Jak w większości odnoszących sukcesy przedsiębiorstw, we włodawskiej spółce szczególną wagę przywiązuje się do jakości i konkurencyjności produktów oraz bezpieczeństwa produkcji. Dlatego od pewnego momentu koniecznością stało się wspomaganie działalności firmy informatycznymi systemami zarządzania. Wzrost produkcji oraz nowe wymagania względem funkcjonalności i sprawności systemu zmusiły spółkę do rezygnacji z autorskiego, DOSowskiego rozwiązania, na rzecz oprogramowania Sage Symfonia ERP dla Handlu, dostarczanego przez firmę art-kom. Z biegiem czasu wady starego systemu – jak ograniczona funkcjonalność, niska wiarygodność danych czy wysoka awaryjność – miały coraz bardziej negatywny wpływ na funkcjonowanie firmy. Rozwiązaniem tych problemów miał stać się produkt Sage Symfonia ERP dla Handlu.

 

Efektywność implementacji

System został wdrożony w zakładzie produkcyjnym na czterech stanowiskach obsługi zamówień. Wdrożenie, trwające 10 tygodni, zrealizowane zostało przez firmę art-kom z Bydgoszczy. Proces implementacji składał się z wielu etapów:

• wykonania analizy przedwdrożeniowej, opracowania tzw. projektu funkcjonalnego; 
• instalacji Sage Symfonia ERP dla Handlu z uwzględnieniem konfiguracji serwera SQL oraz instalacji stacji roboczych; 
• konfiguracji systemu w obszarach: Dane kartotekowe, Zamówienia, Produkcja, Fakturowanie, Inwentaryzacja; 
• integracji z systemem wagowym; 
• integracji z systemem finansowo-księgowym, a także konfiguracji schematów dekretacji do systemu finansowo-księgowego oraz testów integracji dokumentów księgowych.

Elastyczność rozwiązań

Najbardziej pracochłonny dla firmy wdrażającej okazał się etap integracji programu Sage Symfonia ERP dla Handlu z systemem wagowym PRONOVA. Ta faza wdrożenia wymagała przede wszystkim zbudowania dodatkowej bazy danych SQL oraz kilku innych nietypowych rozwiązań, odpowiadających specyfice firmy Gramar. Umożliwiły one przesyłanie danych zamówienia utworzonego w programie Sage Symfonia ERP dla Handlu do zewnętrznego systemu wagowego, w celu przygotowania realizacji zamówienia. Z systemu PRONOVA zamówienia przesyłane są z powrotem, co jest podstawą do wystawienia dokumentów magazynowych oraz handlowych. Kolejnym elementem była weryfikacja realizacji zamówień, pozwalająca na bezpośrednią kontrolę w programie Sage Symfonia ERP dla Handlu stanu zamówień w systemie wagowym. Inne rozwiązanie to fakturowanie zbiorcze, umożliwiające tworzenie wspólnych faktur VAT do wielu wydań towaru.

Korzyści z wdrożenia

W ramach wdrażania Sage Symfonia ERP dla Handlu odbyły się w siedzibie firmy Gramar szkolenia dla pracowników posługujących się na co dzień nowym systemem. Implementacja oprogramowania firmy Sage umożliwiła automatyzację obiegu dokumentów, zwiększenie efektywności pracy oraz znaczne ograniczenie kosztów i oszczędność czasu. Dzięki wdrożeniu Sage Symfonia ERP został zautomatyzowany proces zamówień i nastąpiło uproszczenie wystawiania dokumentów – umożliwiło to unikanie błędów, które pojawiały się w czasie prac wykonywanych ręcznie. To pozwala na szybszą obsługę klienta, a więc na jego satysfakcję ze współpracy z firmą. Gramar planuje w przyszłości poszerzyć integrację nowo wdrożonej aplikacji z systemem wagowym PRONOVA o kolejne elementy.

