Jak się przygotować do wdrożenia?

Migracja danych w projektach

Migracja danych jest jednym z zagadnień które występują w każdym większym projekcie informatycznym. Zagadnienie to przekłada się na konieczność zaplanowania i wykonania szeregu istotnych czynności. W zasadzie wszyscy zgadzają się co do ich wagi, gdyż bez wykonania migracji danych (zwłaszcza danych określonych jako „dane podstawowe”) nie jest możliwe rejestrowanie danych transakcyjnych, a co za tym idzie – uruchomienie funkcjonalne systemu. Pojawia się zatem pytanie dlaczego w takim razie migracja jest często źródłem wielu problemów projektowych i jak tym problemom zapobiec…

Doświadczenia projektowe Hicron Consulting pokazują, że krytyczne jest zwrócenie uwagi na następujące czynniki:

1. Właściwe oszacowanie zakresu migracji (zweryfikowana pełna lista obiektów podlegających migracji)

Pierwszym krokiem jaki należy podjąć podczas migrowania danych do nowego systemu jest określenie ich zakresu i ubranie w odpowiednie struktury. Dane o których mowa tworzą obraz funkcjonowania całej firmy: dotyczą nie tylko indeksów produktowych, klientów i receptur, ale też spełnianych norm, terminów dostaw, parametrów decydujących o wielkościach składanych zamówień, wymogów transportowych i innych. Istotne jest, aby podczas projektu wskazać wszystkie obszary działania firmy, z których należy pobrać dane do zasilenia nowego systemu.

2. Odpowiedzialność za kategorie migrowanych danych, nadzór i koordynacja prac

Przygotowanie danych do migracji jest jednym z najbardziej czasochłonnych i żmudnych etapów wdrożenia systemu. Z drugiej strony od jego powodzenia zależy sukces kolejnych działań w projekcie, dlatego warto przeprowadzić ten proces z największą dokładnością. Odpowiedzialność za przygotowanie danych do migracji spoczywa głównie na pracownikach firmy. Przy oddelegowaniu ich do tego zadania, należy uwzględnić ich kompetencje merytoryczne, wybierając osoby specjalizujące się w danym obszarze. Z drugiej strony trzeba pamiętać o złożonych zależnościach między danymi oraz o tym, że niektóre dane wykorzystywane są w kilku obszarach jednocześnie, co należy uwzględnić podczas ustalania podziału odpowiedzialności za ich przygotowanie.

Inną kwestią jest świadomość wagi projektu wśród pracowników firmy oraz zarządu. Dla powodzenia projektu i utrzymania terminu jego startu należy zadbać o to, by obok wypełniania codziennych obowiązków, czas na przygotowanie danych do migracji znalazł się wysoko na liście ich priorytetów.

Alternatywną metodą przygotowania danych, skracającą czas ich przygotowania, jest zaangażowanie w prace konsultantów zewnętrznych odpowiedzialnych za późniejsze wdrożenie systemu. Znając strukturę nowo wdrażanego rozwiązania i mając dostęp do dotychczasowego systemu informatycznego, będą w stanie zapewnić znaczące wsparcie w tym procesie. Co więcej, odciążą pracowników firmy, pozwalając im na realizację zadań zgodnych z celem biznesowym firmy.

3. Właściwa organizacja czasu

W trakcie przygotowania danych źródłowych warto przeprowadzić testy ich jakości i spójności w aplikacji źródłowej, przeprowadzając testy procesów biznesowych na migrowanych danych w systemie testowym. To pozwala skontrolować, czy dane przygotowywane są w odpowiedni sposób, czy są wystarczająco szczegółowe, czy nie zwierają błędnych informacji i zawczasu wykonać ewentualne korekty w aplikacji źródłowej. W ten sposób unikniemy czyszczenia danych na ostatnią chwilę, lub nawet migracji błędnych danych do systemu docelowego. Niepełne, lub nieprawidłowe przygotowanie danych może skutkować albo opóźnieniem startu projektu albo problemami podczas konfiguracji systemu.

