System ERP Mirosoft Dynamics AX w Aflofarm

System ERP Microsoft Dynamics AX, rozbudowany o rozwiązania przygotowane pod kątem wymagań branży farmaceutycznej, kompleksowo wspiera Aflofarm Farmacja Polska Sp. z o.o. we wszystkich aspektach funkcjonowania firmy, wspomagając jej stabilny rozwój i dynamiczne poszerzanie obszaru działalności.

Aflofarm jest pierwszym w Polsce pod względem sprzedaży producentem leków dostępnych bez recepty (OTC). Firma szczyci się ponad dwudziestoletnim doświadczeniem, będąc jednocześnie niekwestionowanym liderem w zakresie nowoczesnych technologii farmaceutycznych. Kilkanaście produktów z jej portfolio zajmuje najwyższe pozycje lub plasuje się w ścisłej czołówce swoich klas terapeutycznych.

Aflofarm pracuje w oparciu o Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami PN-EN-ISO 9001, PN EN ISO 14001, EN ISO 22000, EN ISO 13485, PN N 18001 oraz GMP, który zapewnia najwyższą jakość wytwarzanych produktów. Co więcej, Aflofarm jest laureatem wielu prestiżowych nagród i wyróżnień, w tym m.in. wyróżnienia w rankingu Diamenty Forbesa czy certyfikatu przedsiębiorstwa Fair Play.

Aflofarm oferuje jedne z najbardziej złożonych i nowatorskich produktów dostępnych na rynku. Motto firmy: „Lider z pasją dla innowacji” doskonale odzwierciedla jej wartości. Aby dostarczać na rynek najwyższej klasy produkty w przystępnej cenie, Aflofarm stawia na projektowanie, badania, rozwój i innowacje we wszystkich obszarach działania. Nowoczesne podejście marketingowe i technologie zapewniają odpowiednią jakość produktom i usługom firmy, dzięki czemu Aflofarm może w pełni zaspokoić potrzeby swoich klientów.

Wyzwanie

Podstawową działalnością Aflofarm jest projektowanie, wytwarzanie i dostarczanie klientom farmaceutyków, suplementów diety oraz kosmetyków spełniających ich wymagania. Dlatego też firma poszukiwała rozwiązania, które zapewniłoby wsparcie w obszarach produkcji, zarządzania zapasami, rozrachunków z dostawcami i klientami oraz zarządzania finansami firmy, a także ułatwiło kalkulację powyższych procesów w kosztach rzeczywistych ze szczegółową identyfikacją kosztów pośrednich.

Oprócz wyżej wymienionych, firma oferuje także szereg innych specjalistycznych usług, m.in. analizy fizykochemiczne surowców i produktów, opracowywanie dokumentacji rejestracyjnej, wytwarzanie i pakowanie w różnego rodzaju pojemniki (tuby, słoiki, butelki, kartoniki) oraz magazynowanie produktów na zlecenie.

Dodatkowe wyzwanie stanowiła konieczność dostosowania wdrożonego systemu do przepisów prawa farmaceutycznego oraz norm i standardów branżowych (ISO, GMP, GLP, EMEA).

Wdrożenie w branży farmaceutycznej wyróżnia konieczność walidacji oprogramowania oraz wysokie standardy dotyczące zapewnienia jakości. Założeniem wszelkich działań projektowych i wdrożeniowych było uruchomienie platformy zwalidowanej zgodnie z zasadami GAMP 5 oraz odzwierciedlenie w niej wymagań prawnych dotyczących jakości. – wyjaśnia Michał Sopiński, prezes zarządu I&B Consulting – spółki odpowiedzialnej za wdrożenie.

Jednym z najważniejszych wymogów branżowych jest konieczność zapewnienia pełnej identyfikacji (m.in. nr partii, data ważności, status Kontroli Jakości, parametry jakościowe) i identyfikowalności (pochodzenie towaru, do jakich partii wyrobu został zużyty, któremu odbiorcy został sprzedany) każdego towaru. Aflofarm poszukiwał systemu, który zapewniałby skuteczne mechanizmy gwarantujące, że tylko towary spełniające wymagania jakościowe zostaną użyte do procesu wytwarzania i wprowadzone do sprzedaży.

