Optymalizacja użycia kapitału i zwiększanie zysku

Rozmowa z Łukaszem Tadyszakiem, założycielem firmy Questy – specjalizującej się we wdrażaniu i obsłudze rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw.

PC Guard SA: Często powtarzana jest teza o wzroście efektywności przedsiębiorstw wykorzystujących zintegrowane systemy zarządzania. Czy stosowanie mechanizmów oferowanych przez ERP owocuje rzeczywistym zyskiem, czy może zamieniamy jeden koszt na inny?

	REKLAMA

Łukasz Tadyszak: Sprzedaję i wdrażam ERP, zatem może pan być pewny obiektywnej opinii… (śmiech) A już poważnie: nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. Żeby ocenić przydatność i oszczędności płynące ze stosowania funkcji systemu ERP trzeba zweryfikować cele wdrożenia, najlepiej przy pomocy analizy przedwrożeniowej, która w tym kontekście ma niebagatelne znaczenie. Nie można też zapomnieć o samych użytkownikach: od ich wiedzy i doświadczenia zależy faktyczna zdolność do wykorzystania wyników tych analiz.

Jeśli wszystkie te elementy będą dobrze współpracować, wykorzystanie zasobów będzie optymalne. W zależności od specyfiki i wielkości przedsiębiorstwa może to oznaczać zaledwie redukcję zbędnych kosztów lub pokaźny zysk. Dobrze wdrożony system, oparty na solidnej analizie przepływu informacji w przedsiębiorstwie, w rękach świadomego menedżera jest skutecznym narzędziem i prawdopodobnie przyczyni się do wzrostu zysków.

To wciąż dość ogólne stwierdzenie…

Niestety nie da się udzielić prostej odpowiedzi. Optymalizacja użycia kapitału i zwiększanie zysku są pożądanymi alternatywami wobec oszczędzania środków i redukcji kosztów. Jednak spełnienie tych warunków wygląda za każdym razem inaczej i nie sposób powiedzieć: jeśli wydasz tyle a tyle, na pewno będzie zysk. Tak prosto nie jest.

Istotne jest podkreślenie czynnika ludzkiego. System ERP jest oparty na założeniach i strategii wypracowanej przez człowieka i ostatecznie przez niego obsługiwany. Pomimo całej złożoności i zaawansowania technologicznego, to konkretny człowiek decyduje o możliwościach oprogramowania i często stanowi jego najsłabsze ogniwo. Mówimy tu naturalnie o obsłudze procesów biznesowych. Rejestrowanie zdarzeń – np. zapis wykonania konkretnego zadania na hali produkcyjnej lub wprowadzenie dokumentów magazynowych mogą się odbywać w sposób zupełnie zautomatyzowany, niewymagający interwencji użytkownika.

Jak zatem w praktyce wygląda bilans kosztów wykorzystania ERP w przedsiębiorstwie?

Przy dobrej woli po stronie personelu przedsiębiorcy i profesjonalnej pomocy zespołu wdrożeniowego osiągnięcie sukcesu jest zupełnie realne. To nie jest lot na księżyc, choć nie jest też przecież banalne.

Trudno wymagać, żeby wobec oczywistych kosztów wprowadzenia systemu informatycznego do przedsiębiorstwa bilans natychmiast był dodatni – choć to nie jest rzadkość. Jednak w dłuższym okresie prowadzi niemal zawsze do wzrostu przychodu przy relatywnym zmniejszeniu wydatków.

Upraszczając, na koszty wykorzystania ERP składa się zarówno samo wdrożenie, jak i eksploatacja systemu. Tymczasem po stronie korzyści mamy usprawnienie pracy na wszystkich szczeblach oraz dostęp do rzeczywistej informacji u zarządzających. Korzyść będzie zatem tym większa im potężniejsza i bardziej złożona jest organizacja. Oczywiście można dokłaniej wyliczyć, jaki konkretnie będzie bilans kosztów i korzyści oraz kiedy taka inwestycja się zwróci w konkretnym przypadku; niemniej tutaj wymaga to bardzo zindywidualizowanego podejścia.

