Dwa kraje, dwie spółki i jeden system ERP

Dynamiczny rozwój firmy i brak możliwości kontrolowania tego wzrostu za pomocą dotychczasowego rozwiązania informatycznego to najczęstsze powody wdrożenia systemu SAP ERP. Przed taką decyzją stanął również zarząd Profile VOX i Chemia VOX w styczniu 2010roku kiedy zwiększony wolumen i zakres sprzedaży wymusił konieczność optymalizacji przepływów i procesów biznesowych między zakładami produkcyjnymi w Polsce i magazynem we Francji.

Unifikacja procesów biznesowych, wiarygodna informacja, integracja wszystkich bytów i łatwiejsze zarządzanie nimi – to tylko niektóre z korzyści biznesowych, jakie Profile VOX i Chemia VOX odniosły z wdrożenia SAP ERP.

12 miesięcy efektywnej pracy

Prace wdrożeniowe w spółkach VOX rozpoczęły się we wrześniu 2010 roku przygotowaniem przez HICRON koncepcji implementacji. W trakcie ponad trzech miesięcy zespół projektowy złożony z 20 konsultantów HICRON i kluczowych osób z różnych obszarów biznesowych po stronie klienta ustalał jakie procesy będą obsługiwane w systemie ERP oraz w jaki sposób powinny przebiegać aby zapewnić spółce działanie w zgodzie z najlepszymi standardami SAP. Wynikiem prac był obszerny dokument koncepcji będący mapą późniejszego wdrożenia systemu ERP.

Na etapie budowy koncepcji nie chcieliśmy jeszcze decydować, jakiemu dostawcy powierzmy wdrożenie systemu SAP. Konsultanci HICRON doskonale odnaleźli się w roli naszych doradców biznesowych. Ich podejście do projektu, elastyczność i chęć współpracy utwierdziły nas w przekonaniu że jest to partner którego zaprosimy do kolejnego etapu – realizacji wdrożenia. – mówi Maciej Pawełczak, kierownik projektu wdrożenia SAP ERP po stronie klienta – Jak pokazały kolejne miesiące, był to słuszny wybór. Mimo dużej złożoności prac wynikającej z budowy naszych spółek, powiązań między nimi i naszej specyfiki działania, z perspektywy czasu mogę powiedzieć, że prace przebiegły bezproblemowo. A my możemy poszczycić się sprawnie działającym systemem, wspierającym nas w prowadzeniu biznesu. – nadmienia.

Przez cały 2011 rok trwały intensywne prace nad wdrożeniem SAP w kluczowych obszarach działania. Firmy Profile VOX i Chemia VOX rozpoczęły samodzielną pracę na systemie SAP w styczniu 2012r.

Zakres projektu obejmował wdrożenie SAP w obszarach: finanse (FI), kontroling (CO), gospodarka materiałowa (MM), sprzedaż i dystrybucja (SD), produkcja i jej planowanie (PP), zarządzanie kadrami (HR). Zaplanowano także rozszerzenie wdrożenia o rozwiązanie EDI służące do elektronicznej wymiany danych, SAP Workflow, integrację systemu SAP ERP z rozwiązaniem do sprzedaży mobilnej a także wdrożenie rozwiązania SAP DMS służącego do zarządzania dokumentami ich strukturami w systemie SAP oraz podpisu elektronicznego.

Dzięki SAP działamy jeszcze efektywniej

Plan zmiany systemu ERP na rozwojowe, bardziej elastyczne rozwiązanie, nałożył się w czasie ze zmianami biznesowymi, które chcieliśmy przeprowadzić. Była to chęć włączenia do systemu zakładów produkcyjno-handlowych i magazynów znajdujących się za granicą. Zdawaliśmy sobie sprawę, że objęcie wszystkich bytów jednym systemem sprawozdawczym, gromadzenie danych na ich temat w centralnej bazie danych, stworzenie jednego źródła raportowego dałoby nam lepszą kontrolę nad działalnością, a co za tym idzie – ułatwiłoby podejmowanie decyzji i realizację naszej strategii rozwoju. – mówi Grzegorz Łuczak, Wspólnik Komandytariusz Profile VOX. – Dotychczasowe rozwiązanie IT nie dawało nam takiej możliwości, zdecydowaliśmy się więc na inwestycję w nowy, bardziej rozwojowy system klasy ERP. Wybraliśmy system SAP ze względu na pozytywne referencje i zastosowanie w wielu firmach działających w strukturze rozproszonej, tworzących grupy kapitałowe, o wielu jednostkach gospodarczych – czyli takich jak nasza - nadmienia.

