E-narzędzia w rękach urzędników

Kolejne polskie gminy powiedziały ”NIE” stosom papierowych dokumentów. W urzędach w Borku Wielkopolskim, Grębocicach i Pęcławiu zakończyło się wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów firmy MIS SA. W każdym z samorządów wprowadzono także inne narzędzia IT. Wszystkie służą lepszej obsłudze klientów.

Samorządy w Polsce już wiedzą, że nowoczesna administracja musi korzystać z narzędzi informatycznych.

Na wzrost zainteresowania sektora publicznego rozwiązaniami IT mają wpływ trzy czynniki: prawo, unijne dotacje i oczekiwania klientów – mówi Marcel Kasprzak, prezes MIS SA. – Nowe przepisy wymagają od samorządów, by wprowadzały innowacyjne narzędzia, a ponieważ część projektów jest finansowana z pieniędzy unijnych, tym łatwiej jest je wdrażać. Wysokich standardów obsługi oczekują też klienci. Chcą być po prostu obsłużeni w urzędzie szybko i sprawnie – wyjaśnia.

Pracę urzędników usprawnia i przyspiesza elektroniczny obieg dokumentów.

Narzędzie służy do wymiany informacji, które do tej pory miały postać papierową, a teraz są przechowywane, przekazywane i udostępniane w formie elektronicznej – wyjaśnia Marcin Rogoziński, kierownik zespołu Urzędy w MIS SA.

Firma zakończyła wdrażanie takiego systemu w Urzędzie Miejskim w Borku Wielkopolskim.

Teraz pismo wpływające do urzędu jest skanowane i rozpatrywane w formie elektronicznej w poszczególnych wydziałach. W każdym momencie można sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dana sprawa oraz śledzić na bieżąco wprowadzane zmiany. Wszystko dzięki temu, że urzędnicy pracują nad jedną, elektroniczną wersją dokumentu – tłumaczy Marcin Rogoziński.

W Borku Wielkopolskim oprócz elektronicznego obiegu dokumentów, zintegrowanego z Biuletynem Informacji Publicznej oraz Elektroniczną Skrzynką Podawczą, wprowadzono także system ocen pracowniczych. Aplikacja usprawnia przeprowadzanie corocznej oceny pracowników administracji, a także ułatwia systematyczne zbieranie informacji na temat jakości pracy urzędników.

Dolnośląski Pęcław także korzysta z e-narzędzi autorstwa MIS SA. W tamtejszym Urzędzie Gminy elektroniczny obieg dokumentów został zintegrowany z innymi systemami, w tym z BIP. W efekcie mieszkańcy mogą korzystać z Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Urzędnicy zostali wyposażeni również w nowy sprzęt informatyczny, w tym w komputery; przebudowano serwerownię oraz zbudowano informatyczną sieć strukturalną. Ponadto w urzędzie stanął monitorowany Infokiosk. Cały projekt został dofinansowany w 85 procentach ze środków unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego.

MIS SA zakończył także pracę nad dofinansowanym przez UE projektem informatycznym w Urzędzie Gminy w Grębocicach, również na Dolnym Śląsku. Mieszkańcy Grębocic mogą korzystać teraz z Infokiosku, a urząd ma zmodernizowaną stronę www. Urzędnicy są gotowi przyjmować dokumenty od klientów za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej, funkcjonuje też elektroniczny obieg dokumentów. Pracownicy urzędu zostali przeszkoleni, tak by mogli sprawnie korzystać z narzędzi IT.

Szkolenia to ważna część projektu, ponieważ lęk przed nieznanym jest największą barierą w informatyzacji urzędów – mówi Marcel Kasprzak, prezes MIS SA.

Dlatego firma zachęca samorządy, by oprócz przeznaczania pieniędzy na sprzęt i oprogramowanie, inwestowały w ludzi. Gdy urzędnicy nauczą się sprawnie korzystać z narzędzi IT, zrozumieją, że przynoszą one same korzyści. Informatyka porządkuje, usprawnia, pozwala oszczędzać czas – wylicza Marcel Kasprzak. A przecież – jak mówi stare porzekadło - czas to pieniądz, także w samorządach.

Źródło: www.mis.eu