Być może jest tak, że firmy decydujące się na takie systemy są dość nowoczesne, otwarte na to co się dzieje wokół nich. Już samo to sprawiałoby, że będą bardziej „podatne na sukces”.

Badania pokazują, że owszem, przedsiębiorstwa wprowadzające rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie są zwykle dość otwarte i nowoczesne. Jednak trzeba sobie zdać sprawę, że takie wyniki opierają się najczęściej na wywiadzie, a więc danych nieobiektywnych – bo takich w tej sytuacji trudno się dopatrzyć. Jeśli zatem kadra kierownicza dojrzewa do pewnego etapu rozwoju firmy, może się to przejawiać m.in. zakupem oprogramowania lub bardziej ogólnie przyjęciem pewnych strategii i w efekcie owocować osiągnięciem sukcesu.

Innymi słowy informacja o nowoczesności czy otwartości nie dodaje niczego nowego do obrazu przedsiębiorstw używających ERP, jest redundantna. Ich nowoczesność manifestuje się właśnie wykorzystaniem nowych technologii. Nowoczesność pozbawiona zaawansowanych narzędzi byłaby pustosłowiem. Dlatego myślę, że jeśli ktoś próbuje deprecjonować wartość ERP wskazując, że firma jest nowoczesna i nawet bez ERP by sobie poradziła, robi to trochę na opak i na siłę, a prawdziwy potencjał przedsiębiorstwa jest hamowany.

Jak się ma faktyczne wykorzystanie funkcji systemów ERP do ich pełnych możliwości? Ostatnio słychać trochę krytyki pod adresem złożoności i nadmiarowości rozwiązań informatycznych.

Z tym jest różnie. Najogólniej, jak w przypadku każdego oprogramowania, ważna jest kultura technologiczna użytkowników i umiejętność uczenia się. Nawet dobrze zaprojektowane rozwiązanie może nastręczać pewnych kłopotów niezaawansowanemu użytkownikowi. Drugim czynnikiem, który ma tu znaczenie, jest duża złożoność systemów ERP, przez co są one modyfikowane do potrzeb konkretnego klienta tylko w ograniczonym zakresie. Zwykle bezpieczniej i taniej jest przystosować przepływ informacji w przedsiębiorstwie tak, żeby odzwierciedlał model przyjęty przy projektowaniu oprogramowania, niż odwrotnie: personalizować produkt pod wymagania klienta. Wynikają z tego także pewne zagrożenia, bo przecież standaryzacja modelu wymiany informacji może w niektórych sytuacjach oznaczać utratę przewagi nad konkurencją. Pomimo tego zdecydowana większość specjalistów IT przyznaje, że systemy klasy ERP mogą mieć bezpośredni wpływ na poprawę sytuacji względem innych, konkurencyjnych przedsiębiorstw – krótko mówiąc przyczynić się do wzrostu konkurencyjności.

Mamy tu zatem dwie sytuacje. Z jednej strony przedsiębiorstwo otrzymuje system, który jest przystosowany do obsługi wielu różnych rodzajów działalności. W takiej sytuacji trudno oczekiwać, że wszystkie funkcje oprogramowania będą wykorzystywane. Z drugiej strony użytkownicy mogą po prostu nie mieć czasu na naukę zasady działania i obsługi niektórych rozwiązań; zwłaszcza takich, które są obce dotychczas stosowanej – i już zarzuconej – strukturze obiegu danych.

W tym świetle wagi nabiera kompetentnie przeprowadzony audyt, który może pomóc wybrać odpowiedni dla danej organizacji system informatyczny. A także cały proces wdrożenia i szkoleń, które mogą się przyczynić do lepszego wykorzystania zakupionej technologii.

Oprogramowanie z pewnością warunkuje sposób dotarcia do informacji, a tym samym ma wpływ na efektywność jej wykorzystania. Jak wybrać system ERP?

