Dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa spowodował generowanie większej ilości informacji. Przed wdrożeniem nowego systemu firma korzystała z narzędzia, które nie dostarczało spójnych danych w czasie rzeczywistym, a także z programów Microsoft Word i Excel. Było to przyczyną rozproszenia informacji w kilku miejscach. Pracownicy mieli problem ze sprawdzeniem bieżących stanów magazynowych, wciąż istniał problem papierowych dokumentów, które trzeba było przejrzeć, aby wyszukać odpowiednie dane do przygotowania raportów, co było bardzo uciążliwe i czasochłonne.

 

Firmie Drewex zależało, aby nowy system gromadził bieżące informacje, które umożliwią podejmowanie strategicznych decyzji. Kładziono również nacisk na optymalizację procesu produkcji pod składane przez klientów zamówienia – możliwość produkcji wielu wyrobów z jednego zlecenia oraz kompleksowa obsługa realizowanych projektów była tutaj warunkiem koniecznym.

Od nowego systemu oczekiwaliśmy przede wszystkim usprawnienia procesów produkcyjnych, magazynowanych i sprzedażowych, dostarczania dokładnych informacji w czasie rzeczywistym, integracji wszystkich obszarów działania, łatwości obsługi oraz objęcia wszystkich procesów zachodzących w firmie – komentuje Adam Chojnowski, Drewex.

Wdrożenie

W rezultacie firma zdecydowała się na implementację systemu Microsoft Dynamics AX. Partnerem wdrożeniowym została firma I&B Consulting specjalizująca się w projektowaniu, wdrażaniu i wspieraniu rozwiązań informatycznych usprawniających procesy zarządzania przedsiębiorstwami produkcyjnymi.

Microsoft Dynamics AX jest kompleksowym systemem klasy ERP, który wspiera kierownictwo w sprawnym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Platforma zawiera zestaw narzędzi oraz funkcjonalności, które obejmują kluczowe procesy biznesowe organizacji związane z zarządzaniem finansami, kapitałem ludzkim, produkcją, sprzedażą, łańcuchem dostaw, projektami i księgowością czy analizą danych biznesowych i raportowaniem.

Wdrożenie systemu trwało 5 miesięcy i zostało podzielone na etapy według metodyki Microsoft Sure Step. Firma I&B Consulting zaimplementowała funkcjonalności usprawniające obszar sprzedaży, zakupów, produkcji, projektów, gospodarki magazynowej i finansów. Co więcej, na specjalne życzenie Drewex partner wdrożeniowy opracował dedykowane rozwiązanie poszerzające standardową funkcjonalność produkcyjną, służące do wytwarzania wielu wyrobów z jednego zlecenia i kompletacji zamówień sprzedaży.

Firma I&B Consulting przeprowadziła również szkolenie z obsługi nowego systemu. Obecnie korzysta z niego 12 osób.

System został wyposażony w intuicyjny interfejs, który pozwala na dopasowanie układu i rodzaju wyświetlanych informacji do roli, jaką dany pracownik pełni w firmie. Co więcej, rozwiązanie umożliwia raportowanie i analizę danych na podstawie dostępu do pełnych informacji niezbędnych w procesach decyzyjnych – mówi Adam Chojnowski, Drewex.

Korzyści biznesowe

Wdrożone rozwiązanie przyniosło firmie wiele wymiernych korzyści biznesowych, usprawniając działanie obszaru sprzedaży, zakupów, produkcji, projektów, gospodarki magazynowej i finansów.

Zarządzanie relacjami z klientami

System pozwolił na stworzenie centralnej bazy wiedzy dla zarządu firmy i jej pracowników, w tym handlowców.

Przedstawiciele handlowi mogą teraz wprowadzać i w odpowiedni sposób analizować, a następnie wykorzystywać szczegółowe dane zarówno o potencjalnych, jak i stałych klientach. Z kolei zarząd firmy zyskał dokładną historię wszystkich działań przedstawicieli handlowych, co pozwala mu na planowanie i kontrolowanie ich pracy.

Rozrachunki z odbiorcami

Wprowadzone usprawnienia objęły kartotekę odbiorców i umowy handlowe oraz oferty i zamówienia sprzedaży.

Kartoteka odbiorców i umowy handlowe – dzięki Microsoft Dynamics AX udało się zdefiniować cenniki i rabaty dla stałych odbiorców oraz zautomatyzować wprowadzanie zamówień sprzedaży, bez konieczności każdorazowego sprawdzania umów z klientem. Co więcej, kartoteka umożliwia sprawdzenie historii współpracy z odbiorcami, obecnego salda itp.

