MRP – takie drogie, a nie działa…

Przy okazji różnych wizyt u klientów, czy też w trakcie auditów, trenerzy i konsultanci naszej firmy często spotykają się z podobnym twierdzeniem: ‘ … mamy system planowania MRP. Kupiliśmy go trzy lata temu. Sporo pracy włożyliśmy w jego wdrożenie, wciąż jednak nie możemy sobie poradzić a to z nieoczekiwanymi brakami materiałów do produkcji, a to z nadmiernymi zapasami lub z niedotrzymywaniem terminów.


Gdzieś się to wszystko rozjechało w czasie wdrożenia. System znanej marki. Drogi. A nie działa tak jak trzeba…’.

W tym miejscu przypatrują się nam. Trochę zakłopotani. Trochę, jakby z nadzieją, że wiemy o jakimś cudownym rozwiązaniu, które za chwilę, jak czarodziej z kapelusza, wyciągniemy z teczki, położymy na stole i powiemy: ‘ dobrze trafiliście. Mamy tutaj sprawdzone panaceum na wasze kłopoty’.

A my, co robimy w takich sytuacjach? Zabieramy się za skrupulatne poznawanie firmy, jej organizacji, procesów decyzyjnych i operacyjnych. Po co? Po to, aby po rzetelnym zebraniu informacji w trakcie auditu, przygotować dla firmy diagnozę jej dolegliwości oraz zaproponować proces leczenia.

Nasza praktyka pokazuje, że bardzo często jesteśmy w stanie dać klientowi taką oto odpowiedź:  ‘dobrze trafiliście. Mamy tutaj sprawdzone panaceum na wasze kłopoty’. Niestety, nigdy nie zdarzyło się jeszcze aby proces leczenia okazał się prosty i szybki. I tutaj, nasz klient, wciąż jeszcze uradowany wcześniejszą odpowiedzią, znowu popada w zakłopotanie. ‘Panowie…’, przekonuje, stając się coraz bardziej szczery, ‘…mamy nóż na gardle. Musimy mieć konkretne wyniki najpóźniej za pięć miesięcy!’.

I co zrobić w tej sytuacji? – na usta ciśnie się naturalne pytanie. Mój kolega z firmy zwykł mawiać w takiej chwili: ‘jak się ma nóż na gardle to, przede wszystkim, słuchając konsultantów, nie należy przecząco kręcić głową’.

A poważnie. Co zrobić z problemem nieefektywnego systemu planowania i sterowania procesami w firmie, który niby jest, a jakby go nie było? W niniejszym artykule, spróbujemy zarysować ogólny obraz możliwego rozwiązania. Ogólny, gdyż szczegółowa analiza problemu wymaga, co najmniej, kilkudniowej sesji szkoleniowej.


Po pierwsze …


Trzeba sobie uświadomić, czym, w istocie, jest zintegrowany system planowania i sterowania. Popularnie nazywany systemem MRP lub MRPII a czasami, systemem ERP, najczęściej jest utożsamiany z oprogramowaniem komputerowym, które wystarczy wybrać z szerokiego asortymentu oferowanego dzisiaj na rynku a następnie nabyć, najlepiej wraz z profesjonalnym wdrożeniem, i jak najsprawniej zaimplementować w firmie.

Taki kierunek myślenia i działania jest pierwszym i podstawowym grzechem przeciwko systemowemu planowaniu. Wdrażanie systemu, począwszy od narzędzia, wynika najczęściej z braku koniecznej wiedzy o strukturze i mechanizmie zintegrowanego systemu planowania wymaganych zasobów firmy oraz sterowania przebiegiem jej procesów – MRPII (Manufacturing Resources Planning).

Podejmowanie prac związanych ze zbudowaniem tego systemu od implementacji narzędzia wspomagającego system, jest w istocie, rozpoczynaniem procesu od końca. Z definicji, najkosztowniejszym i najmniej efektywnym, za to, najbardziej brzemiennym w skutkach. Gdzie jest zatem początek tego procesu? Odpowiedź brzmi: ‘w głowach jego uczestników’.

