suncode logoZgodnie z obowiązującym prawem przedsiębiorcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych. Zaliczamy do nich, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15, „rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki”, których kwota przekracza 10 000 złotych. Coraz więcej firm podejmuje jednak decyzję o ewidencjonowaniu całościowego wyposażenia firmy, czyli również telefonów komórkowych, odzieży roboczej, drukarek itp. Z tego względu, niezbędny okazuje się system, umożliwiający kompleksowe administrowanie procesem zarządzania wyposażeniem i środkami trwałymi.

 REKLAMA 
 sole mis 
 
Rejestracja urządzenia i zgłoszenie awarii w Plus Workflow

Suncode zdaje sobie sprawę, jak istotna dla przedsiębiorców jest automatyzacja i optymalizacja procesów biznesowych, w tym, procesu zarządzania wyposażeniem. W rezultacie system Plus Workflow został wzbogacony o moduły, które umożliwiają kompleksowe zarządzanie tym procesem.

Rozwiązanie to nie tylko minimalizuje ryzyko pojawienia się błędów, ale również czas trwania konkretnych zadań w procesie, m.in. rejestracji urządzenia czy zgłoszenia awarii odpowiednim osobom. Dzięki Plus Workflow wszelkie informacje dotyczące konkretnego sprzętu takie jak np. numer identyfikacyjny, daty przeglądów, czy przebieg procesu naprawy, są zapisywane w jednym miejscu i dostępne dla upoważnionych użytkowników z dowolnego urządzenia, z poziomu przeglądarki internetowej, 24/7.

Karta urządzania w systemie Plus Workflow

Uprawniony użytkownik może stworzyć w systemie Plus Workflow tzw. kartę urządzenia, czyli elektroniczny formularz, w którym zawarte są wszystkie dane techniczne, takie jak np. planowane daty przeglądów, czy użytkownik, który aktualnie eksploatuje dane urządzenie. Wystarczy dokonać rejestracji wybranego elementu wyposażenia poprzez podanie w formularzu systemu wymaganych danych, takich jak np.:
  • Nazwa urządzenia; 
  • Rodzaj;
  • Numer fabryczny; 
  • Lokalizacja; 
  • Producent;
  • Rok produkcji;
  • Data uruchomienia;
  • Przeznaczenie;
  • Termin najbliższego przeglądu.


Z poziomu karty urządzenia można zgłosić awarię, wyrejestrować urządzenie, zlecić wykonanie przeglądu okresowego, czy remontu. Warto również zaznaczyć, że każde zarejestrowanie urządzenie posiada swój numer identyfikacyjny, wygenerowany automatycznie przez system.

Suncode Rysunek1 Karta urządzenia Rysunek 1. Przykładowy widok fragmentu karty urządzenia

 

Zgłoszenie awarii z poziomu Plus Workflow

Jeżeli dojdzie do awarii urządzenia, użytkownik może natychmiast zgłosić ten fakt do odpowiedniej osoby, bezpośrednio z poziomu systemu Plus Workflow. Dzięki temu rozwiązaniu pracownik może nie tylko sprawdzić, jakie działania zostały podjęte w tym zakresie, ale również monitorować ich koszt. Co więcej, historia wykonanych czynności jest zapisywana w elektronicznym formularzu karty urządzenia, co daje pełnię wiedzy na temat danego elementu wyposażenia, jego dokumentacji, czy akcji podjętych w ramach przeglądów i napraw.

Suncode Rysunek2 Zgłoszenie awarii Rysunek 2. Formularz zgłaszania awarii w systemie Plus Workflow

Wdrożenie systemu Plus Workflow w zakresie administrowania środkami trwałymi i całościowym wyposażeniem firmy przynosi wymierne korzyści dla przedsiębiorstwa. Nie tylko usprawnia przepływ informacji pomiędzy pracownikami oraz minimalizuje ryzyko pojawienia się tzw. błędu ludzkiego, ale również redukuje koszty i zwiększa kontrolę nad posiadanym sprzętem i jego eksploatacją.

Źródło: www.suncode.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top