6WIN i System Zarządzania Forte – sprzedaż pod kontrolą

6WIN Sp. z o.o. prowadzi import i sprzedaż win we własnej sieci sklepów specjalistycznych, w sklepach internetowych oraz poprzez prężnie działający dział Telemarketingu. W swojej ofercie posiada różnorodne wina, a także specjalnie skomponowane zestawy.

Wyróżniającym elementem działalności jest organizacja spotkań ze znajomości szczepów win prowadzona przez wysokiej klasy ekspertów. Podstawowe i zaawansowane szkolenia enologiczne odbywają się we własnych sklepach 6WIN, jak również na zaproszenie klientów, w miejscach przez nich wybranych.

Aktualnie sklepy 6WIN zlokalizowane są w miastach: Białystok, Gdynia, Gliwice, Katowice, Kraków, Opole, Poznań, Rybnik, Rzeszów, Sopot, Szczecin, Wrocław, a w najbliższym czasie otwarte zostaną jeszcze dwa w Warszawie.

W związku z przyjęciem nowej strategii rozwoju w 2013 roku, została podjęta decyzja o wdrożeniu kompleksowego systemu wspierającego procesy biznesowe w przedsiębiorstwie handlowym, jakim jest 6WIN Sp. z o.o. System miał funkcjonować zarówno w centrali firmy, jak i we wszystkich 12 sklepach. O oczekiwaniach kadry zarządzającej względem systemu informatycznego opowiada Justyna Mateuszuk – Pełnomocnik Spółki ds. księgowo - kadrowych:

Głównym aspektem była prosta obsługa systemu sprzedażowego dla pracowników sklepowych oraz bieżące dostosowywanie programów do zmian w przepisach. Chcieliśmy, żeby aplikacje nadążały za rozwojem naszej firmy, poprzez możliwość rozbudowy o dodatkowe stanowiska i moduły, a także w zakresie wprowadzania zmian i modyfikacji poprzez tworzenie rozwiązań specyficznych dla firmy. W celu usprawnienia pracy, oczekiwaliśmy, że będzie możliwe skonfigurowanie go z systemami urzędów, czy też w zakresie płatności elektronicznych, wyciągów bankowych, obsługi przesyłek kurierskich, czy kas fiskalnych.

Korzystne doświadczenia osób zarządzających spółką oraz pozytywne opinie na temat Sytemu Zarządzania Forte sprawiły, że 6WIN przy udziale konsultantów MAP solutions Sp. z o.o., zdecydowało się na zakup modułów: Handel, Finanse i Księgowość, Kadry i Płace oraz e-Deklaracje. Prace nad wdrożeniem i dostosowaniem systemu zlecono firmie z wieloletnim doświadczeniem – MAP solutions Sp. z o.o.

Prace informatyczne przeprowadzone zostały w ciągu miesiąca, a o ich przebiegu mówi Łukasz Deres – Specjalista ds. Wdrożeń w MAP solutions Sp. z o.o.

W celu rozpoznania wszystkich potrzeb klienta przeprowadziliśmy analizę przedwdrożeniową, głównie w zakresie procesów dystrybucji produktów, która wykazała, że najistotniejszym aspektem jest rozwiązanie problemów z dekretacją dokumentów sprzedaży. Automatyzacja procesu wprowadzania sprzedaży, wykonywanego przez użytkowników końcowych (pracowników sklepów), miała umożliwić szybkie wdrożenie nowego użytkownika w obsługę programu oraz wyeliminować ewentualne pomyłki. Dlatego, po wykonaniu instalacji i konfiguracji MS SQL, programu finansowo – księgowego oraz handlowego, zastosowaliśmy specjalnie przygotowany raport przyspieszający księgowanie dokumentów. Rozwiązanie pozwoliło na automatyczne przypisanie dokumentów sprzedaży do sposobu księgowania, z wykorzystaniem kryterium: działu i typu płatności (karta, przelew, kasa, pobrania, e-płatności, bony podarunkowe).