4. Przygotowanie i migracja danych – własnymi siłami czy ze wsparciem?

Zdarza się, że do początkowych etapów prac wdrożeniowych w ogóle nie włącza się konsultantów wychodząc z założenia, że z uwagi na lepszą znajomość baz danych i aplikacji źródłowych można te prace wykonać całkowicie samodzielnie. Jednak w przypadku bardziej skomplikowanych projektów warto rozważyć zaangażowanie doświadczonych konsultantów znających system docelowy. Korzyścią jest odciążenie pracowników, co przekłada się bezpośrednio na przyspieszenie procesu migracji, a tym samym startu produktywnego systemu. W ten sposób zyskujemy również pewność co do jakości i poprawności procesu migracji.

5. Sam Excel nie wystarczy - narzędzia wspomagające realizację migracji

Przed wyborem partnera wdrożeniowego warto upewnić się, jakie oferuje narzędzia wspierające migrację danych. Przy złożonych lub kompleksowych projektach, gdy ilość danych przenoszonych do systemu pochodzi z kilkunastu lat pracy firmy, narzędzia do migracji będą niezwykle pomocne. Dotyczy to zwłaszcza dużych przedsiębiorstw, firm wielooddziałowych, o skomplikowanej strukturze organizacyjnej. Sam Excel nie wystarczy. Odpowiednio skonstruowane formuły wykluczające duplikację danych, umożliwiające ich wzbogacanie i czyszczenie na bieżąco, pozwalające na zapis i walidację danych zanim zostaną zapisane w aplikacji docelowej czy też umożliwiające „wycofanie” migrowanych rekordów pozwolą szybko i sprawnie przejść proces przygotowania do wdrożenia.

6. Migracja testowa w testach akceptacyjnych rozwiązania – niedopuszczalna jest migracja „żywiołowa”!

Po zasileniu systemu zmigrowanymi danymi nie uruchamiamy go od razu. Konieczne jest wykonanie testów akceptacyjnych rozwiązania. Jest to ostatnia szansa na ewentualne korekty. Przeprowadzając odpowiednią ilość procesów biznesowych firmy w nowym systemie jeszcze przed jego uruchomieniem będziemy mieli pewność, że system działa jak należy, jest odpowiednio skonfigurowany, a podczas samej realizacji procesów nie występują błędy. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest zaangażowanie w ten etap kluczowych osób z danych obszarów firmy, które zweryfikują i wskażą ewentualne niezgodności.

7. Migracja zgodna z procedurą

Dobrze przeprowadzony projekt to taki, w którym nie ma mowy o migracji żywiołowej, nie uwzględniającej testów, realizowanej bez wypracowanych procedur. Sukces projektu w dużej mierze zależy od etapu poprzedzającego samo wdrożenie, a więc migracji danych. Mając odpowiednio wypracowany plan jej realizacji, zyskujemy pewność zakończenia projektu w terminie i eliminujemy możliwość wystąpienia ewentualnych błędów podczas konfiguracji procesów.

Proceduralne podejście i uwzględnienie wszystkich krytycznych czynników wspomnianych powyżej jest szczególnie istotne w przypadku projektów w firmach o złożonej wielodziałowej strukturze, w których źródło danych migrowanych jest rozproszone i znacząco niejednorodne, o dużym zakresie i złożoności obiektów migrowanych czy też w takich, gdzie występuje konieczność przejęcia znaczącej ilości historycznych danych transakcyjnych. Projekty realizowane w takich firmach wiążą się z wyjątkowo dużym ryzykiem związanym z przeprowadzeniem migracji.

Źródło: www.hicron-consulting.pl
Autor: Dariusz Żuryński Managing Partner, Business Solution Architect Hicron Consulitng Sp. z o.o.