J.W. Construction postawiło na zintegrowany system IT

System informatyczny zbudowano w oparciu m.in. o systemy ERP, CRM i contact center. Po 4 latach prac spółka budowlano-deweloperska jest w pełni zinformatyzowana, może przewidywać opłacalność inwestycji i profesjonalnie obsługiwać klientów.

f
Zarząd J.W. Construction Holding S.A. oraz właściciel firmy - Józef Wojciechowski 4 lata temu zdecydowali, że przedsiębiorstwo jest na tyle duże, że potrzebuje zintegrowanego systemu informatycznego (ZSI).

ZSI miał spełnić 4 podstawowe zadania: zapewnić kontrolę nad rentownością inwestycji na każdym etapie jej planowania i realizacji; podnieść standard obsługi klienta (przez szybki dostęp do informacji w zakresie oferty sprzedaży jak i obsługi posprzedażnej); usprawnić procesy logistyczne wspomagające działalność budowlaną i produkcyjną; zoptymalizować obsługę finansowo-księgową firmy.

Dla realizacji tych celów w roku 2003 została wykonana analiza przedwdrożeniowa, po której zdecydowano się na zakup i wdrożenie kilku systemów: mySAP.com ERP, Pivotal CRM oraz Contact Center Interactive Intelligence.

Firma rozważała zakup systemu wspomagającego obsługę klienta (CRM) marki SAP, ale stwierdzono, że funkcjonalności tego narzędzia nie pasują tak dobrze do potrzeb firmy, jak oferowane przez firmę kanadyjską Pivotal (jej oddział ma biuro w Warszawie).

JWC wdrożyło 7 modułów systemu mySAP.com: FI - rachunkowość finansowa, CO - kontroling; FI-AA - zarządzanie majątkiem trwałym, MM - gospodarka materiałowa i zaopatrzenie, SD - sprzedaż i dystrybucja, PS - zarządzanie projektami, HR - zarządzanie zasobami ludzkimi.

Jako pierwsze zostały uruchomione moduły wspierające obsługę procesów finansowo-księgowych, controllingowych, gospodarki magazynowej oraz fakturowania sprzedaży. W dalszej kolejności został uruchomiony moduł PS do zarządzania projektami oraz HR wspierający proces administracji kadrami oraz płac.

W dziale handlowym w systemie Pivotal wdrożono m.in. bazę klientów i kontrahentów dostępną dla wszystkich użytkowników systemu oraz katalog mieszkań. Rozbudowano system między innymi o funkcję kolejkowania rezerwacji nieruchomości przez handlowców.

Równolegle do prac wdrożeniowych trwały prace nad stworzeniem bezpiecznej infrastruktury technicznej i organizacyjnej. Dokonano znaczącej modernizacji sprzętu komputerowego, zbudowano sieć rozległą transmisji danych łączących główne oddziały firmy, biura handlowe, hotele i budowy. Powołano specjalny zespól administratorów dedykowany do utrzymania danych w systemach informatycznych.

Uzupełnieniem działań było zawarcie umowy na świadczenie usług outsourcingowych, która obejmuje utrzymanie serwerów w specjalnie przystosowanym centrum obliczeniowym spełniającym rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa.

Drugi etap wdrożenia ZSI objął posprzedażną obsługę klienta. Wprowadzona została pełna, elektroniczna obsługa umów i ich aneksowania. Utworzono interfejsy pomiędzy systemami SAP i Pivotal, umożliwiające wymianę danych w zakresie zakładania i zmiany umów, monitorowania płatności oraz importowania rozliczeń. Efektem jest łatwy i szybki dostęp do danych finansowych dotyczących poszczególnych klientów i zakupionych przez nich nieruchomości.

Po stronie systemu SAP wprowadzona została obsługa płatności (wystawiania faktur, faktur korygujących, rozliczeń płatności). Wdrożono również mechanizmy obsługujące naliczanie waloryzacji. Po stronie systemu Pivotal utworzono mechanizm windykacji bazujący na harmonogramach płatności z umów. System został rozszerzony o dodatkowe funkcjonalności takie jak możliwość generowania oświadczeń inwestora, rozliczeń, powiadomień i pism do klientów, modyfikacji przeliczania kursu walutowego, czy przechowywania historii zmian w umowie.

Projektem objęta została również migracja wszystkich umów zarówno papierowych utworzonych przed 2004 rokiem jak i systemowych utworzonych w I etapie wdrożenia.

