Na pytanie o metody zdobycia przewagi konkurencyjnej nie ma oczywistych odpowiedzi. Każda firma musi odnaleźć własną drogę i indywidualne know-how. Przydadzą się „ludzie z wizją”, ale nawet najzdolniejsi managerowie nie są w stanie podejmować skutecznych decyzji bez wykorzystania odpowiednich narzędzi wspierających procesy zarządzania. Na rynku dostępnych jest wiele systemów ERP do zarządzania firmą, o różnym stopniu kompleksowości i różnych funkcjonalnościach. Który z nich wybrać i na co zwrócić uwagę podejmując tą strategiczna decyzję?

 

 

Zintegrowana informacja kluczem do sukcesu

Podstawową funkcjonalnością systemów ERP jest rejestracja i przetwarzanie informacji. Niestety mimo zebrania ich w obrębie jednej aplikacji, często nie ma możliwości swobodnego przepływu danych pomiędzy poszczególnymi działami firmy. Jeśli system nie obejmuje swoim zasięgiem np. magazynów czy sprzedaży detalicznej, konieczna staje się implementacja dodatkowych rozwiązań, co również powoduje problemy z integracją danych. Problemem staje się zebranie informacji dla celów analitycznych.

Sama informacja to jeszcze nie wiedza. System ERP ma konsolidować informacje, oraz ułatwiać ich przetwarzanie w całym procesie realizacji transakcji. Warto więc wybierać takie systemy, które umożliwiają wizualizację powiazań dokumentów np. w postaci praktycznych „map relacji” (Rysunek 1). Dzięki temu bez trudu dotrzemy z poziomu jednego dokumentu do dokumentów bazowych, oraz innych dokumentów powiązanych i załączników (np. w postaci PDF). Nawet najbardziej skomplikowane transakcje staną się czytelne i łatwo identyfikowalne, a odszukiwanie potrzebnych informacji – szybkie i proste.



Rysunek 1 Przykładowa mapa relacji w systemie SAP Business One

Raportowanie ad hoc

Controlling stanowi klucz do efektywnego zarządzania i trafnych decyzji. Przedsiębiorca musi mieć dostęp do aktualnych informacji o stanie i kondycji swojej firmy. Znając jej potencjał może wyznaczać sobie realne cele rozwojowe i dążyć do ich realizacji. Dziś wiele systemów do zarządzania firmą umożliwia wykonanie prostych raportów. Nie dajmy się jednak zwieść – raport raportowi nierówny.

Idealny raport powinien zawierać wizualnie przedstawione (a więc szybkie do odczytania, atrakcyjne i przejrzyste), przekrojowe informacje z wybranego obszaru i zakresu dat, wygenerowane ad hoc i odnoszące się do aktualnych danych (będących odzwierciedleniem stanu zasobów i zrealizowanych transakcji na daną chwilę). Powinien wskazywać w raportowanym procesie na zachodzące trendy i zmiany. Dobrze też, gdy można wykonać raport na urządzeniach mobilnych. Taki idealny model naprawdę można zrealizować w praktyce. Współczesne rozwiązania In-memory, z których korzystają najnowocześniejsze systemy ERP, pozwalają na generowanie raportów zawierających dane w czasie rzeczywistym, w postaci przejrzystych wykresów i czytelnych tabel (Rysunek 2).


Rysunek 2 Przykładowa wizualizacja raportu w systemie SAP Business One opartym o SAP HANA

Mobilne archiwum

Dostęp do dokumentów i odpowiednich informacji w każdym miejscu i każdym czasie może okazać się nieoceniony. Pamiętajmy, ze nie spędzamy w firmie 24h na dobę – obowiązki służbowe czasem wymuszają wyjazdy służbowe, oraz pracę w terenie. Zwłaszcza biorąc pod uwagę specyfikę niektórych działów i stanowisk (np. handlowców, czy managerów ds. sprzedaży). Dzięki mobilnym wersjom systemów możemy cały czas trzymać rękę na pulsie.

Dodatkowe narzędzia, np. w postaci Office 365, pozwolą na grupową pracę na dokumencie, agregowanie informacji pozasystemowych i przetwarzanie danych w chmurze. Natomiast wszystkie spływające do firmy zewnętrzne dokumenty (w tym umowy, faktury zakupu itp.), można uporządkować dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów. Niektóre z aplikacji do tego przeznaczonych, szczególnie z wbudowanym OCR, pozwalają na analizę obrazów dokumentów i automatyczne zaczytywanie z nich treści do wskazanych kolumn czy formularzy(Rysunek 3). Znacznie ułatwia to pracę osób rejestrujących dokument w systemie, oraz późniejsze ich wyszukiwanie. Automatyczne autoryzacje oraz dostęp do e-archiwum przez WWW wykluczą do minimum konieczność sięgania po oryginał dokumentu.



Rysunek 3 System elektronicznego obiegu dokumentów SPUMA (zintegrowany z SAP Business One)

Zainteresował Cię temat artykułu?

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę wybierając system ERP dla swojej firmy? Z jakimi barierami musimy się zmierzyć podczas podejmowania tego typu decyzji? Czy każdy system IT sprawdzi się w sektorze MŚP? Na te i wiele innych pytań postarają się odpowiedzieć specjaliści zaproszeni na FORUM SAP: Skuteczne zarządzanie, które odbędzie się 17 października 2013r. w Warszawie w siedzibie SAP przy ul. Wołoskiej 5 (udział bezpłatny). Forum SAP poprowadzi dr Marian Krupa, wykładowca akademicki m.in. Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie.

Autor: Paweł Matejko, Prezes Zarządu ALTAB S.A.
Źródło: www.altab.pl