Największe korzyści z wdrożenia SAP ERP dostrzeżono tuż po starcie produktywnym systemu, w obszarach produkcji, zaopatrzenia, sprzedaży, obsługi podwykonawców i wymiany między jednostkami gospodarczymi. Dzięki systemowi SAP, firma może na przykład na bieżąco monitorować stan realizacji zleceń podwykonawców, rozliczając ich automatycznie podczas rejestracji odbioru zamówień w magazynie. Ewidencja planów sprzedaży w systemie SAP i ich konfrontacja z realizacją daje możliwość bieżącej kontroli wielkości sprzedaży i estymacji wyników sprzedaży. Z kolei wdrożenie SAP Workflow i jego zastosowanie przy wprowadzaniu nowego produktu znacznie przyspiesza procesy związane z opisem produktu i jego kalkulacją, a także pozwala wykonać rzetelne analizy związane z rentownością jego produkcji… To tylko wybrane zalety zastosowania systemu SAP ERP. Analizując je, można śmiało potwierdzić, że wdrożenie SAP ERP oznacza dla firmy znaczną oszczędność czasu i minimalizację możliwości wystąpienia pomyłek podczas bieżącej pracy, co przekłada się na zwiększenie sprawności działania i szybsze podejmowanie decyzji.

Tym, co ma dla nas szczególne znaczenie w kontekście wdrożenia SAP, są korzyści jakie daje jego zastosowanie w produkcji. Obsługa zleceń, ewidencja zdarzeń, a także rozbudowane planowanie to możliwości, jakich nie dawał nam nasz poprzedni system informatyczny. Część surowców sprowadzamy z zagranicy, musimy zatem pamiętać o ryzyku związanym z kursem walut i czasem realizacji dostaw – system SAP bardzo nam to ułatwia. Mając solidnie przygotowane procesy w systemie SAP związane z planowaniem, optymalizacją dostaw komponentów, możliwością bieżącego sprawdzenia zapotrzebowania, działamy jeszcze efektywniej – mówi Grzegorz Łuczak, Wspólnik Komandytariusz Profile VOX.

Rozwój SAP jeszcze w trakcie wdrożenia

Jeszcze w trakcie wdrożenia systemu SAP ERP, w Profile VOX i Chemia VOX powstały plany rozwoju systemu o SAP DMS (Document Management System) – program służący do zarządzania dokumentami, a także podpis elektroniczny.

Sposób fakturowania i zarządzania dokumentami to, z biznesowego punku widzenia, sprawy niewielkiej wagi. Jednak uporządkowanie tych procesów przekłada się na komfort pracy i poziom jej efektywności. Nie tylko przyspieszając i upraszczając ich realizację, ale też zwiększając bezpieczeństwo zawieranych transakcji. Żeby móc jak najszybciej odnosić korzyści z zastosowania DMS i podpisu elektronicznego, zdecydowaliśmy się nie czekać z implementacją na zakończenie głównego projektu, a wdrożenie równoległe. – mówi Maciej Pawełczak.

Uniknięcie powtórzenia danych, zmniejszenie dodatkowej pracy związanej z wprowadzeniem i przetwarzaniem dokumentacji, szybkie wyszukiwanie dokumentów z poziomu całego systemu SAP ERP to podstawowe zalety wdrożenia SAP DMS w Profile VOX i Chemia VOX. Z kolei zastosowanie aplikacji podpisu elektronicznego umożliwi spółkom m.in. możliwość elektronicznego przesyłania faktur, gwarantując firmie i jej klientom autentyczność podpisów i dokumentów, które zostały podpisane z jego wykorzystaniem. Weryfikacja dokumentów w spółkach Vox odbywa się za pomocą programu Szafir dostarczonego przez Krajowa Izbę Rozliczeniową S.A.

Źródło: HICRON