Oczywiście ma znaczenie, jakiego systemu informatycznego używamy. Nie chodzi tu wyłącznie o różnice w implementacji funkcjonalności standardów takich jak ERP, chociaż nie jest to bez znaczenia – decydują one o sposobie organizacji przepływu danych i o przebiegu samego wdrożenia; mają także wpływ na czas, jaki potrzebują przeznaczyć pracownicy na naukę obsługi oprogramowania. To wszystko istotne sprawy i co do ich wagi nikt nie ma wątpliwości.

Często natomiast niedoceniany jest producent i sposób obsługi klientów, a wybór oprogramowania następuje głównie na podstawie oferowanych funkcjonalności i ceny. Moim zdaniem to błąd. Po pierwszej selekcji, np. na podstawie możliwości oprogramowania i jego ceny, trzeba zwrócić uwagę na jego pochodzenie, dostęp do wiedzy i perspektywę długoterminowej współpracy.

Na co trzeba zwrócić uwagę w kontekście producenta i obsługi klienta?

Sposób komunikacji z pracownikami producenta – a więc czas reakcji na zapytania, czas udzielenia wyczerpującej Oprogramowanie PC Guard SA funkcjonuje w przedsiębiorstwach z wielu branż. Na zdjęciu OSM we Włoszczowie, gdzie Graffiti.ERP wspomaga zarządzanie m.in. produkcją, z pełnym rozliczeniem opartym na zleceniach ciągłych. Pomimo całej złożoności i zaawansowania technologicznego, to konkretny człowiek decyduje o możliwościach oprogramowania i często stanowi jego najsłabsze ogniwo. Rozmowa z Łukaszem Tadyszakiem, założycielem firmy Questy 3 Wywiady PC Guard SA odpowiedzi, łatwość dostępu do fachowej pomocy – to wszystko jest nie do przecenienia. Ale także łatwy dostęp do dokumentacji i kanały dystrybucji uaktualnień (także informowania o nich) mogą powiedzieć wiele o przyszłej współpracy.

Jest też kwestia wielkości producenta oprogramowania.

Większe firmy są zwykle traktowane jako pewniejsze, podczas gdy małe – jako elastyczne. Trzeba tu szukać harmonii odpowiedniej do wydawanych pieniędzy i potrzeb.

Duże korporacje to najogólniej dostęp do wiedzy i doświadczenia, a także wypracowane procedury postępowania – zwykle dość sformalizowane, co może być traktowane jako zaleta lub wada, w zależności od kontekstu, jednak najczęściej przyczynia się do jednoznaczności komunikacji. To także spore możliwości finansowe, dzięki którym łatwiej mogą one oferować korzystne warunki zakupu.

Z kolei mniejsi producenci to często łatwość dostosowania oferty do aktualnych potrzeb klienta. Dotyczy to zarówno spełnienia wymagań odnośnie takich albo innych funkcjonalności, ale także dostosowanie do specyfiki lokalnej.

Duże firmy, często zagraniczne, są na tym polu mniej konkurencyjne. Wiedza i doświadczenia zdobyte na rynkach pozaeuropejskich, a nawet zachodnioeuropejskich, nie zawsze są przydantne na gruncie polskiego sektora MSP.

Dochodzi dylemat pewności, czy producent oprogramowania przetrwa przez te wszystkie lata, kiedy będziemy używać jego produktów.

Zwłaszcza w przypadku systemu ERP, który wymaga dużych nakładów finansowych, a czasami nawet zmian organizacyjnych – ten okres nie jest liczony w miesiącach. Niestety nie ma tu jakiegoś złotego klucza.

Polski rynek wciąż jest jeśli nie zdominowany, to przynajmniej w dużej części opanowany przez duże firmy zachodnie. Jak ocenia pan sytuację polskich producentów ERP?