Najpierw należy zadbać o ‘know-how’ tych, którzy będą ten system nie tylko wykorzystywać ale, przede wszystkim, tworzyć. Krok ten kosztuje najmniej, jednak w 75% odpowiada za powodzenie projektu. Podczas gdy dowódca powiedziałby: ‘im więcej potu przelejesz na poligonie, tym mniej krwi na polu walki’, Vilfredo Pareto, naszkicowałby tę zależność w sposób następujący:


   


Edukacja uczestników systemu planowania i sterowania MRPII jest konieczna nie tylko dlatego aby byli oni w stanie rozróżniać terminologię związaną z systemem, choć i to jest ważne, ale zwłaszcza po to, aby poznać strukturę i prawidła mechanizmu podejmowania decyzji w firmie oraz zasady ich wykonania.

Decyzje wyrażające się w konkretnych planach, zawsze zapadają na różnych szczeblach hierarchii firmy, a przecież muszą służyć wspólnej sprawie – powtarzalnemu, długotrwałemu zadowoleniu klienta i właściciela firmy. Istotne jest zatem, poznanie zakresów kompetencji i odpowiedzialności poszczególnych uczestników owej hierarchii w ramach funkcjonowania sytemu planowania i sterowania MRPII.

Jak często zdarza się w firmach, że trudno dopatrzyć się jakiegoś sensownego współdziałania wszystkich jej działów i komórek w ramach wspólnego planu strategicznego i operacyjnego? Sami odpowiedzcie sobie, drodzy Państwo, na to pytanie.

My, na podstawie naszych obserwacji, możemy stwierdzić, że poszczególne piony i działy w firmach, najczęściej współpracują ze sobą na zasadzie obwarowanych twierdz, które najchętniej, skupiają swoją uwagę na katapultowaniu do siebie nawzajem, niechcianych zadań i napotkanych przeszkód.

Wymagany cykl szkoleń, musi także wyjaśnić ich uczestnikom, w jaki sposób budować plany aby były one wykonalne, to znaczy, aby uwzględniały zagrożenia wynikające z trudnoprzewidywalnych zmian popytowych, czy też podażowych wymaganych zasobów (np.: dostępności maszyn, wiarygodności poddostawców).

W tym miejscu, firmy zajmujące stanowisko monopolisty lub ścisłego lidera w branży, mogą zignorować ważność tego założenia. Jest to jednak posunięcie ryzykowne.

W warunkach gospodarki wolnorynkowej, istnieje szansa, że wcześniej czy później, firma ta utraci swą lukratywną pozycję i będzie zmuszona do walki o klienta z umacniającą się konkurencją, która w dzisiejszych czasach, może pojawić się praktycznie z dnia na dzień.

Niestety, opracowanie i wdrożenie systemu funkcjonowania firmy, zapewniającego przewagę konkurencyjną, zabiera zazwyczaj dużo więcej czasu. Warto zatem zabrać się do pracy w

czasie, gdy firma nie musi jeszcze borykać się z problemami zmniejszającego się popytu oraz dostępnego budżetu na usprawnienie jej sytemu planowania.

Podobnie rzecz ma się z firmami, które obsługują popyt charakteryzujący się wysoką stabilnością a więc i stosunkowo łatwą przewidywalnością. Prawda, zapotrzebowanie takich firm na sprawny i wysoce efektywny system planowania, przewidujący zwłaszcza przyszłe zapotrzebowanie na wykorzystanie posiadanych zasobów oraz informujący z wyprzedzeniem o możliwości wystąpienia ograniczeń w ich podaży, jest znacznie mniejsze.

Takim firmom, zdawać by się mogło, wystarczą proste harmonogramy zbudowane w arkuszu kalkulacyjnym.

Któż jednak powiedział, że popyt, stabilny w przeszłości, będzie podobnie się kształtował także w przyszłości? Czy można prowadzić samochód do przodu, obserwując jedynie wsteczne lusterko? Można. Pod warunkiem jednak, że droga przed samochodem wygląda tak jak za samochodem. Biada natomiast tym optymistycznym kierowcom, którzy zechcą poobserwować we wstecznym lusterku zbliżający się zakręt.

