Jak ugryźć EDI?

Elektroniczna wymiana danych to elektroniczna transmisja, z komputera do komputera, danych o komercyjnym i administracyjnym charakterze, z wykorzystaniem ustalonego standardu, który określa struktury komunikatu EDI.


 
Wymiana danych elektronicznych (EDI), czyli transmisja dokumentów między partnerami handlowymi z wykorzystaniem środków elektronicznych, jest powszechnie stosowana na świecie. Także w Polsce, gdzie mimo iż wdrożenie standardów i rozpoczęcie wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy pierwszymi podmiotami nastąpiło kilkanaście lat później niż w krajach rozwiniętych, to świadomość o EDI oraz liczba podmiotów wykorzystujących tę technologie plasuje nas w czołówce tej części Europy.

Systemy informatyczne wykorzystywane w przedsiębiorstwach różnią się od siebie architekturą i standardem dokumentów, jakie mogą być przez nie importowane i eksportowane. Przesyłanie danych pomiędzy takimi systemami nie byłoby możliwe bez istnienia pewnych reguł dotyczących budowy wymienianych dokumentów elektronicznych (specyfikacja dokumentów). Te reguły, mówiące m.in. o sposobach umieszczania poszczególnych informacji wewnątrz dokumentu elektronicznego są tworzone i publikowane jako standardy wymiany danych elektronicznych.

Systemy klasy EDI (Electronic Data Interchange) pozwalają na szybką i bezpieczną wymianę danych ze wszystkimi partnerami biznesowymi. Systemy te zapewniają wymianę różnych dokumentów handlowych (np. zamówienie, faktura), finansowych (np. potwierdzenie przelewu) czy logistycznych (np. instrukcja transportowa, list przewozowy, awizo wysyłki zintegrowane z etykieta logistyczną) z partnerami biznesowymi.

Najczęściej firmy wykorzystują technologię EDI do następujących procesów w łańcuchu dostaw:
  1. Wymiana Master Data (Katalog Produktów) – uporządkowane dane produktowe oraz ich bieżąca aktualizacja są podstawą wysokiej jakości danych. Wiele firm pracuje na wewnętrznych kodach, dlatego sugeruje się użycie kodów EAN jako element wspólny pozwalający na ‘zmatchowanie’ kodów kupującego i sprzedającego.
  2. Zamawianie (Zamówienie) – Klienci mogą zamawiać produkty z wykorzystaniem portalu (dotyczy mniejszych podmiotów), automatycznie ze swojego systemu czy też dzięki wykorzystaniu aplikacji mobilnej.
  3. Wysyłka towarów (Awizo wysyłki) – wykorzystanie awiza wysyłki powiązanego z etykietą logistyczną identyfikującą daną jednostkę logistyczną. Dzięki danym zawartym na etykiecie zarówno strona wysyłająca jak i odbierająca ma możliwość efektywnego przekazu informacji i śledzenia towarów.
  4. Odbiór towaru (Potwierdzenie przyjęcia towaru) – kod SSCC (ang. Serial Shipping Container Code) umieszczany przez wysyłającego na etykiecie logistycznej, umożliwia odbierającemu optymalizację procesu przyjmowania towarów dzięki informacji zawartej w otrzymanym Awizie wysyłki. W odpowiedzi odbiorca, wykorzystując otrzymane Awizo wysyłki może wysłać Potwierdzenie otrzymanych towarów (RECADV).
  5. Fakturowanie (Faktura) – sprzedawca z kolei na podstawie otrzymanego Potwierdzenia przyjęcia jest w stanie przygotować fakturę ograniczając do minimum ryzyko ewentualnych korekt.
W ten sposób przepływ danych elektronicznych w łańcuchu dostaw staje się kompletny i „szczelny”.

Kiedy firma powinna zastanawiać się nad wdrożeniem takiej platformy?

Proces decyzyjny w firmach, które myślą o rozpoczęciu wymiany dokumentów elektronicznych często dotyczy kwestii biznesowych i technicznych. Od strony biznesowej obliczenie zwrotu z inwestycji nie powinno być skomplikowane, pod warunkiem, że firmy są świadome poziomu kosztów związanych z obsługą dokumentów papierowych. Według międzynarodowej firmy Billentis, każda firma przeciętnie może zredukować o 60-80% koszty obsługi dokumentów papierowych wprowadzając technologię EDI. Jednak każda firma indywidualnie powinna obliczyć zwrot z inwestycji biorąc pod uwagę swoje uwarunkowania – technologia EDI przynosi największe korzyści w przedsiębiorstwach wymieniających znaczną liczbę dokumentów z wieloma partnerami biznesowymi.

