Proces wdrożenia systemu ERP ma to do siebie, że jest czasochłonny i kosztowny, a oczekiwania względem niego są bardzo duże. W sytuacji gdy przedsiębiorca zdecyduje się na jego wprowadzenie, warto poświęcić (zresztą tak z perspektywy zamawiającego jak i firmy wdrożeniowej) więcej czasu i nerwów na negocjacje umowy.

 

Te pisze się w końcu na gorsze czasy współpracy. Trzeba jednak pamiętać, że dobrze skonstruowana umowa powinna chronić interes zamawiającego ale jednocześnie nie stawiać wykonawcy pod przysłowiową „ścianą” i dać mu komfort pracy i elastyczność, w szczególności jeśli chodzi o rozsądny harmonogram wykonywania prac. Inaczej może to doprowadzić do niedokładnych analiz, a później błędów w konfiguracji, niedokładnych szkoleniach i nieporozumieniach przy odbiorach. Niestety może dojść do sytuacji gdzie proces wdrożenia zostanie przerwany, a nawet porzucony. Przyczyny mogą leżeć tak po stronie zamawiającego jak i wykonawcy. W tym celu umowa powinna przewidywać kto, za co i w jakich okolicznościach odpowiada, kiedy rozliczane są poszczególne etapy procesu wdrożenia, w jakim momencie następuje przeniesienie autorskich praw majątkowych (o ile proces to przewiduje), kiedy strony mogą odstąpić od umowy i z jakimi skutkami finansowymi, a także w jakich sytuacjach nakładane są kary umowne.

Przyjrzymy się możliwym sposobom zabezpieczenia przed skutkami niedokończonego wdrożenia z punktu widzenia obydwu stron umowy.

Gdy zawini zamawiający

Wdrożenie może zostać przerwane, a nawet porzucone z uwagi na okoliczności, za które odpowiada zamawiający. Często sprowadza się to do sytuacji gdzie klient nie płaci, nie współpracuje, nie dysponuje po swojej stronie odpowiednimi ludźmi do przeprowadzenia wdrożenia lub rozmyślił się bo miał np. inne wyobrażenie o sposobie działania systemu. Przed takimi okolicznościami strony może zabezpieczyć dobrze skonstruowana i wynegocjowana umowa. Problemy z płatnościami można ograniczyć jeżeli, przykładowo, wprowadzi się rozliczanie poszczególnych etapów wdrożenia. Osobno płatne będzie przygotowanie analizy funkcjonalnej i pozafunkcjonalnej oraz poszczególnych etapów wdrożenia (instalacja serwera i oprogramowania, przeniesienie danych, dostosowanie oprogramowania, prace konsultacyjno-szkoleniowe, testy i wsparcie po starcie produkcyjnym systemu). W umowie można zastrzec, że wykonanie kolejnego etapu jest uzależnione od uregulowania płatności za wcześniejszy etap.

Dodatkowym czynnikiem motywującym do płacenia może być ustalenie momentu przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów, które powstaną w trakcie wdrożenia (np. autorskie funkcjonalności, aplikacje lub modyfikacje programistyczne). Jeżeli strony umówią się, że prawa te przechodzą w momencie uregulowania płatności za końcową fakturę to wtedy może to skłonić klienta tak do uregulowania płatności, jak i współpracy przy projekcie. Dodatkowo wykonawca może zastrzec, że brak płatności skutkować będzie możliwością odstąpienia przez niego od umowy. Niestety, w takiej sytuacji nie może zabezpieczyć się karą umowną. Ta przysługuje tyko na wypadek gdy nie zostanie wykonane świadczenie niepieniężne. Można natomiast umówić się na wyższą stawkę odsetek, byle nie przekraczały one odsetek maksymalnych.