Czym zatem jest zintegrowany system MRP II - planowania zasobów firmy oraz sterowania jej procesami? Spróbujmy pokusić się o jakąś krótką definicję, reasumując powyższy akapit.

MRPII, ewoluując w latach 80-tych XX wieku z systemu planowania zapotrzebowania materiałowego – MRP (Material Requirement Planning), jest uporządkowanym hierarchicznie procesem planowania zadań związanych z wykorzystaniem wszystkich wymaganych zasobów firmy w celu jak najefektywniejszego zaspokojenia teraźniejszych i przyszłych życzeń klientów oraz jej właścicieli.

Jest to system, który nakazuje i umożliwia zarazem, zatwierdzanie jednego, spójnego dla całej firmy, planu działania po uprzednim zbadaniu dostępności  zdefiniowanych zasobów (np.: materiałów, czasu, ludzi, maszyn, pieniędzy, itd.).




MRPII to system jednorodny aczkolwiek obejmujący obszary decyzyjne zarówno najwyższego kierownictwa, jak i zakres operacyjny na szczeblu podstawowym.

Musi on zatem zapewniać nieprzerwaną spójność założeń właścicielskich planów biznesowych oraz szczegółowych, codziennych harmonogramów operacyjnych pracowników.

Musi, wreszcie, zapewniać wykonalność zatwierdzonego planu, na wszystkich jego poziomach. System ten, w swoim założeniu, nie tyle uczy jak efektywnie postępować w warunkach ‘pożaru na produkcji’ co wskazuje metodę, jak go unikać.



Po drugie…



Znajomość budowy i funkcjonalności systemu planowania, który na zasadzie znanego koła Deming`a - PDCA (Plan, Do, Check, Action), pozwala stopniowo dźwigać kulturę pracy firmy na coraz to wyższy poziom, jest nieodzowna dla procesu parametryzacji oprogramowania, które, zgodnie z naszym życzeniem i w zamian za wysoką cenę, ma efektywnie wspomagać organizację w cyklicznie powtarzającym się procesie: zaplanuj, wykonaj, sprawdź, popraw....

Zanim to jednak nastąpi, trzeba zadbać o jakość danych zasilających ten system.

Nierzadko spotykamy się z podejściem zupełnie ignorującym zgodność danych wejściowych systemu.

‘Widziałem na laptopie konsultanta, że algorytm MRP liczy prawidłowo!’ – mówi dyrektor operacyjny, który już przymierza się do ‘odpalenia systemu’ na rzeczywistej bazie danych firmy. No cóż, ‘odpalaj’ – mówimy wtedy, ‘ale miej świadomość, że jeżeli wrzucisz do systemu śmieci, otrzymasz tylko śmieci, w istocie, dużo więcej śmieci’.

O jakie dane chodzi?

Istotne są te wszystkie dane wejściowe, które system będzie przetwarzał podczas budowania harmonogramów dostaw oraz podczas symulacji dostępności wymaganych zasobów.

System, każdorazowo, na poszczególnych poziomach planowania, musi odpowiedzieć sobie na cztery pytania:

  • Czego ode mnie chcą? (jak wielki jest popyt i czego dotyczy?)
  • Czego potrzebuję aby zrealizować życzenie? (jakich zasobów?, w jakiej wielkości?, na kiedy będą potrzebne?)
  • Co już mam do realizacji zadania? (np. w zapasie dostępnym materiałów, w dostępnej liczbie roboczo- i maszyno-godzin?)
  • Czego jeszcze potrzebuję do wykonania zadania? (zamówienie zakupu lub zlecenie produkcyjne trzeba złożyć na różnicę pomiędzy tym, czego potrzeba a tym, co już jest?)

Jeżeli system, ‘szukając’ odpowiedzi na te pytania, użyje nieprawdziwych liczb, np. o stanie ewidencyjnym zapasu dostępnego wymaganych materiałów, to jaki wynik wygeneruje? Oczywiście fałszywy, a więc taki, który zmaterializuje się w postaci braku lub zbędnego zapasu, tudzież - kosztu operacyjnego.