Rozwiązanie

W Aflofarm zaimplementowano system klasy ERP oparty o platformę Microsoft Dynamics AX, obejmujący takie moduły funkcjonalne jak: finanse z elementami rachunkowości zarządczej, kontrola jakości, logistyka, produkcja, zarządzanie projektami i transport. Aby odpowiedzieć na indywidualne potrzeby firmy, rozwiązanie zostało wzbogacone między innymi o współpracę z systemem kodów kreskowych służącym do identyfikacji statusów towarów oraz z zewnętrzną aplikacją do planowania tras. Ponadto system usprawnia współpracę zarówno z dostawcami materiałów, jak i hurtowymi odbiorcami produktów.

Wcześniej firma korzystała z autorskiego rozwiązania, które na pewnym etapie rozwoju firmy okazało się niewystarczające. Aflofarm potrzebował elastycznego i skalowalnego oprogramowania, które nadążałoby za zmieniającymi się potrzebami przedsiębiorstwa. Z tego powodu firma zdecydowała się na zakup licencji Microsoft Dynamics AX i instalację na własnej infrastrukturze sprzętowej (model on-premise). Taki sposób użytkowania systemu sprawia, że z platformy można korzystać bez ograniczeń, a w razie potrzeby można ją rozwinąć o dodatkowe elementy. Zespół IT, który wcześniej odpowiadał za stworzenie i rozwój dotychczasowego systemu „szytego na miarę”, obecnie wykorzystuje swoje kompetencje do administrowania i podstawowego programowania w Microsoft Dynamics AX.

Przed dokonaniem ostatecznego wyboru rozwiązania, Zarząd Aflofarm zebrał od innych przedsiębiorstw wykorzystujących Microsoft Dynamics AX dokładne informacje na temat funkcjonalności systemu. Do zakupu oprogramowania Aflofarm przekonały takie atuty platformy, jak: szeroki zakres funkcjonalny, wysoka elastyczność, pozwalająca dostosować system do specyficznych potrzeb oraz korzystna oferta cenowa. Dodatkowymi argumentami uzasadniającymi tę decyzję były także integracja z innymi produktami Microsoft oraz podobieństwo interfejsu systemu do dobrze znanego przez pracowników firmy pakietu Microsoft Office.

Jak to działa

Wdrożenie trwało dziewięć miesięcy i było podzielone na etapy: analizę przedwdrożeniową, wdrożenie zasadnicze, zaprojektowanie procesów w systemie, wykonanie niezbędnych zmian programistycznych oraz szkolenie w małych (sześcioosobowych) grupach, obejmujące kluczowych użytkowników poszczególnych obszarów funkcjonalnych.

Aflofarm świetnie przygotował się do implementacji. Na ponad 8 miesięcy przed rozpoczęciem procesu wdrożenia firma rozpoczęła identyfikację swoich wymagań odnośnie nowego systemu informatycznego, co istotnie skróciło etap analizy przedwdrożeniowej. – tłumaczy Michał Sopiński z I&B Consulting. „Otrzymaliśmy bardzo silne wsparcie całego Zarządu, szczególnie w obszarach kontroli jakości, produkcji oraz finansów. Zaangażowanie przedstawicieli poszczególnych działów sprawiło, że udało nam się dogłębnie poznać procesy biznesowe firmy i albo odwzorować je w implementowanym systemie, albo zaproponować modyfikację procesów w celu podniesienia efektywności działania. Wdrożenie aktywnie wspierał również dział IT oraz zewnętrzny konsultant w roli Kierownika Projektu po stronie Aflofarm.