Firma Gramar z Włodawy specjalizuje się w prowadzeniu ubojni zwierząt rzeźnych i zakładu przetwórstwa mięsnego. Przedsiębiorstwo rozwinęło się z firmy rodzinnej, założonej w 1989 roku i zajmującej się tylko skupem i ubojem zwierząt rzeźnych. Zmieniająca się sytuacja gospodarcza i zaostrzenie wymogów weterynaryjnych zadecydowało o zmianach – zakupie rzeźni i dostosowaniu jej do wymogów weterynaryjnych obowiązujących w Unii Europejskiej. Przedsiębiorstwo dynamicznie się rozwinęło i obecnie na firmę składa się ubojnia oraz wydzierżawiony zakład przetwórstwa mięsnego. Gramar działa głównie na rynku lokalnym w województwach lubelskim i mazowieckim. Równolegle firma rozwija kontakty handlowe z partnerami zagranicznymi, ma uprawnienia eksportowe do krajów UE oraz: Macedonii, Bośni i Hercegowiny, Kosowa, Chorwacji, Mołdawii. Zakład uboju zwierząt rzeźnych oprócz pokrycia zapotrzebowania na mięso dla przetwórni, zaopatruje w półtusze wieprzowe także innych kontrahentów. Dobre jakościowo wyroby oparte są na wykwalifikowanym personelu, sprawdzonych technologiach wykorzystujących niezawodne maszyny i dobrym surowcu. Gramar ma w ofercie około 200 produktów mięsnych i wędliniarskich i poszerza swój asortyment, szczególnie o wyroby produkowane według tradycyjnych receptur.

Potrzeby klienta:

• zwiększenie funkcjonalności oraz wydajności pracy 
• integracja z systemem finansowo-księgowym
• konfiguracja schematów dekretacji do systemu finansowo-księgowego
• bezpieczeństwo danych
• zautomatyzowanie procesu wydawania i sprzedaży towaru
• zbiorcze fakturowanie umożliwiające tworzenie wspólnych faktur VAT do wielu wydań towaru 
• optymalizacja logistyki przedsiębiorstwa 
• zaadaptowanie nowego systemu do obecnie funkcjonujących procesów

Korzyści z wdrożenia:

• usprawnienie pracy działu finansowo-księgowego, sprzedaży 
• znaczne skrócenie czasu obsługi klientów 
• zautomatyzowanie procesu realizacji zamówień
• uproszczenie wystawiania dokumentów handlowych oraz optymalizacja obiegu dokumentów 
• oszczędność czasu i kosztów
• bezpieczeństwo składowych w systemie danych
• możliwość generowania raportów oraz prowadzenia analiz 
• ogólne usprawnienie organizacji dużego przedsiębiorstwa

Poza pokonaniem ograniczeń poprzedniego oprogramowania, liczyliśmy (...), że nowy system bezproblemowo zintegruje się z systemem wagowym PRONOVA. To z kolei umożliwi zautomatyzowanie procesu wydawania i sprzedaży towaru - Anna Kukawska kierownik działu sprzedaży firmy Gramar

Korzyści, jakie uzyskała firma Gramar po wdrożeniu Sage Symfonia ERP dla Handlu, to przede wszystkim automatyzacja pracy i szybkość tworzenia dokumentów. Dzięki temu można maksymalnie zredukować ilość błędów, występujących zazwyczaj w dość znacznej liczbie podczas prac wykonywanych ręcznie. Zauważalna jest także oszczędność, zarówno czasu, jak i środków materialnych - Tomasz Puzowski szef projektu w art-kom, spółce wdrażającej Sage Symfonia ERP dla Handlu

---

Klient
P.P.H.U. Gramar Sp. z o.o. www.gramar.euroadres.pl

Branża
spożywcza ubojnia zwierząt oraz zakład przetwórstwa mięsnego

Odbiorcy
z oferty przedsiębiorstwa systematycznie korzysta około 1000 odbiorców

System
Sage Symfonia ERP

---

Źródło: www.sage.com.pl