W zakresie automatyzacji przelewów oraz wyciągów bankowych zastosowana została aplikacja Nasz Bank Professional, a w następnej kolejności wdrożony został również program Forte Kadry i Płace oraz e-Deklaracje. Kontynuuje Łukasz Deres – Specjalista ds. Wdrożeń

Ze względu na specyfikę działalności handlowej 6WIN Sp. z o.o., nasze prace wykonane zostały zarówno w centrali firmy oraz we wszystkich sklepach. W momencie zakończenia wdrożenia z systemu korzystało 16 użytkowników w sklepach, w dziale logistyki, księgowości a także Zarząd.

Elastyczność systemu Forte pozwoliła zrealizować sprecyzowane potrzeby firmy 6WIN Sp. z o.o. dzięki możliwości przygotowania przez Dział Rozwiązań Indywidualnych MAP solutions Sp. z o.o. programów rozszerzających podstawową funkcjonalność. O dedykowanych aplikacjach mówi Izabela Sobolewska – Kierownik Zespołu Rozwiązań Indywidualnych:

Do najistotniejszych należy raport wspierający ewidencję i rozliczanie kart podarunkowych 6WIN, które klienci mogą realizować w sieci sklepów. System pozwala na realizację płatności kartą podarunkową. Poszczególne karty wprowadzane są do systemu jako towar z nominałem z wykorzystaniem numerów seryjnych – pozwala to na uniknięcie błędów i na wykorzystanie karty podarunkowej przez klienta tylko jeden raz. Kolejną funkcjonalnością, którą przygotowaliśmy jest aplikacja – Obsługa przesyłek UPS, która automatyzuje czynności w zakresie generowania listów przewozowych na podstawie dokumentów WZ. Dzięki powiązaniu programu z systemem internetowym firmy kurierskiej UPS, o nadanych paczkach wysyłana jest do odbiorcy wiadomość e-mail z linkiem umożliwiającym śledzenie przesyłki. Następnie wykonaliśmy również usprawnienie w zakresie kart płatniczych, pozwalające na automatyczne rozliczenie w programie Forte Finanse i Księgowość poszczególnych transakcji.

MAP solutions Sp. z o.o. stale administruje i serwisuje wdrożony system oraz zapewnia wsparcie w zakresie rozwiązywania bieżących problemów pracowników. W przypadku posiadania kilkunastu sklepów nie można wykluczyć pomyłek użytkowników, dlatego dla zarządzających firmą 6WIN tak ważne jest posiadanie umowy serwisowej z oznaczonym czasem reakcji.

Wdrożony system jest bardzo pozytywnie oceniany przez kadrę zarządzającą oraz pracowników 6WIN Sp. z o.o., a o najważniejszych jego zaletach mówi Justyna Mateuszuk – Pełnomocnik Spółki ds. księgowo - kadrowych:

Bezproblemowa i intuicyjna obsługa programów pozwala na oszczędność czasu, wyeliminowanie błędów oraz uproszczenie księgowania dokumentów. Bardzo chwalę sobie fakt, że system pozwala na wysyłkę deklaracji do Urzędów Skarbowych, deklaracji Intrastat, czy formularzy ZUS. Dodatkowo usatysfakcjonowana jestem częstotliwością wprowadzania nowych wersji, dostosowanych do zmian w przepisach i poprawiających komfort pracy z oprogramowaniem. Integracja danych i informacji ze wszystkich sklepów w jeden system umożliwia dostęp do danych finansowo – sprzedażowych oraz ich analizę przez osoby zarządzające firmą. Dalszy rozwój 6WIN Sp. z o.o. przewiduje stałą rozbudowę programu Forte Handel o nowe stanowiska – do końca 2013 roku liczba użytkowników ma wzrosnąć do 25. Planujemy również zakup nowego programu dla franczyzobiorców spółki i jego dzierżawę.

Źródło: www.mapsolutions.pl