Zadaniem systemu jest wspieranie użytkowników w planowaniu zakupów, produkcji i sprzedaży. W przypadku branży farmaceutycznej procesy te są dość specyficzne, dlatego też Aflofarm zdecydował się na współpracę z firmą I&B Consulting, która ma na swoim koncie liczne doświadczenia z wdrożeń, w tym w sektorze life & science (m.in. branża farmaceutyczna i kosmetyczna), a także może się pochwalić szczegółową znajomością jednego z najbardziej rozbudowanych modułów systemu – aplikacją do zarządzania produkcją procesową.

Wsparcie procesów wytwarzania i dystrybucji?

Wytwarzanie leków to wyjątkowo złożony proces i dlatego trudny do przedstawienia i udokumentowania w systemie. Elastyczność Microsoft Dynamics AX pozwala na odwzorowanie wszystkich typowych etapów produkcji, a także na planowanie i optymalizację zarządzania produkcją dzięki wykorzystaniu niektórych narzędzi mechanizmu MRPII.

Microsoft Dynamics AX czuwa też nad zapewnieniem aktualności receptur oraz ułatwia koordynację planowania produkcji z planowaniem sprzedaży i zakupów, co również przekłada się na optymalizację działalności Aflofarm.

Pełna kontrola

Rygorystyczne przepisy związane z wytwarzaniem produktów musiały zostać odzwierciedlone w systemie. Microsoft Dynamics AX, wspierając Aflofarm w rejestrowaniu danych procesowych i jakościowych – zarówno dla materiałów, jak i wyrobów, pomaga w eliminowaniu pomyłek i niezgodności oraz gwarantuje sprzedaż jedynie produktów o potwierdzonej jakości.

Dostarczając mechanizmów bilansowania wszelkich zasobów produkcyjnych, platforma wspomaga planowanie długo- i krótkookresowe. Rozwiązanie pozwala też na monitorowanie i rejestrowanie kosztów produkcji, dzięki czemu firma zyskuje lepszą kontrolę finansową nad procesem wytwarzania. Za pomocą aplikacji w każdej chwili można również sprawdzić stan realizacji poszczególnych zleceń produkcyjnych. System przyczynia się też do zapewnienia identyfikowalności towarów zakupionych i produkowanych, co jest szczególnie ważną kwestią związaną z bezpieczeństwem świadczonych usług.

Zbilansowana sprzedaż

Dla firm działających w branży produkcyjnej kluczem do sukcesu jest równowaga pomiędzy wytwarzaniem produktów a możliwościami ich zbytu. Microsoft Dynamics AX udostępnia dane wyników sprzedaży, które wspomagają planowanie sprzedaży, a w konsekwencji planowanie produkcji. Dostarcza też narzędzi umożliwiających planowanie sprzedaży różnych marek produktów na podstawie wcześniejszych zamówień. System dostarcza danych dotyczących wartości zamówień sprzedaży, które wspierają politykę rabatowania. Takie rozwiązanie w znacznym stopniu odciąża dział sprzedaży, pozostawiając jego pracownikom więcej czasu na bardziej złożone działania.

Jasny obraz sytuacji

Aflofarm prowadzi niezwykle złożoną działalność w jednej z najbardziej wymagających branż, a przy tym stale się rozwija i poszerza portfolio swoich marek i produktów. Aby utrzymać tempo wzrostu, nie ryzykując niepotrzebnie swojej pozycji, firma potrzebuje stałego dostępu do wszechstronnych informacji o stanie przedsiębiorstwa (kontrola rentowności produkcji, sprzedaż w różnych segmentach) w czasie rzeczywistym, co pozwala na trafną ocenę jej aktualnej sytuacji oraz podejmowanie świadomych decyzji biznesowych. Microsoft Dynamics AX dostarcza dokładnie tych danych, a elementy Business Intelligence pozwalają elastycznie je przetwarzać. Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu, kadra zarządzająca zyskała wygodne narzędzie do śledzenia, kontrolowania, raportowania i planowania działalności poszczególnych działów i całej firmy. Aplikacja umożliwia również przeprowadzenie wielowymiarowych analiz sprzedaży oraz analiz finansowych, szczególnie przydatnych dla kluczowych użytkowników systemu.

