Bank Spółdzielczy Duszniki z siedzibą w Szamotułach na kolejnym etapie digitalizacji
COMARCHEliminacja wydruków, oszczędność czasu i sprawniejsze procesowanie dokumentów – to tylko kilka z korzyści uruchomienia aplikacji do zarządzania obiegiem dokumentów, jakie zauważają pracownicy Banku Spółdzielczego Duszniki. System Comarch DMS zapewnia obsługę elektronicznego obiegu faktur kosztowych, umów z kontrahentami oraz teczek kredytowych klientów banku.


 REKLAMA 
 Wdrażasz KSeF w firmie 
 
Program do digitalizacji dokumentów wykorzystywany jest w Banku Spółdzielczym Duszniki jako element systemu Comarch ERP XL, w ramach którego użytkowane są również moduły: księgowość, środki trwałe, kadry i płace, Business Intelligence oraz aplikacja Comarch HRM (Human Resources Management). Z narzędzi informatycznych korzystają wszyscy pracownicy instytucji, czyli ponad 160 osób pracujących na co dzień w centrali i trzynastu placówkach handlowych banku.

Czas na (r)ewolucję

Na początku 2020 roku podjęliśmy decyzję o konieczności uruchomienia systemu informatycznego, który zapewni nam wsparcie w digitalizacji instytucji oraz pozwoli na odejście od realizowania obiegu w formie papierowej, a także zastąpi narzędzie, które spełniało dotychczas głównie funkcję archiwum dokumentów - mówi Anna Krawczyk, Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego Duszniki. Zapoznaliśmy się z ofertą poszczególnych dostawców IT i systemem, który najbardziej odpowiadał na nasze potrzeby był Comarch DMS. Po kolejnych analizach zauważyliśmy, że najbardziej optymalnym rozwiązaniem zarówno pod kątem informatyzacji banku, jak i kosztów z tym związanych będzie kompleksowa rozbudowa środowiska IT. Dlatego zdecydowaliśmy się również na wdrożenie wielomodułowego systemu Comarch ERP XL do obsługi obszarów księgowości, kadr i płac oraz środków trwałych, co pozwoliło zastąpić szereg innych używanych wcześniej programów.


Prace wdrożeniowe ruszyły w miesiącach, kiedy zaczęły obowiązywać obostrzenia sanitarne związane z pandemią COVID-19 oraz wprowadzany był lockdown w kolejnych branżach gospodarki, więc było to dla nas duże wyzwanie. Decyzje, które wtedy podjęliśmy były trudne, ale czas pokazał, że konieczne i bardzo trafione, ponieważ teraz dysponujemy kompleksowym środowiskiem informatycznym i doskonale odnajdujemy się w nowych warunkach pracy oraz kontaktach z klientami – dodaje Arkadiusz Kulig, Wiceprezes Zarządu BS Duszniki.


Dużo się zmieniło

Głównym obszarem, który uporządkował system Comarch DMS były „teczki kredytowe”, a więc szereg dokumentów, które są niezbędne do przeprocesowania i podpisania umowy. Po podpisaniu umowy tradycyjne teczki kredytowe są archiwizowane, jednak bardzo często zachodzi potrzeba ponownego do nich sięgnięcia w celu odczytu, wykonania kopii lub uzupełnienia dokumentów i zaświadczeń. W przypadku tradycyjnych teczek papierowych pracownik banku musiał wtedy udać się do archiwum, pobrać teczkę zgodnie z procedurami bankowymi, wykonać kopię dokumentów, a następnie zwrócić teczkę do archiwum. Proces ten angażował innych pracowników – pracownik archiwum wyszukiwał teczkę, a następnie – po jej zwrocie – umieszczał ją ponownie we właściwym miejscu w archiwum. W elektronicznym repozytorium dostęp do wszystkich dokumentów kredytowych jest możliwy w czasie rzeczywistym dla pracowników różnych komórek zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Dodatkowo elektroniczne repozytorium daje możliwość łatwego i szybkiego wyszukiwania teczek kredytowych i/lub poszczególnych dokumentów. Bank wcześniej dysponował już elektronicznym repozytorium dokumentów, jednak system ten miał ograniczone możliwości wyszukiwania dokumentów i nie dawał możliwości budowania procesów elektronicznych obiegów dokumentów.