Po podjęciu decyzji o uruchomieniu elektronicznej wymiany danych z partnerami biznesowymi należy zdecydować, czy firma posiada wiedzę, zasoby ludzkie oraz infrastrukturę potrzebną do bezpośredniej realizacji projektu. Inną opcją jest wybór operatora EDI. Metody oparte na usługach operatora polegają na powierzeniu większości funkcji związanych z EDI wyspecjalizowanej firmie, która staje się odpowiedzialna za niezawodne dostarczenie dokumentów elektronicznych do odbiorcy w formie wymaganej przez tego odbiorcę. Usługi operatorskie świadczone w modelu SaaS (Software as a Service), w ramach których operator EDI zapewnia:
  • Podłączanie partnerów biznesowych W przypadku uruchomienia wymiany dokumentów elektronicznych z dużą liczbą partnerów biznesowych operatorzy EDI „biorą na siebie” uzgadnianie szczegółów technicznych oraz organizacyjnych. Dzięki temu firma może skoncentrować się na głównej działalności biznesowej oszczędzając zasoby na wdrożenie projektu. Warto podkreślić, że operatorzy EDI posiadają już społeczność użytkowników, dlatego po podjęciu decyzji o uruchomieniu projektu może okazać się, że wielu partnerów biznesowych już korzysta z usług danego operatora EDI.

    Dodatkowo, operatorzy EDI mają często ze sobą zestawione połączenia międzyoperatorskie, dlatego też uruchomienie komunikacji w przypadku, gdy dany partner biznesowy korzysta z usług innego operatora EDI jest możliwe w krótkim czasie.Walidację dokumentów

    Zawartość każdego dokumentu EDI procesowanego przez operatora EDI powinna być walidowana pod względem technicznym i biznesowym – w rezultacie wysyłający może w krótkim czasie poprawić błąd w dokumencie, a odbiorca znacznie poprawi jakość otrzymywanych danych. Reguły walidacji mogą być indywidualnie dostosowane do danego partnera biznesowego.

  • Konwersję dokumentów z/do wielu formatów W przypadku wymiany różnych typów dokumentów z wieloma partnerami biznesowymi posiadającymi różne systemy informatyczne operator EDI zapewnia konwersję plików z formatu Klienta do różnych formatów odbiorców w przypadku dokumentów wychodzących (np. XML, EDIFACT, Tradacom, Odette, SAP IDOC, flat file) a w przypadku dokumentów przychodzących z wielu formatów odbiorców do jednego formatu Klienta.

  • Transmisję wszystkich typów dokumentów uzgodnionych z partnerami biznesowymi
    Doświadczenie operatora EDI oraz prowadzenie projektów dla wielu firm sprawia, że uruchomienie wymiany nietypowych komunikatów elektronicznych trwa krócej. Dodatkowo też operator EDI posiada znacznie rozbudowaną infrastrukturę zapewniającą szybki i niezawodny przesył dokumentów.

  • Monitoring przesyłanych dokumentów
    Jedną z usług oferowanych przez operatorów EDI jest możliwość bieżącego podglądu do statusów przesyłanych dokumentów oraz powiadomienia do błędach w dokumentach. Dzięki temu możliwa jest szybsza reakcja i rozwiązanie problemu.

  • Raportowanie
    Operatorzy EDI oferują także dostęp do raportów zestawiających dane w różnych typach dokumentów. Przykładem takich raportów jest porównanie liczby towarów zamawianych do zafakturowanych czy kontrola zgodności występowania kodów produktów w fakturze do referencyjnego zamówienia.

  • Wsparcie powdrożeniowe
    W przypadku bieżących problemów w projekcie operatorzy EDI zapewniają wsparcie telefoniczne/mailowe konsultantów, którzy pomogą rozwiązać problem.

  • Bezpieczeństwo
    Wysoka jakość usług zapewniająca bezpieczną komunikację. Ulokowanie infrastruktury w Data Center, spełniającym najwyższe standardy bezpieczeństwa, to gwarancja spełnienia wysokich wymogów bezpieczeństwa oraz wysokiej jakości świadczonych usług (SLA).

Przy uruchomieniu komunikacji EDI istotne jest, aby druga strona również była gotowa na wymianę danych elektronicznie. Dlatego przed podjęciem decyzji istotne jest zbadanie gotowości partnerów biznesowych do rozpoczęcia takiej komunikacji. Przy wyborze operatora EDI należy zwrócić uwagę na:
  • doświadczenie
  • pokrycie rynku – znaczna część partnerów może już korzystać z usług danego operatora przy wymianie z innymi partnerami
  • referencje
  • model biznesowy
  • wsparcie przed i powdrożeniowe
Źródło: www.comarch.pl
Bartłomiej Wójtowicz, Product Manager, sektor usługi Comarch

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top