Zwiększenie efektywności pracy

Zaimplementowane rozwiązanie automatyzuje liczne rutynowe czynności, zwłaszcza w obszarze księgowania (np. rozliczanie, sprawozdawczość do GUS, US) i raportowania, zapewniając tym samym ich wykonanie na czas i z zachowaniem określonych standardów.

Dzięki wymianie informacji z programem mapowym system dostarcza danych wspomagających optymalne opracowanie tras dostaw i rozliczanie przewoźników.

Microsoft Dynamics AX współpracuje z terminalami mobilnymi, dzięki którym możliwa jest zdalna identyfikacja statusów i próbek za pomocą etykiet z kodami kreskowymi.

Lepsza komunikacja

Dzięki zastosowaniu Microsoft Dynamics AX, komunikacja wewnątrz firmy zyskała nowy wymiar. Zintegrowany system zapewnił spójność i aktualność danych w obrębie całego przedsiębiorstwa oraz integrację międzyobszarową, pozwalającą na kompleksową kontrolę działalności firmy i monitorowanie jej jako całości.

Microsoft Dynamics AX umożliwia sprawną współpracę z hurtowniami leków będącymi odbiorcami produktów firmy oraz z dostawcami materiałów zaopatrującymi proces wytwarzania.

Szybki start

Microsoft Dynamics AX został zaprojektowany w sposób zbieżny z powszechnie stosowanym pakietem Microsoft Office. Jego interfejs przypomina dobrze znane programy pakietu biurowego. W efekcie użytkownicy platformy szybko uczą się korzystania z nowych funkcji systemu i pozytywnie go odbierają. Wysoki poziom user acceptance przyczynia się do szybkiego zwrotu z inwestycji, potwierdzając trafność wyboru rozwiązania.

Walidacja

Microsoft Dynamics AX został zwalidowany zgodnie z zasadami GAMP 5, co było podstawowym warunkiem dopuszczającym system do zarządzania procesami produkcji i magazynowania farmaceutyków. Dzięki wspólnie przygotowanym specyfikacjom funkcjonalnym i sprzętowym (URS) oraz analizie ryzyka (RA), Aflofarm mógł przeprowadzić kwalifikację operacyjną (OQ) i instalacyjną (IQ) oraz przygotować wszystkie instrukcje operacyjne (SOP) niezbędne do obsługi systemu.

Korzyści biznesowe

Nowym systemem informatycznym objęte zostały wszystkie istotne obszary działalności firmy. Wszystkie założenia projektowe zostały spełnione. Dzięki Microsoft Dynamics AX:

