Realizacja każdego projektu generuje koszty dla organizacji. Praktycznie zawsze istnieją koszty wewnętrznych zasobów dedykowanych do realizacji projektu, ale wiele projektów wymaga też zakupu określonych towarów lub usług z poza organizacji.

 REKLAMA 
 KLIKNIJ I POBIERZ RAPORT ERP 
 
Praktycznie każdy menedżer rozumie, że optymalizacja kosztów projektów od razu, bądź też w dłuższej perspektywie (np. wówczas, jeśli koszty projektu są kapitalizowane) wpływa na rentowność całej organizacji. Z tego względu, firmy powinny dołożyć wszelkich starań, aby optymalnie planować koszty projektów i skutecznie zarządzać przyjętym budżetem na etapie realizacji projektów.

Dopasowane do potrzeb Menedżera Projektu oprogramowanie umożliwi dla każdej inicjatywy stworzenie planu budżetu projektu i zarządzać jego realizacją.

Tworzenie budżetu projektu

Taki budżet projektu (przykład z systemu FlexiProject) pokazano na rysunku poniżej. Zanim omówimy jak ten budżet interpretować, wyjaśnię co oznaczają poszczególne kolumny pokazane na przykładowym ekranie aplikacji.
  • Prognoza – oznacza koszty projektu (a właściwie ich poziom) jakie przewidujemy, że będziemy musieli ponieść od chwili obecnej, tzn. momentu w którym aktualnie znajduje się projekt, do zakończenia jego realizacji.
  • Wykonanie – tu program wskazuje wydatki związane z projektem poniesione do chwili obecnej.
  • Razem – jest to suma kwot zawartych w kolumnach „Wykonanie” oraz „Prognoza”, czyli pełna suma kosztów projektów jakie już ponieśliśmy i jakie zamierzamy ponieść do końca realizacji projektu. • Plan – jest to zatwierdzony plan bazowy kosztów projektowych.
  • Odchylenie – w tym miejscu oprogramowanie wskazuje różnicę pomiędzy „Planem” a pozycją „Razem”. Aplikacja pokazuje odchylenie jakie potencjalnie wystąpi w momencie zakończenia projektu.


1 Przykładowy budżet projektu w programie FlexiProject

Oczywiście ważne jest rozumienie, jaki był plan budżetu projektu do chwili obecnej oraz jakie do chwili obecnej było wykonanie i jakie odchylenie między tymi pozycjami istnieje. Jeszcze większe znaczenie w budżetowaniu projektu ma rozumienie:
  • jakie koszty ponieśliśmy do chwili obecnej?
  • jakich kosztów spodziewamy się od chwili obecnej do końca projektu? 
  • jak suma tych kosztów ma się w stosunku do pełnego planowanego budżetu projektu?


W ten sposób, na każdym etapie projektu koncentrujemy się na tym, czy odniesiemy finansowy sukces na koniec projektu, czy też nie.

Aktualizacja budżetu projektu

Dlaczego taka perspektywa jest ważniejsza od monitorowania głównie odchylenia wykonania od planu do chwili obecnej? Otóż w trakcie realizacji projektu szereg rzeczy ulega zmianie, koszty przesuwają się w czasie, pojawiają się nowe wydatki, a niektóre z tych wcześniej zakładanych mogą okazać się niepotrzebne. Wszystko to uwzględniane jest w prognozie budżetu projektu i w ten sposób menedżerowie wiedzą w każdej chwili czy przekroczą budżet projektu, czy też nie.

Dla każdego projektu możemy zdefiniować dowolną ilość pozycji budżetowych. Każda pozycja budżetowa może być doprecyzowana oraz jeśli chcemy (system tego nie wymaga), powiązana z konkretnym zadaniem z harmonogramu projektu. Przykład wybranej pozycji budżetowej pokazano na ekranie poniżej.

W prawym dolnym rogu ekranu aplikacji widzimy z jakich elementów składa się „Wykonanie” (możemy tu wpisywać każdy dokument potwierdzający poniesione koszty i zamieszczać jego załącznik).

2 Przykład pozycji budżetowej na ekranie FlexiProject
 
Jeżeli daną pozycję budżetową powiążemy z konkretnym zadaniem z harmonogramu projektu, to na widoku harmonogramu będzie przy tej pozycji wyświetlał się znak „$”. Wejście w szczegóły zadania (w zakładkę powiązane) będzie pokazywało szczegóły budżetu dla tego zadania. Oba te przypadki pokazano na zrzutach ekranów poniżej.

 3 Powiązanie pozycji budżetowej z zadaniem w harmonogramie



Czytelny harmonogram projektu w programie FlexiProject sprawia, iż patrząc na niego od razu widzimy z jakimi zadaniami powiązane są pozycje budżetowe, ryzyka projektowe czy produkty. Analizując w ten sposób nasz plan działania w istotnym stopniu zabezpieczamy się przed „zapomnieniem” o jakimś wydatku projektowym. Analizując harmonogram, jeśli przy jakimś zadaniu nie wyświetla się ikonka „$” (a wiemy, że to zadanie będzie generowało określone wydatki) możemy w prosty sposób budżet projektu o taki wydatek uzupełnić.

Zarządzanie zmianami w budżecie projektu

Szczególnie w przypadku dłuższych projektów, szereg nieprzewidzianych na etapie planowania rzeczy może wydarzyć się w trakcie realizacji. Będą to rzeczy obiektywne a nie zaniedbania Kierownika Projektu. Realizacja projektu może wymagać np. istotnego zwiększenia budżetu projektu.

Dedykowany takim przypadkom jest dostępny w aplikacji dokument Wniosek o Zmianę Planu (Change Request). Kierownik Projektu, po uzasadnieniu dlaczego zwiększenie budżetu jest konieczne, wysyła dokument do akceptacji i po jej uzyskaniu system automatycznie przyjmuje nowy plan budżetu projektu, który od tej pory będzie podstawą do analizy odchyleń. Każda taka zmiana dokonana w trakcie trwania projektu jest przez system przechowywana i dodatkowo wyświetlana na czytelnym diagramie tak jak widzimy na ekranie poniżej.

Dodatkowo, np. Dział Kontrolingu firmy może wymagać od Kierowników Projektów lub też od Biura Zarządzania Projektami różnych informacji o sytuacji finansowej projektów. Nieocenioną funkcjonalnością oferowaną przez oprogramowanie FlexiProject jest możliwość tworzenia dowolnych raportów m.in. na tematy związane z finansami projektów. Takie raporty projektowe, w celu ich dalszej obróbki, możemy w prosty sposób wyeksportować np. do narzędzia MS Excel.

Źródło: FlexiSolutions

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top