Ponadto planując wdrożenie systemu Comarch DMS postawiliśmy sobie za cel także usprawnienie tego obszaru i przemodelowanie procesu zbierania dokumentów. Utworzyliśmy obieg o nazwie „teczka kredytowa”. Każda z nich ma indywidualny numer i zawiera dokumenty i zaświadczenia niezbędne przy składaniu wniosku kredytowego. Dokumenty raz wprowadzone do systemu, mogą być wykorzystywane przy kolejnych umowach – opisuje Arkadiusz Kulig.


Teraz pracownik przy uruchamianiu procesu kredytowego i zakładaniu „teczki kredytowej” ma możliwość sprawdzenia w systemie, czy dany klient korzysta już z usług banku i zweryfikowania, czy wszystkie wymagane dokumenty są zgodne z wymogami. Jeśli są aktualne, może je wykorzystać przy procesowaniu wniosku i wpiąć do nowej „teczki kredytowej”.

Dodatkowo wdrożenie Comarch DMS ograniczyło nam liczbę wydruków. Pracownicy mają dostęp do elektronicznych teczek niezależnie od miejsca przechowywania ich papierowej wersji oraz możliwość pracy zdalnej na dokumentach – podkreśla Michał Słabicki, Kierownik Zespołu Informatyki. Aktualnie system utrzymuje kilka tysięcy „teczek kredytowych”, czyli ponad 300 tysięcy aktywnych dokumentów – dodaje.


Comarch DMS weryfikuje również dokumenty w przypadku zamykania konkretnej umowy kredytowej. Sprawdza, czy są one wykorzystane przy innym produkcie. Jeśli nie, automatycznie przesyłane są one do archiwum. Eliminuje to problem dokumentów nieprzypisanych do żadnej sprawy.

E-Faktury

W ramach wdrożenia programu Comarch DMS został utworzony także obieg faktur. Do banku trafiają one w formie papierowej, jak i elektronicznej - drogą mailową. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR, który wykorzystując technologię optycznego rozpoznawania znaków wprowadza je do obiegu dokumentów. Do tego samego systemu trafiają też maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów.

W kolejnym etapie do dokumentu są przypisywane kategorie finansowe oraz centra, w których koszt powstaje. Następnie faktura przekazywana jest do osoby, która ją opisuje i dalej do osób akceptujących koszty (występuje kilka poziomów akceptacji), by na koniec wrócić do działu księgowości, gdzie tzw. jednym kliknięciem faktura jest księgowana.

Uruchomienie elektronicznego obiegu faktur znacznie usprawniło procesowanie dokumentów, poprawiło terminowość płatności oraz ograniczyło liczbę papierowej korespondencji. W tej chwili nawet 95 procent kontrahentów przesyła nam faktury elektronicznie ¬– mówi Anna Nawrot, Kierownik Zespołu Finansowo - Księgowego. Dodatkowo mamy czytelny podgląd kosztów generowanych przez poszczególne oddziały banku czy też opłat za usługi, z których korzystamy. Jesteśmy w stanie wykryć, gdzie są one za wysokie i dzięki temu podjąć właściwe działania.


Dodatkowe możliwości wykorzystania Comarch DMS: elektroniczne teczki z umowami

Dusznicki Bank, jak każda firma, podpisuje umowy z dostawcami usług czy też produktów. Repozytorium umów zostało również przeniesione do systemu Comarch DMS, gdzie utworzono dwa obiegi: jeden dla umów a drugi dla aneksów z opcją ich łączenia.

System daje możliwość sprawdzenia, czy dana umowa była uzupełniana o aneksy oraz sprawdzenia ich treści. Jeżeli dokument był podpisany wiele lat temu i pojawi się konieczność sporządzenia nowego dokumentu - aneksu, to nowsza jego wersja zostanie zamieszczona w tym samym katalogu, aby zachować ciągłość historii danego kontraktu. To jest bardzo duże uproszczenie dla działów administracyjnych, które później zarządzają takimi dokumentami – zaznacza Michał Słabicki.


Wdrożone i uruchomione funkcjonalności sprawdzają się, co często podkreślają pracownicy banku. Dlatego planujemy rozbudowę elektronicznego obiegu dokumentów i testujemy kolejne obszary digitalizacji, które powinny usprawnić komunikację między placówkami oraz przyspieszyć weryfikację wniosków kredytowych, a docelowo podnieść konkurencyjność banku – podsumowuje Anna Krawczyk, Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego Duszniki.


Źródło: www.comach.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top