Jak wspomniałem wcześniej, choć duzi producenci z Zachodu, a obecnie także ze Wschodu, mają przewagę strukturalną i finansową nad większością polskich firm, te ostatnie stale umacniają swoją pozycję. Przede wszystkim łatwiej i szybciej reagują na potrzeby lokalnego klienta, co widać dobrze w przypadku sektora MSP, który ma duże wymagania, lecz często dysponuje ograniczonymi środkami. Duże, zagraniczne korporacje, w których obowiązują odgórnie ustalone procedury i zasady, w bezpośredniej konkurencji okazują się więc czasem mniej konkurencyjne.

To wszystko dobrze wróży rodzimym firmom, co naturalnie nie oznacza, że duzi przestają się liczyć, bo fakty mówią co innego. Jednak sfera IT rozwija się wciąż dynamicznie i w tym kontekście są podstawy sądzić, że polskim firmom z tego sektora będzie się jednak poprawiało.

Jaki wpływ na rynek systemów ERP ma obecne osłabienie gospodarcze?

Obecna sytuacja przyczyniła się do wzmocnienia i uwypuklenia ambiwalentnego dążenia, które zwykle towarzyszy każdemu rodzajowi biznesu. Z jednej strony poszukuje się coraz skuteczniejszych sposobów wykonywania pracy, podczas gdy z drugiej strony – i tu objawia się ambiwalencja – próbuje się powstrzymać od eksperymentów, wykorzystując bezpieczne i sprawdzone rozwiązania.

W związku z tym można teraz obserwować pewną rezerwę w podejściu do nowych zakupów w sferze IT, choć jednocześnie istnieje większa niż zwykle presja na optymalizację wykorzystania zasobów, która z kolei wymusza dokonywanie takich zakupów. Stąd najogólniej sytuacja wydaje się być lepsza, niż można się było spodziewać na początku. Jest jednak zbyt wcześnie, żeby znać jasną odpowiedź.

Pomówmy o samym ERP. Niektórzy analitycy uważają, że pojęcie ERP jest nadużywane i obejmuje zbyt wiele dziedzin, przez co staje się mało użyteczne. Czym, według pana, jest ERP?

Faktycznie trudno jest podać jednoznaczną definicję ERP. Istnieje w zasadzie zgodność co do tego, że system ERP powinien zaspokajać wymogi standardu MRP II, m.in. zamykać pętlę MRP. Jest to o tyle pomocne, że chociaż faktyczne zamknięcie pętli MRP jest może niełatwe w realizacji, to już weryfikacja tego zamknięcia jest niemal oczywista. Efektywne powiązanie planowania zapotrzebowań na surowce z zamówieniami na wyroby złożone przez klientów – czyli właśnie zamknięcie pętli MRP – jest czytelne nawet dla niefachowca.

Niemniej ERP to więcej niż pętla MRP i nowoczesne systemy ERP coraz częściej inkorporują np. podsystemy odpowiedzialne za realizację funkcji Business Intelligence oraz CRM – które jeszcze niedawno były uważane za odrębne byty. Tyle że, wbrew temu, co niektórzy chcą sądzić, taka integracja różnych możliwości w jednym organizmie była domeną ERP od zawsze. Niektóre definicje ERP mówią po prostu o rozwiązaniach informatycznych, na które składa się wiele aplikacji o różnym stopniu integracji, jednak operujących na tych samych danych. W tym szerokim sensie ERP może z powodzeniem obejmować BI i CRM.

Ostatnio coraz częściej mówi się też o systemach ERM [Enterprise Resource Management, czyli zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, w odróżnieniu od ERP – Enterprise Resource Planning - czyli planowania zasobów przedsiębiorstwa, przyp. red.], które wykorzystują ERP jako podstawę do uzyskania informacji. Jednak ERM nie jest, tak jak ERP, systemem komputerowym; to raczej model kładący nacisk na użycie oprogramowania jako narzędzia wspierającego podejmowanie decyzji.

Wspomniał pan o Business Intelligence. Nazywane tak, trochę tajemniczo, narzędzia budzą coraz większe zainteresowanie. Czym jest, a czym nie jest BI?

