scenariusze mogą być bardzo skomplikowane, zawierać wiele elementów zmiennych oraz mechanizmy korzystające z firmowej bazy wiedzy wynikającej m.in. z analizy historycznych danych zgromadzonych w różnych systemach firmy. Przykładowo w firmie transportowej bardzo ważne jest stałe śledzenia cen paliwa i prognozowanie kosztów transportu zależnie od wzrostów lub spadków cen.

Co więcej, niektóre systemy BI oferują wręcz narzędzia wczesnego ostrzegania – zwane Sentinel czyli Agent Przewidywania. Na podstawie danych statystycznych i historycznych firmy oraz informacji z monitorowania rynku zewnętrznego narzędzia te mogą z wyprzedzeniem automatycznie ostrzegać o zagrożeniach dotyczących uzyskania założonych, kluczowych wskaźników biznesowych dla firmy. Ostrzeżenia takie pozwala reagować z wyprzedzeniem – podejmować decyzje przed wystąpieniem groźnej sytuacji a nie dopiero po. Precyzja tego przewidywania rośnie w miarę upływu czasu używania systemu – narzędzia te mają wbudowane mechanizmy uczenia się.

Czyje decyzje wspierają systemy BI?

Systemy BI powstały by wspierać podejmowanie decyzji, stąd ich głównymi odbiorcami są prezesi, dyrektorzy zarządzający i dyrektorzy finansowi firm. To ich decyzje mają największy wpływ na przy-szłość przedsiębiorstw, a funkcjonalność systemów obejmuje przede wszystkim obszary, za które odpowiadają te właśnie osoby. Prawdziwą siłę nowoczesnych systemów BI stanowi jednak fakt, że możne je zaimplementować tak, iż wspomagać będą także codzienne działania i decyzje podejmo-wane także na niższych stanowiskach kierowniczych w różnych działach firmy (produkcja, sprzedaż czy marketing). Oczywiście zakres dostępnych danych i możliwości analitycznych musi być dosto-sowany do konkretnych potrzeb i uprawnień każdego użytkownika. System ma go wspomagać a nie zarzucać zbędnymi informacjami.

Trudną do przecenienia zaletą systemów BI jest prostota wykonywania niestandardowych zapytań i analiz bezpośrednio przez szukającego, bez pomocy informatyków, księgowych. Większość analiz tworzy się metodą wskaż (wybierz) dane, przesuń i upuść – tworząc w ten prosty sposób tabeli i wykresy.

Badania BusinessWeek Research Services wykazują duże zainteresowanie systemami Business Intelligence także ze strony dyrektorów IT, odpowiadających w firmach za zapewnienie zarządowi i pracownikom dostępu do rzetelnych informacji biznesowych.

Źródło: www.solemis.com
Autor: Ryszard Sadowski - Prezes Zarządu Solemis Group SA