Wdrożenie Contact Center firmy Interactive Intelligence miało na celu ułatwienie kontaktu z klientem zarówno poprzez połączenia przychodzące, jak i wychodzące. Dodatkowo system miał bezproblemowo obsługiwać połączenia realizowane do użytkowników zlokalizowanych w siedzibie spółki oraz dla rozmieszczonych poza macierzystą lokalizacją biur handlowych.

J.W. Construction Holding jest prawdopodobnie pierwszą firmą budowlaną w Polsce, która wdrożyła system Contact Center. System za pośrednictwem jednego numeru telefonu pozwala na obsługę klienta od uzyskania pełnej informacji o ofercie handlowej i procedurach związanych z zakupem mieszkania wraz z informacją kredytową, poprzez całą bieżącą obsługę spraw klienckich, aż po wsparcie dla wspólnot mieszkaniowych.

Wdrożone rozwiązanie pozwala na pełną obsługę kolejek rozmów wraz z dynamicznym, opartym na możliwości konfiguracji wielu parametrów, przydzielaniem odpowiedniej ilości agentów, jak i wybór konkretnego konsultanta. Atutem wdrożonego systemu Contact Center jest obsługa wielokanałowych zgłoszeń przychodzących (telefon, e-mail, faks) oraz duża skalowalność i elastyczność systemu wraz z optymalnym modułem prezentacji danych statystyczno-raportowych.

System ZSI pozwolił firmie osiągnąć wiele korzyści. Dzięki niemu zintegrowano procesy obsługi finansowo-księgowej firmy. Firma uzyskała aktualną, szczegółową informację zarządczą na temat poniesionych nakładów i uzyskiwanych wpływów dla poszczególnych inwestycji i rodzajów prowadzonej działalności.

Holding zwiększył kontrolę i dokładność w procesach gospodarki materiałowej poprzez wprowadzenie bieżącej ewidencji ruchów magazynowych realizowanej poprzez terminale systemu SAP pracujące na placach budowy i w magazynach.

Usprawniono procesy zaopatrzenia materiałowego i kontraktowania usług oraz weryfikacji faktur poprzez uruchomienie procedur rejestracji i akceptacji w systemie SAP wszystkich zamówień zakupowych oraz wspomaganie ich rozliczania z dowodami przyjęcia materiałów i protokołami odbioru usług.

Wprowadzono operacyjne wsparcie procesów przygotowania i realizacji inwestycji poprzez wspomaganie procesu kosztorysowania, integrację kosztorysu z procesem kontraktowania usług i zamawiania materiałów, bieżącą kontrolę rzeczowego i finansowego stanu zaawansowania prac, weryfikację planu kosztów i możliwość reagowania na ryzyka przekroczenia budżetu lub terminu, większą kontrolę nad pracami zleconymi podwykonawcom (rzeczowa i finansowa ewidencja zleceń).

Zautomatyzowano procesy planowania zasobów ludzkich i sprzętowych oraz materiałów w połączeniu z możliwością analizy harmonogramu realizacji inwestycji. Uzyskano też aktualną informację na temat rentowności inwestycji poprzez zestawienie na bieżąco aktualizowanego planu kosztów realizacji z harmonogramami uzyskania przychodów z umów sprzedaży z uwzględnieniem wszelkich narzutów.

Spółka może zaplanować płynność finansową dla poszczególnych inwestycji jak i dla całego holdingu. Wprowadzono również scentralizowane, systemowe wsparcie dla procesów automatycznego rozliczania wpłat i fakturowania klientów, rozliczania umów, zawierania aneksów, windykacji, naliczania odsetek i waloryzacji, przygotowania do lokali do odbioru.

Usprawniono i podniesiono jakość obsługi klienta poprzez uruchomienie profesjonalnego centrum obsługi telefonicznej zarówno dla osób zainteresowanych kupnem mieszkania jak i dla klientów chcących uzyskać informacje na temat realizacji umowy, świadczeń gwarancyjnych, oraz administracji nieruchomościami.

Prace związane z rozbudową oraz integracją poszczególnych systemów ZSI trwają nieustanne, bo zawsze pojawia się jakaś konieczność pełniejszego wykorzystania nowych funkcjonalności.

Integratorem, który od początku współpracuje z J.W. Construction Holding w procesie informatyzacji i wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego jest firma Sygnity (dawniej ComputerLand).

Źródło: www.wnp.pl
Autor: Adam Brzozowski