Business Intelligence to, można powiedzieć, termin-guma – tak potrafi być obszerny i elastyczny. Bez pretensji do ścisłej definicji można powiedzieć, że jest to prezentacja związków między często ogromnymi ilościami faktów (informacji) w sposób, który dostarczy konkretnych wskazówek, ułatwiających podjęcie konkretnych działań, prowadzących do osiągnięcia konkretnych celów. Przy czy informacje, którymi operuje BI odnoszą się nie tylko do biznesu; często są to np. dane statystyczne.

Kluczowa jest skala przetwarzanych informacji. Aplikacje spełniające zadania Business Intelligence są tak konstruowane, żeby przeprowadzić analizę i udostępnić możliwie precyzyjne przedstawienie relacji zachodzących pomiędzy olbrzymimi ilościami danych. Dzięki wykorzystaniu komputerów i odpowiednio dobranych algorytmów przeprowadzane jest zadanie w innym razie właściwie niewykonalne dla człowieka, głównie ze względu na konieczny do jego realizacji czas.

Przy czym trzeba podkreślić, że Business Intelligence to nie tylko przetwarzanie danych ilościowych. Przetwarzać można także tekst, np. treść mejli, dokumentów czy choćby blogów. Technologie wykorzystujące semantykę do automatycznej analizy tekstu są nazywane text miningiem i zdobywają coraz większe zainteresowanie. Możliwości na tym polu są ogromne i mogą się sprowadzać do uzyskiwania relatywnie prostych danych statystycznych lub umożliwiać generowanie modeli relacji (zawodowe, rodzinne, partnerskie itd.) pomiędzy użytkownikami dużych sieci komputerowych, telefonicznych itp. Bez użycia narzędzi Business Intelligence ta wiedza byłoby praktycznie niedostępna.

Business Intelligence z pewnością nie jest magicznym narzędziem, które daje jednoznaczne odpowiedzi. Bardziej niż gdzie indziej chyba w sferze IT, w przypadku BI istotny jest udział człowieka, który będzie w stanie podany wynik zinterpretować i odpowiednio wykorzystać.

Czy rola narzędzi Business Intelligence będzie w najbliższej przyszłości może przerosnąć wagę przypisywaną dotychczas np. zarządzaniu procesami produkcyjnymi?

To być może stwierdzenie zbyt śmiałe. Niemniej trudno przecenić możliwości, jakie daje dobrze zaprojektowany i wdrożony system Business Intelligence.

Pamiętajmy jednak, że powodzenie Business Intelligence zależy także w dużej mierze od świadomości kadry zarządzającej. Dotykamy tu dwóch kwestii. Przede wszystkim od wiedzy menedżerów zależy, czy BI w ogóle wzbudzi zainteresowanie – menedżer musi wiedzieć, o czym mówimy, żeby zastanowić się nad kupnem, a to zwykle przecież niemałe kwoty. Inna rzecz to satysfakcja i wymierne efekty użycia narzędzi Business Intelligence. Interpretacja wyników może przerosnąć użytkownika i wówczas nawet dobre narzędzia BI po prostu się nie sprawdzą. Choć sama idea nie jest nowa, wciąż mamy wiele do zrobienia – np. na polu prezentacji i przedstawiania wyników, które w niektórych sytuacjach mogą być dosyć skomplikowane i trudne do ujęcia. W każdym razie skala wykorzystania Business Intelligence rośnie. Przykładem zastosowania są rekomendacje w sklepach internetowych, które na podstawie wcześniejszych zakupów i ścieżki przebytej przez klienta są w stanie podsuwać propozycje kolejnych towarów. Dobre algorytmy wykorzystane do budowania rekomendacji mogą się przyczynić do naprawdę dużego, liczonego w dziesiątkach procent wzrostu sprzedaży.

Dzięki korelacji z coraz nowymi technologiami, Business Intelligence nabiera wartości i przypuszczam, że w najbliższej przyszłości zobaczymy rozkwit tego typu rozwiązań.

Źródło: www.pcguard.pl
Autor: Robert Wojniusz