Pierwszy krok do udanego wdrożenia

...czyli Analiza przedwdrożeniowa coraz popularniejsza

Celem wdrożenia systemu ERP jest zwiększenie efektywności działania firmy. Aby tak się stało, przed przystąpieniem do wdrożenia konieczne jest przeprowadzenie rzetelnej analizy procesów biznesowych przedsiębiorstwa.

Dobrze zacząć Analiza przedwdrożeniowa stanowi integralną część samego wdrożenia. Pozwala ustalić, jakie są oczekiwania przedsiębiorstwa w zakresie projektowanego rozwiązania informatycznego i które obszary firmy wymagają szczególnego wsparcia systemu.

W trakcie tego etapu określa się cele biznesowe do osiągnięcia i mierniki ich realizacji. Bez tego samo wdrożenie systemu ERP może zakończyć się powo-dzeniem, jednak system nie będzie stanowił efek-tywnego wsparcia w zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Poprawne przeprowadzenie analizy przedwdroże-niowej w dużej mierze determinuje sukces samego wdrożenia. Wiele firm korzysta na tym etapie z fa-chowego wsparcia. Z naszych doświadczeń wynika, że w dużej części wdrożeń następuje przekroczenie planowanego czasu lub budżetu. Jest to związane między innymi z brakiem analizy przedwdrożenio-wej.

Zdarzają się sytuacje, gdy klient świadomie rezygnuje z przeprowadzenia analizy ze względu na koszty konsultacji. W efekcie zakres prac może okazać się niewłaściwie zdefiniowany i system nie spełnia oczekiwań.

Po wdrożeniu w niektórych obszarach praca przebiega bez zakłóceń, a w innych przysparza problemów. Konieczność wprowadzenia poprawek powoduje zwiększenie nie tylko budżetu, lecz również wydłużenie czasu trwania projektu ponad ustalony w umowie.

Inne niebezpieczeństwo wiąże się z ryzykiem wdro-żenia rozwiązania w zbyt szerokim zakresie, nieadekwatnym do potrzeb firmy.

Wówczas realnie użytkowane przez firmę funkcjo-nalności są zawężone do niewielkiego fragmentu możliwości oprogramowania, a koszt wdrożenia się nie zmniejsza, ponieważ firma płaci za funkcjonalności tak naprawdę niewykorzystywane w codziennej pracy.

Analiza przedwdrożeniowa pozwala uniknąć takich sytuacji. Jej podstawową wartością są rzetelne in-formacje, które pozwalają szybko i bezproblemowo określić, w jakich miejscach można zastosować standardowe rozwiązania, a w których konieczny będzie wybór specjalnie dobranych narzędzi.

Oszczędza to czas zespołu wdrożeniowego i zmniejsza koszty przedsiębiorstwa związane z ewentualnymi korektami.

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwala uniknąć rozczarowania związanego z sytuacją, gdy po ukończeniu żmudnych i kosztownych prac narzędzie nie spełnia swojej roli.

Poradź się specjalisty

Nikt nie zna lepiej firmy niż jej pracownicy, jednak gdy wymagane jest wprowadzenie usprawnień w zarządzaniu, czasami trudno samemu ocenić, co dokładnie należy zmienić, by podnieść efektywność pracy.

Wówczas nieoceniona staje się pomoc firmy dorad-czej, która znając specyfikę danej dziedziny i opierając się na swoich doświadczeniach, podpowie, jakie rozwiązanie będzie najbardziej optymalne. W tym celu konsultanci gromadzą informacje o strukturze organizacyjnej firmy, jej sposobie działania, przebiegu procesów biznesowych. Na tej podstawie sugerują, jak uprościć pracę i jednocześnie zwiększyć efektywność przed-siębiorstwa.

Konsultanci mający doświadczenia ze współpracy z wieloma klientami potrafią obiektywnie spojrzeć na procesy zachodzące w firmie. Wiedzą, jakie rozwią-zania są powszechnie stosowane w innych przed-siębiorstwach, i na bazie swoich doświadczeń są w stanie dopasować do przedsiębiorstwa rozwiązania najlepiej odpowiadające jego specyfice.

Właśnie ten czynnik powoduje, że zlecanie wykona-nia analizy przedwdrożeniowej firmie zewnętrznej staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem.

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwala na:

• optymalizację procesów biznesowych
• wyznaczenie metod realizacji strategii firmy
• zaplanowanie optymalnego wykorzystania możliwości systemu
• uzyskanie satysfakcji użytkowników z pracy z systemem
• terminowe ukończenie prac wdrożeniowych
• utrzymanie kosztów wdrożenia na planowanym poziomie
• zminimalizowanie utrudnień w funkcjonowaniu firmy w trakcie wdrożenia

Elementy raportu przedwdrożeniowego

• Identyfikacja i opis procesów biznesowych.
  Charakterystyka działalności firmy ze szczególnym uwzględnieniem procesów biznesowych. Stopień szczegółowości i sposób opisu ustalany jest przez klienta.
• ekomendowany zakres funkcjonalny wdrożenia.
  Tabelaryczny wykaz wszystkich procesów biznesowych, funkcji i rodzajów danych zalecanych do uwzględnienia w zakresie funkcjonalnym wdrażanego systemu.
• Rekomendowany zakres organizacyjny wdrożenia.
  Wykaz podmiotów gospodarczych wchodzących w skład organizacji klienta, ze szczególnym uwzględnieniem tych, które powinny być objęte wdrożeniem systemu.
• Proponowane cele wdrożenia.
  Lista celów biznesowych możliwych do osiągnięcia dzięki wdrożeniu systemu ERP. W zależności od zakresu analizy element może zawierać zarówno cele ogólne całej firmy, jak i cele szczegółowe poszczególnych jednostek funkcjonalnych.
• Oczekiwane korzyści biznesowe.
  Lista potencjalnych korzyści możliwych do osiągnięcia po udanym wdrożeniu systemu ERP dzięki optymalizacji: struktury organizacyjnej, przebiegów procesów biznesowych oraz sposobu realizacji poszczególnych funkcji na stanowiskach pracy.
• Bezpieczny harmonogram prac.
  Harmonogram prac pozwalający na skuteczne uruchomienie rekomendowanego zakresu funkcjonalnego wdrożenia z uwzględnieniem rzeczywistej dostępności zasobów klienta

Źródło: www.7milowy.pl
Autor: Krzysztof Justynowicz