W pewnym momencie dochodzi do sytuacji gdzie ze względu na zmiany personalne lub brak ogólnej współpracy, dalsze prace wdrożeniowe stają się niemożliwe. W takiej sytuacji w umowie należy wskazać konkretne i do tego kompetentne osoby, które będą zajmować się projektem i na których ciąży obowiązek współpracy z wykonawcą. Na wypadek gdyby umowa nie była w tym zakresie wykonana przez klienta, można zastrzec na rzecz wykonawcy możliwość odstąpienia od niej, a nadto wprowadzić z tego tytułu karę umowną.

Do rzadkości nie należą też sytuacje gdzie klient ma inne wyobrażenie na temat działania programu niż początkowo zakładał. Może to wynikać przykładowo z faktu, że klient tak naprawdę nie zdaje sobie sprawy jak działa jego przedsiębiorstwo (sprzedaż, magazyn, zakupy itd.), co stanowi główną część jego działalności i jaki ma to wpływ na kształt całej organizacji. A to nie zawsze musi się sprowadzać do działu generującego bezpośrednio dochód. W trakcie wdrożenia okazuje się, że system nie spełnia oczekiwań klienta i pojawia się z jego strony chęć wycofania się z umowy. Taka sytuacja często jest wynikiem braku kompetencji i odpowiedniej wiedzy po stronie zespołu klienta. Przyczyną bywa również nieodpowiednie nastawienie klienta, który traktuje cały proces wdrożenia do wgrania programu z płyty CD.

Przed taką okolicznością może uchronić odpowiednie uregulowanie umowy w zakresie skutków zatwierdzenia analizy przedwdrożeniowej. W jej trakcie strony ustaliłyby dokładny zakres wdrożenia, a to ograniczyłoby rozczarowanie na jego dalszych etapach. Jeżeli klient chciałby od takiej umowy odstąpić, to można to uwarunkować karą umowną.

Gdy zawini wykonawca

Przejdźmy do sytuacji gdy wdrożenie zostaje przerwane z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Zdarza się, że wykonawca w trakcie projektu dostaje lepsze zlecenie i porzuca klienta lub też prowadzi w danym momencie tyle wdrożeń, że nie dysponuje odpowiednią ilością konsultantów.

Aby zabezpieczyć się przed taką sytuacją, ważne aby umowa przewidywała minimalną ilość osób, które muszą zajmować się projektem po stronie wykonawcy oraz minimalną ilość czasu w trakcie wdrożenia jaką muszą oni poświęcić wdrożeniu. W przypadku gdy w tym zakresie nie zostaną spełnione umówione standardy, zamawiający będzie mógł naliczyć karę umową za każdy przypadek gdy wykonawca nie dysponuje odpowiednimi zasobami ludzkimi. Klientowi może też przysługiwać prawo odstąpienia od umowy z tej przyczyny, nadto obostrzone możliwością nałożenia kary umownej.

Należy pamiętać, że kara umowna służy zrekompensowaniu konkretnej szkody. Jeżeli wartość szkody wywołanej niedokończonym wdrożeniem będzie większa od umówionej kwoty kary umownej to wówczas nie można domagać się tej „nadwyżki” chyba, że strony umówiły się na to w umowie. Przykładowo: posiadanie systemu ERP było warunkiem do wzięcia udziału w jakimś przetargu, a przez wykonawcę nie udało się go wprowadzić na czas. Wartość utraconego przez zamawiającego (zakładając, że przetarg by wygrał) zlecenia to 1.000.000 zł, a wysokość kary umownej to 30.000 zł. W takiej sytuacji nie można dochodzić różnicy między szkodą, a karą umowną chyba, że strony dopuściły w umowie taką możliwość, co jest zresztą powszechne i akceptowalne. Innym przypadkiem może być sytuacja, w której marketing wykonawcy zadziałał zbyt skutecznie w zakresie opisu jego umiejętności czy możliwości. Może się okazać, że konsultanci potrafią zainstalować system, ale brakuje im umiejętności co do jego dalszego rozwoju lub modyfikacji w zakresie ustalonym w analizie przedwdrożeniowej co powoduje, że eksperta trzeba szukać gdzie indziej i ponieść dodatkowe koszty z tym związane. Podobnie, jak w powyższych okolicznościach, umowa powinna precyzować to co ma być wykonane w ramach wdrożenia. To najczęściej ustalane jest w analizie wdrożeniowej i dlatego umowa powinna przewidywać jej wiążącą moc. Jeżeli jakaś funkcjonalność nie będzie działać to w takim wypadku nie powinna być rozliczona. Może (ale nie musi) to prowadzić do opóźnienia w odbiorze systemu, a to powinno być usankcjonowane karami umownymi. Karę umowną można wprowadzić również z powodu braku wykonania określonej funkcjonalności.