Aby tego uniknąć trzeba zadbać najpierw o wiarygodność danych wejściowych. Znajdziemy je w:

  • zestawieniach materiałowych (BOM – Bill of Materials),
  • zestawieniach operacyjnych (marszrutach – Routings),
  • danych inwentaryzacyjnych,
  • parametrach planistycznych, określających: czasy dostaw (lead-time), minimalne partie dostaw (batch-size), minimalne i maksymalne poziomy zapasów i portfela zamówień, poziomy zapasów bezpieczeństwa, nominalne i realne zdolności operacyjne poszczególnych zasobów (maszyn, gniazd, urządzeń), czasy kolejek (queue time) przed określonymi operacjami oraz czasy oczekiwania (waiting time) i przesunięcia (move time) po wykonanej operacji, czasy przygotowania maszyny (setup time) oraz wykonania (run time), i wiele innych,
  • bazodanowych, stałych danych towarów (Item Master Data).

Dla sprawnego funkcjonowania systemu MRPII, wymagana jest wysoka jakość zgodności tych danych. Np.: 99%-owa zgodność danych inwentaryzacyjnych jest wymagana szczególnie w przypadku stosowania funkcjonalności systemowej – backflushing, polegającej na automatycznym wykonaniu rozchodu materiałów użytych do wyprodukowania wyrobu, w momencie wykonywania operacji przychodu tego wyrobu do magazynu wyrobów gotowych.

Co oznacza tak wysoki wskaźnik zgodności?

Jeżeli codziennie, planista realizuje np. sto zleceń produkcyjnych, to jednocześnie generuje dwa błędy inwentaryzacyjne (na sto przypadków, w jednym jest dopuszczalna pomyłka) – na indeksie materiału, który zgodnie z BOM-em miał być pobrany z magazynu do produkcji a nie został oraz na indeksie materiału, który z magazynu wydano, a który nie został w BOM-ie ujęty. Łatwo policzyć, ile różnic inwentaryzacyjnych trzeba będzie rzetelnie wyjaśnić i skorygować, jeżeli w firmie panuje zwyczaj przeprowadzania inwentaryzacji, np. raz do roku. A co z jakością systemowej sugestii, aby uzupełnić zapas tylko o to, czego brakuje? Wydaje się, że w sytuacji kiedy jakość danych wejściowych jest niepewna, bezpieczniej jest odłożyć oprogramowanie na bok i liczyć ‘na piechotę’ – mniej błędów popełnimy.

Zapewnienie wymaganej zgodności danych jest niewątpliwie trudnym i czasochłonnym zadaniem. Aby uzyskać wiarygodne dane o dostępnych zapasach, najczęściej trzeba uporządkować magazyny, wdrożyć system inwentaryzacji ciągłej, opracować i wdrożyć procedury regulujące gospodarkę magazynową i materiałową. Bez tego, jednorazowa, nawet skutecznie przeprowadzona akcja porządkowania danych, nie zagwarantuje utrzymania wymaganego porządku w magazynie a więc, i w bazie danych. Jak to mówią: ‘nie tam jest czysto, gdzie się dużo sprząta lecz tam, gdzie się mało brudzi’.

Podobnie będzie się przedstawiała rzecz w pozostałych obszarach danych.

Projekt opracowania i wdrożenia zintegrowanego systemu planowania MRPII, będzie musiał jednak uwzględnić wymagane siły i środki aby temu zadaniu sprostać, zanim zabierzemy się za ‘odpalenie systemu’.

Jest to wymóg, który według naszego wskazania Pareto, co najmniej w 15%-tach odpowiada za powodzenie przedsięwzięcia.