Oferty sprzedaży – istnieje możliwość ofertowania w systemie, dzięki czemu gromadzona jest cała historia ofert, a także danych o ich potwierdzeniach, anulowaniach lub przegranych wraz z przyczynami. Ofertowanie w systemie pozwala na szybką kalkulację kosztu i ceny oraz kopiowanie pomiędzy ofertami. Dzięki bazie klientów i relacjach biznesowych przy tworzeniu ofert nie ma potrzeby wprowadzania danych o kliencie za każdym razem, ponieważ kopiują się one z kartotek – proces został w pełni zautomatyzowany.

Zamówienia sprzedaży – widoczna jest historia zamówień i ich statusy, istnieje także możliwość raportowania sprzedaży i generowania z zamówień potrzebnych dokumentów, takich jak potwierdzenie zamówienia, dokument dostawy czy faktura zaliczkowa. Dokumenty są generowane na podstawie danych z zamówienia bez konieczności każdorazowego wypełniania danych do dokumentu, co wyeliminowało pomyłki.

Projekty

Wprowadzenie projektów pozwoliło na realizacje indywidualnych, nietypowych zamówień na życzenie klienta. Rejestrowane są wszystkie koszty (zakupy, usługi, zużycia materiałów z magazynu) i przychody (faktury zaliczkowe i końcowe). Dzięki modułowi Projekty możliwe jest dokładne przeanalizowanie marży i opłacalności skomplikowanych zamówień, których realizacja trwa niekiedy kilka miesięcy.

Zarządzanie zapasami

System pozwolił na efektywne zarządzanie kartoteką towarów, oferując usystematyzowaną i poukładaną kartę produktów, stały asortyment oraz możliwość szybkiego sprawdzenia stanu magazynowego z uwzględnieniem wymiarów towarowych. Rozwiązanie umożliwia zdefiniowanie listy składowej produkowanych wyrobów, która automatycznie przenosi się do zlecenia produkcyjnego i oblicza zużycie według definicji.

System objął również przyjęcia dostawy na magazyn i pod projekt, pozwalając na zautomatyzowanie przyjęcia i kontrolę zamówionych towarów poprzez przyjęcia na podstawie założonych w systemie zamówień zakupu. Tolerancja różnic w ilościach nie pozwala przyjąć większej ilości materiału niż zamówiona. Dodatkowo wprowadzono kontrolę towarów, które faktycznie powinny zostać dostarczone.

Udało się również zautomatyzować proces inwentaryzacji. System generuje arkusze, niwelując konieczność wykonywania tej czynności przez pracowników w arkuszu Excel.

Co więcej, rozwiązanie sprawdza się w obszarze zużycia materiałów – umożliwia odpowiednie księgowanie kosztów ze względu na pobrania wewnętrzne oraz analitykę kosztów przy reklamacjach, a także w kwestii wydania ekspozytorów odbiorcom, oferując ewidencję wydanych ekspozytorów do punktów sprzedażowych klientów, kontrolę ilości i możliwość sprawdzenia, gdzie i ile ekspozytorów obecnie się znajduje, czy umożliwiając księgowanie kosztów związanych ze zniszczeniem ekspozytorów.

Rozrachunki z dostawcami

Podobnie jak w przypadku rozrachunków z odbiorcami, możliwe jest zdefiniowanie cenników i rabatów od stałych dostawców, co pozwala na zautomatyzowanie wprowadzania zamówień zakupu, bez konieczności każdorazowego sprawdzania umów z dostawcą. Pracownik może również sprawdzić historię współpracy, obecnego salda itp.

Użytkownik systemu ma również wgląd w zamówienia zakupu – historię zamówień i ich statusy. Może generować raporty zakupowe, księgować do zamówień wymagane dokumenty (potwierdzenie zamówienia, dokument dostawy, faktura zaliczkowa, faktura). Ma także możliwość porównania cen na zamówieniu i na fakturze zakupowej od dostawcy.

Produkcja

Zlecenia produkcyjne są teraz zakładane pod zamówienia sprzedaży, co umożliwia potwierdzenie terminu realizacji zamówienia. Dzięki zleceniom produkcyjnym zużywane są materiały na podstawie listy składowej wyrobu i zgłaszanego wyrobu gotowego, który automatycznie jest rezerwowany pod zamówienie klienta.

Wprowadzona dedykowana funkcjonalność produkcyjna z jednej strony uwzględnia zużycie tarcicy lub desek, a z drugiej – przyjęcie kilku wyrobów w różnych konfiguracjach. Koszty zużytych materiałów są proporcjonalnie przeksięgowywane na wyprodukowane wyroby. Takie rozwiązanie pozwala zużyć kilka rodzajów materiałów i wyprodukować z nich kilka wyrobów (standard systemu pozwala na wyprodukowanie tylko 1 indeksu).

Ponadto, wśród kluczowych korzyści można wymienić: