Współpraca z licznym gronem artystów, a także etatowych pracowników i współpracowników rodzi wyzwania związane z zarządzaniem. Muszą one znaleźć odzwierciedlenie w systemie kadrowo-płacowym. Przygotowanie wielu różnych umów i zarządzanie finansami tak złożonej struktury zabierało dużo czasu. Powstało zapotrzebowanie na usprawnienie, które miało zniwelować tę trudność. „MAZOWSZE” zdecydowało się na Sage Symfonia ERP, aby wszystkie problemy rozwiązywane były za pomocą narzędzi informatycznych. Sage Symfonia ERP zapewnia odpowiednią elastyczność konieczną przy wprowadzaniu do systemu informatycznego złożonych umów autorskich, a tym samym pozwala na sprawniejszą obsługę kadrowo- -finansową i oszczędność czasu.

Kluczowe: interfejs okienkowy i elastyczność

Sage Symfonia ERP, posiadający rozwiązania do obsługi skomplikowanych umów i zarządzania finansami, spełnił oczekiwania „MAZOWSZA”. O wyborze oprogramowania firmy Sage zadecydowały jego możliwości, elastyczność i pozytywne doświadczenia pracowników księgowości, którzy już z niego korzystali. „Większość programów na rynku nie obsługiwała umów o dzieło z przekazaniem praw autorskich – obejmujących 50-procentowe koszty uzyskania. Program kadrowo-płacowy Sage potrafił sobie z tym poradzić” – mówi Jarosław Sobczak, główny informatyk w „MAZOWSZU”.

Przejście na oprogramowanie Sage wiązało się z porzuceniem systemu DOS na rzecz przyjaznego interfejsu okienkowego środowiska Windows. System stał się łatwiejszy w utrzymaniu i bardziej pasował do działającej w „MAZOWSZU” infrastruktury informatycznej.

Szybkość i profesjonalizm

Proces wdrażania przebiegał płynnie, zaletą współpracy z Sage był krótki czas implementacji modułów. Do wdrożenia wykorzystano sprzęt będący już wcześniej w posiadaniu działu IT „MAZOWSZA”, nie zachodziła więc konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów na wymianę komputerów i sieci informatycznej. Obecnie wszystkie problemy rozwiązywane są z pomocą narzędzi informatycznych w postaci systemu finansowo-księgowego oraz oprogramowania do zarządzania kadrami i płacami. Sage Symfonia ERP zapewnia elastyczność konieczną przy wprowadzaniu do systemu złożonych umów. „Oprogramowanie działa w architekturze klient-serwer. Z informatycznego punktu widzenia najistotniejszą korzyścią jest możliwość skalowania systemu, niewymagająca działań z naszej strony – mówi Jarosław Sobczak. – Sage Symfonia ERP współpracuje z bazami danych. Zwiększa to wydajność działania i poprawia niezawodność” – dodaje. Na potrzeby Zespołu na stałe ustawiona została współpraca między modułami Sage Symfonia ERP. Teraz „MAZOWSZE” realizuje przelewy elektroniczne do systemu bankowego, używając uzupełniającego rozwiązania w module Kadry i Płace. W wyniku wdrożenia programu Sage Symfonia ERP Kadry i Płace oraz Sage Symfonia ERP Finanse i Księgowość, została zapewniona zgodność z najnowszymi standardami księgowymi i przepisami prawa. Program jest na bieżąco aktualizowany przez Sage o pojawiające się zmiany prawne i funkcjonalne. Ze względu na strategiczne znaczenie systemów na funkcjonowanie zespołu „MAZOWSZE”, dalszą współpracę z Sage oparto o umowę serwisową VIP. Decyzja o wyborze Sage Symfonia ERP stworzyła możliwość kompleksowej i szybszej obsługi księgowo-kadrowej.

Państwowy Zespół Ludowy Pieśni i Tańca „MAZOWSZE” to najbardziej znana grupa folklorystyczna w Polsce, popularna także za granicą, jeden z największych na świecie zespołów artystycznych sięgających do bogactwa narodowych tańców, piosenek, przyśpiewek i obyczajów. Powołany został w 1948 roku. Do jego zadań należy popularyzowanie obyczajowości Mazowsza i innych regionów kraju, działalność koncertowa, a także gromadzenie zabytków folkloru polskiego (aby zachować dorobek „MAZOWSZA”) i ochrona zbioru pamiątek, strojów ludowych oraz stałe jego uzupełnianie. Styl „MAZOWSZA” to ciepło delikatnej stylizacji, uwypuklającej urodę autentyku, zarówno w odniesieniu do muzyki, jak choreografii i kostiumu. Sukcesy zagraniczne uświadomiły potrzeby i oczekiwania publiczności. Słowo „Mazowsze” stało się hasłem wywoławczym, utożsamianym z naszym krajem i kulturą, zaś dla Polonii stało się synonimem patriotyzmu i ojczyzny. „MAZOWSZE” od ponad 60 lat porywa publiczność na świecie, pełniąc rolę Ambasadora Polskiej Kultury. Obecnie w repertuarze Zespołu znajdują się opracowania folkloru z 42 regionów Polski. Zespół zatrudnia 160 pracowników i osiąga obroty rzędu 10 mln zł rocznie. Możliwość współpracy z wieloma artystami i różnorodność relacji z nimi zadecydowała o dynamice jego rozwoju i dzisiejszej pozycji.

Potrzeby klienta:

• funkcjonalny system automatyzujący prace księgowe i kadrowe zapewniający sprawną oraz kompleksową obsługę pracowników i współpracowników przez dział księgowości i kadr
• zapewnienie obsługi skomplikowanych umów kadrowych z pracownikami i współpracownikami, m.in. obejmujących 50-procentowe koszty uzyskania
• szybszy dostęp do informacji
• system okienkowy umożliwiający łatwiejszą obsługę
• aktualizacje systemu do nowych wersji
• automatyzacja niektórych czynności pozwalająca na oszczędność czasu

Korzyści z wdrożenia:

•   zmniejszenie kosztów dzięki usprawnieniu działania księgowości i szybszemu działaniu systemu 
• oszczędność czasu dzięki automatyzacji pracy działu księgowości i kadr
• zwiększenie bezpieczeństwa systemu poprzez bardziej niezawodną architekturę i zapewnienie elastyczności w obszarze kadrowo-płacowym 
• łatwość w obsłudze systemu 
• krótki czas wdrażania i szkolenia
• lepsza współpraca między poszczególnymi działami instytucji, a także z artystami, pracownikami i współpracownikami

Oprogramowanie działa w architekturze klient-serwer. Z informatycznego punktu widzenia najistotniejszą korzyścią jest możliwość skalowania systemu, niewymagająca działań z naszej strony - Jarosław Sobczak główny informatyk w „MAZOWSZU”

Nasze potrzeby w zakresie finansów i księgowości nie były specyficzne i nie odbiegały od wymagań innych instytucji. Tym, co wymagało szczególnego zaangażowania ze strony wdrożeniowców, był dość skomplikowany system wynagradzania, który wymagał wprowadzenia wielu dodatkowych informacji: składników do modułu kadrowo- -płacowego - Anna Nyc główna księgowa w „MAZOWSZU”

---

Klient
Państwowy Zespół Ludowy Pieśni i Tańca „MAZOWSZE” im. Tadeusza Sygietyńskiego

Branża
widowiska artystyczne, koncerty, działalność kulturotwórcza, opieka nad dziedzictwem narodowym

Liczba pracowników
160

System
Sage Symfonia ERP

---

Źródło: www.sage.com.pl