Po trzecie…



Organizacja władająca upowszechnioną już wiedzą na temat celowości i funkcjonalności systemu planowania i sterowania MRPII a nadto, pracująca na wiarygodnych danych wyzierających z komputerów, raportów, prognoz, itp., jest przygotowana aby rozejrzeć się na rynku w poszukiwaniu odpowiedniego narzędzia wspomagającego system podejmowania decyzji i sterowania przebiegiem wykonania przygotowanych planów. Potencjalny dostawca oprogramowania dostrzeże jakość przygotowania klienta do rozmowy, już podczas pierwszego spotkania – gwarantuję. 

Klient, świadomy tego, czego szuka na rynku, nie tylko staje się komunikatywnym acz wymagającym partnerem dla potencjalnego dostawcy oprogramowania ale przede wszystkim, gwarantem dla siebie samego, że nie kupi czegoś, co wprawdzie nazywa się systemem klasy MRPII (dzisiaj modnie nazywanym systemem ERP) ale w rzeczywistości, za kilka miesięcy lub lat, funkcjonuje jak nieco tylko bardziej zaawansowana maszyna do pisania: faktur, zamówień, potwierdzeń, itp. . W istocie, byłaby to niezwykle droga maszyna do pisania.

Proponujemy aby do rozmów z dostawcami oprogramowania zbudować odpowiedni kwestionariusz wspomagający proces weryfikacji i oceny a wreszcie wyboru oprogramowania. Powinien on zawierać te wszystkie zagadnienia, które cechują istotę funkcjonalności zintegrowanego systemu planowania i sterowania – MRPII. Choć zagadnień wymagających sprawdzenia jest wiele (nie sposób opisać ich w ramach niniejszego artykułu), nie można pominąć najważniejszych:

  • hierarchiczności i spójności planowania priorytetów (zadań), co najmniej od poziomu planowania głównego harmonogramu produkcyjnego – MPS (Master Production Schedule) w dół,
  • badania wykonalności wstępnych harmonogramów poprzez symulację dostępności wymaganych zasobów na każdym poziomie planowania,
  • oparcia wszelkich harmonogramów, raportów i zestawień na jednej bazie danych,
  • możliwości planowania w ramach horyzontów czasu o różnych długościach, zależnie od poziomu planowania,
  • możliwości ewidencjonowania i wykorzystania informacji zwrotnej z wykonania planu, w cyklicznym procesie planowania i sterowania.

Proces implementacji oprogramowania musi poprzedzić rzetelne zbudowanie mapy biznesowej projektu, obrazującej zależności planowania na poszczególnych poziomach systemu MRPII.

Nie można też zapomnieć o wcześniejszym zewidencjonowaniu danych wejściowych i parametrów planistycznych, których będzie wymagało oprogramowanie już na samym początku procesu wdrożenia.

Kolejna sugestia dotyczy porządku w bazie danych i kultury administrowania bazą. Zdarza się nierzadko, że brak procedur określających: kto, kiedy i w jaki sposób może wprowadzać dane do bazy, doprowadza ją do takiego stanu, że samo jej uporządkowanie wymaga miesięcy żmudnej pracy.

Istotne jest zbadanie hardware`owej strony projektu: przepustowości intrasieci, oszacowania odległości poszczególnych stacji od serwerów, wydajności komputerów, liczby i jakości serwerów, struktury sieci, itd.

Z pewnością, wszystkie etapy poszukiwania, oceny i wdrożenia oprogramowania klasy MRP II są żmudne i czasochłonne. Są one również niezwykle kosztowne. Biorąc pod uwagę koszty związane z zakupem oprogramowania ale również z jego wdrożeniem, utrzymaniem a także koszty wyszkolenia użytkowników i koszty zakupu sprzętu komputerowego, sięgają one 50%-cent całkowitych kosztów projektu wdrożenia MRPII. Jednak wpływ tego etapu na powodzenie projektu jest niewielki. Szacuje się go na poziomie zaledwie 5%-cent.

Chociażby dla tego jednego powodu, warto jeszcze raz zastanowić się nad pytaniem: ‘którędy droga do posiadania efektywnego systemu planowania i sterowania MRPII, gdzie jej początek a gdzie koniec?’

Źródło: www.m-p-m.pl
Autor: Jan Ruchniewicz

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top