• Zminimalizowano pracochłonność i konieczność wielokrotnego wprowadzania danych poprzez integrację wszystkich obszarów zarządzania. • Zwiększono kontrolę nad cyklem produkcji, zapewniając tym samym większe bezpieczeństwo procesu wytwórczego. • Zmodyfikowano procesy rejestracji czasu i kosztów pracy – zarówno maszyn, jak i pracowników, co pozwoliło na wiarygodne rozliczanie kosztów konkretnych zleceń produkcyjnych. • Dzięki zmianie zasad ewidencji i rozliczania kosztów produkcji możliwe stało się dokładne rozliczanie kosztów pośrednich i w efekcie ustalenie rzeczywistego kosztu produkcji każdej partii produktu. • Zapewniono optymalną współpracę z odbiorcami hurtowymi poprzez automatyczne wysyłanie elektronicznej wersji faktur. • Zapewniono prowadzenie dynamicznej polityki rabatowej uwzględniającej między innymi rabaty retrospektywne. • Zapewniono pełną kontrolę nad zarządzaniem jakością w krytycznym obszarze zarządzania zapasami poprzez mobilne rozwiązanie do identyfikacji towarów i ich statusów. • Skoordynowano procesy planowania zakupów, produkcji i sprzedaży, osiągając tym samym optymalną wielkość zapasów magazynowych. • Zwiększono efektywność pracowników magazynu i działu kontroli jakości dzięki wykorzystaniu urządzeń mobilnych skonfigurowanych z aplikacją. • Usprawniono niektóre procesy magazynowe dzięki wprowadzeniu rejestracji z wykorzystaniem terminali mobilnych i sytemu kodów kreskowych. • Usprawniono wymianę informacji niezbędnych do planowania tras i wysyłek. • Zapewniono kompleksową wymianę informacji w procesie obsługi reklamacji – od przyjęcia zgłoszenia po wymianę, korektę sprzedaży oraz możliwość szybkiej obsługi zwrotu wyrobów z rynku. • Ułatwiono planowanie wydatków firmy poprzez udostępnienie zestawień wydatków historycznych, będących bazą do analiz. • Uzyskano lepszą dostępność danych, w związku z czym managerowie mogą podejmować świadome decyzje biznesowe, opierając się na faktach. • Dostarczono kadrze zarządzającej narzędzi pozwalających na szczegółową analizę danych oraz przeprowadzanie symulacji, dzięki którym możliwe jest planowanie długo- i krótkookresowych działań firmy, a w efekcie rozwijanie jej w zrównoważony sposób. • Usprawniono sposób wymiany informacji poprzez przeniesienie części dokumentów z wersji papierowej do systemu, np.: w procesach kontroli jakości, zarządzania niezgodnościami, itp. • Zwalidowany zgodnie z wymaganiami GAMP 5 system umożliwia rejestrację i dokumentowanie procesu wytwarzania i magazynowania zgodnie z restrykcyjnymi wymaganiami GMP.

Referencje

Do chwili wdrożenia Microsoft Dynamics AX pewne czynności były wykonywane ręcznie i pochłaniały znaczną ilość czasu. Dzięki zaimplementowanym funkcjonalnościom managerowie mogą teraz poświęcić więcej uwagi na analizę danych oraz działania z obszaru business development. – mówi Bogumiła Ciszewska, Wiceprezes ds. finansów, Aflofarm Farmacja Polska Sp. z o.o.

Poszukiwaliśmy uniwersalnego rozwiązania, które pokryłoby swoją funkcjonalnością wszystkie obszary działalności firmy, a jednocześnie było na tyle elastyczne, aby odzwierciedlić wszelkie aspekty złożonej produkcji. Szerokie możliwości nowego oprogramowania wpłynęły na jego pozytywną ocenę. – komentuje Wojciech Furman, Członek Zarządu, Aflofarm Farmacja Polska Sp. z o.o.

Produkcja leków wiąże się z ogromną odpowiedzialnością. Dlatego też każdy jej etap realizowany jest wedle ściśle określonych norm i poddawany drobiazgowej kontroli. Od systemu oczekiwaliśmy wsparcia w zapewnieniu pełnej identyfikowalności i bezpieczeństwa wszystkich krytycznych etapów związanych przede wszystkim z zakupem i kontrolą surowców, produkcją zgodnie z zatwierdzonymi recepturami, kontrolą i dystrybucją produktów do naszych odbiorców. Microsoft Dynamics AX służy nam pomocą w tych obszarach. – stwierdza Marcin Kraska, Specjalista ds. Zapewnienia Jakości, Aflofarm Farmacja Polska Sp. z o.o.

W portfolio Aflofarm znajduje się ponad 150 produktów i liczba ta stale wzrasta. Każdy z nich wytwarzany jest w innych warunkach, według innej receptury i poddawany różnorodnym procesom za pomocą różnych urządzeń, a wszystko to trzeba zaplanować i odpowiednio udokumentować. Cały ten proces wymaga mnóstwa pracy i ostrożności. Dzięki Microsoft Dynamics AX udało się zautomatyzować znaczną jego część. – podsumowuje Wiesław Gotwald, Dyrektor Działu Produkcji, Aflofarm Farmacja Polska Sp. z o.o.

Źródło: MICROSOFT