BSC Drukarnia Opakowań S.A. jest jednym z wiodących dostawców opakowań z tektury i papieru na polskim rynku. Historia powstania spółki sięga roku 1991, kiedy to dwaj bracia Marian i Janusz Schwark wraz z Arkadiuszem Czyszem zawiązali spółkę i utworzyli zakład poligraficzny BSC S.C., który w roku 1999 został rozszerzony o BSC Drukarnia Opakowań S.A. Aktualnie spółka posiada dwa wyspecjalizowane zakłady produkcyjne w Poznaniu i zatrudnia ponad 400 pracowników.

 

Spółka koncentruje się na produkcji opakowań o wysokim stopniu przetworzenia dla przemysłu FMCG, jak również dla przemysłu farmaceutycznego. Co istotne, ponad 80% produkcji trafia do znanych na całym świecie koncernów, takich jak: Procter & Gamble, McDonald’s, Henkel, Avon czy Colgate.

System elektronicznego obiegu dokumentów usprawnia proces obsługi faktur w przedsiębiorstwie. Plus Workflow pozwala na automatyzację rejestracji i akceptacji dokumentów kosztowych. Implementacja systemu Plus Workflow do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi ma na celu nie tylko usprawnienie procesów i funkcjonowanie przedsiębiorstwa, ale również redukcję kosztów z nimi związanych. Ze wszystkich korzyści wdrożenia systemu BPM skorzystała właśnie firma BSC Drukarnia Opakowań S.A.

Prace wdrożeniowe obejmowały odzwierciedlenie procesu rejestracji i akceptacji faktur w systemie Plus Workflow wraz z masowym skanowaniem faktur. Spółka wykorzystała również elektroniczne archiwum dokumentów dostępne w systemie. Plus Workflow został całkowicie zintegrowany z systemem Symfonia SAGE w zakresie przekazywania danych o fakturach. Z platformy korzysta około 100 użytkowników, a skanowanie odbywa się na dwóch dostępnych punktach - miesięcznie skanując około 1000 faktur.

Proces rejestracji i akceptacji faktur w systemie Plus Workflow składa się z pięciu etapów:

1. rejestracja faktury,
2. opis merytoryczny faktury,
3. akceptacja I stopnia,
4. akceptacja ostateczna,
5. księgowanie faktury.

System pozwala na rejestrowania i akceptowanie faktur różnego rodzaju, m.in.: faktur magazynowych, kosztowych, zaliczkowych, rozliczeniowych i za usługi transportowe, również faktur Proforma. Co więcej, system nie pozwoli na dublowanie się faktur, jeśli ta została już wprowadzona do systemu. Rozwiązanie umożliwia pełną kontrolę faktur od momentu ich dotarcia do organizacji, aż po zaksięgowanie.

Na skutek wdrożenia systemu Plus Workflow, proces obsługi faktur w firmie BSC Drukarnia Opakowań S.A. przebiega w sposób sprawny i przyjazny dla użytkowników. Automatyzacja tego procesu wpłynęła pozytywnie na optymalizację działań oraz minimalizację czasu ich trwania. Elektroniczne archiwum natomiast, zapewnia uprawnionym do tego użytkownikom, dostęp do krytycznych informacji z poziomu przeglądarki internetowej, niezależnie od rzeczywistego położenia geograficznego i czasu.

Z wielu korzyści jakie przyniosło firmie BSC wdrożenie należy wymienić:

1. zoptymalizowanie i uporządkowanie procedur księgowych i weryfikacji transakcji biznesowych,
2. akceleracja kontroli nad dokumentami,
3. minimalizacja pracy manualnej,
4. natychmiastowy dostęp do dokumentów – dzięki elektronicznemu archiwum, upoważnieni użytkownicy mają dostęp do krytycznych informacji dotyczących faktur, z dowolnej przeglądarki internetowej,
5. ograniczenie opóźnień w przepływie informacji, poprzez przekazywanie ich w systemie informatycznym w sposób natychmiastowy.

Wykonana przed wdrożeniem analiza procesów biznesowych pozwoliła na dostosowanie systemu Plus Workflow pod wymagania klienta i jego potrzeby. Dzięki temu całe wdrożenie przebiegło w sposób płynny i bezproblemowy.

Źródło: www.suncode.pl