 

Tutaj ważne uwagi co do odstąpienia i kar umownych. Skutkiem odstąpienia jest to, że umowę uważa się za niezawartą, a strony muszą zwrócić to co sobie świadczyły, przykładowo za świadczone przez wykonawcę usługi należy się odpowiednie wynagrodzenie. Oczywistym powinno być, że odstąpić można jedynie od tej części umowy, która nie została jeszcze wykonana. Przykładowo, jeżeli na całą umowę składa się kilka etapów, które są osobno rozliczane (analiza przedwdrożeniowa, udzielenie licencji, prace programistyczne, szkolenia) to odstąpić można jedynie od tej części umowy, która nie została jeszcze zrealizowana i rozliczona.

 

Natomiast co do kar umownych, to należy pamiętać, że służą one zrekompensowaniu konkretnej szkody. Jeżeli wartość szkody wywołanej niedokończonym wdrożeniem będzie większa od umówionej kwoty kary umownej to wówczas nie można domagać się tej „nadwyżki” chyba, że strony ustaliły to w umowie. Przykładowo: posiadanie systemu ERPbyło warunkiem do wzięcia udziału w jakimś przetargu, a przez wykonawcę nie udało się go wprowadzić na czas. Wartość utraconego przez zamawiającego (zakładając, że przetarg by wygrał) zlecenia to 1.000.000 zł, a wysokość kary umownej to 30.000 zł. W takiej sytuacji nie można dochodzić różnicy między szkodą, a karą umowną chyba, że strony dopuściły w umowie taką możliwość, co jest zresztą powszechne i akceptowalne.

Gdy umowa jest zbyt lakoniczna

Mimo, że wartość wdrożenia, specyfika usługi jak i zdrowy rozsądek nakazują precyzyjne uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków to często zdarza się, że umowa została skonstruowana w sposób lakoniczny. Jeżeli umowa nie przewiduje opisanych wcześniej sytuacji w zakresie przyczyn odstąpienia od umowy jak i możliwości nałożenia kar umownych to wówczas tak wykonawcy jak i zamawiającemu przysługiwać będzie jedynie możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych ustalonych w kodeksie cywilnym. Będzie trzeba wykazać, że umowa nie została należycie lub w ogóle wykonana. Niestety, to sąd będzie oceniał na podstawie zebranych dowodów na co strony się umówiły i jaka jest wysokość szkody. Może prowadzić to do tego, że w ostatecznym rezultacie żadna ze stron nie będzie w pełni zadowolona z rozstrzygnięcia.

Podsumowując, przed przystąpieniem do wdrożenia warto zainwestować czas i środki w odpowiednie zredagowanie umowy i dobranie odpowiedniego personelu (tak po stronie zamawiającego jak i wykonawcy). Istnieje wiele sytuacji, gdzie klient nie do końca wie czego potrzebuje, a konsultant wykonawcy nie zawsze jest doświadczony i o coś dopyta. Zredagowanie bezpiecznej umowy, a także zatrudnienie przez zamawiającego dobrego eksperta biegłego w technicznych aspektach procesu wdrożenia, może ułatwić współpracę stron, a także zaoszczędzić w przyszłości nieporozumień, pieniędzy i nerwów.

Autor: Michał Wyjatek Adwokat, specjalizuje się m. in. w umowach wdrożeniowych i prawie własności intelektualnej wspólnik w Kancelarii Szymański & Wyjatek Adwokaci www.szymanskiwyjatek.pl