PREVAC optymalizuje procesy z systemem ERP firmy IFS

Wdrożenie w firmie PREVAC systemu ERP IFS Applications™ umożliwiło zaawansowane zarządzanie projektami i produkcją. System ponadto wspomaga zarządzanie serwisem, magazynem i dostawami oraz sprzedażą.

Firma PREVAC zajmuje się szeroko pojętą techniką precyzyjną i próżniową, począwszy od dystrybucji całego asortymentu próżniowego, jako przedstawiciel kilku światowych firm na rynku polskim, aż do produkcji aparatury naukowo- -badawczej. PREVAC specjalizuje się w całościowej produkcji aparatur naukowo-badawczych, począwszy od konstruowania oraz produkcji podzespołów elektronicznych i mechanicznych po oprogramowanie, montaż i serwisowanie aparatur naukowo-badawczych przeznaczonych do badań w warunkach wysokiej próżni (HV) i ultra wysokiej próżni (UHV). Firma świadczy również usługi w zakresie projektowania systemów i komponentów próżniowych, badań, serwisu i szkoleń.

W ciągu kilkunastu lat działalności PREVAC osiągnął pozycję światowego lidera w dziedzinie techniki próżniowej. Sukces firmy to w dużej mierze zasługa kadry doświadczonych specjalistów – konstruktorów, technologów produkcji i programistów.

Największym kapitałem naszej firmy jest wysoko wykwalifikowana, młoda, dynamiczna i ambitna kadra specjalistów. Dzięki nim jesteśmy w stanie produkować urządzenia o najwyższych światowych standardach, a w wielu przypadkach być liderem – podkreśla dr Andreas Glenz, założyciel i Prezes Zarządu PREVAC sp. z o.o.

PREVAC jest firmą projektowo-produkcyjną. Jednocześnie realizuje się tu zwykle kilkadziesiąt projektów o różnym stopniu skomplikowania. Niektóre z nich wymagają montażu nawet kilkunastu tysięcy elementów. W tych warunkach sprawne zarządzanie bardzo złożonymi projektami i produkcją wymaga stosowania zaawansowanych narzędzi IT.

W roku 2009 Zarząd spółki podjął decyzję o zmianie dotychczasowego systemu wspomagającego zarządzanie na nowoczesny system klasy ERP, rozpoczynając tym samym proces przygotowania firmy do wdrożenia nowego systemu.

POTRZEBNE NOWE NARZĘDZIA IT

Firma ma bardzo trudny, mieszany model projektowo-produkcyjny, począwszy od realizacji projektów na zamówienie, poprzez produkcję na zamówienie, montaż na zamówienie aż do krótkoseryjnej produkcji na magazyn. Zarządzanie produkcją i projektami w takim środowisku to nie lada wyzwanie i bez sprawnego systemu informatycznego przy przekroczeniu pewnej skali niezmiernie trudne, jeśli nie zupełnie niemożliwe i słabo przewidywalne – wyjaśnia Mariusz Czarnecki, Dyrektor ds. IT w PREVAC sp. z o.o.

Założeniem nadrzędnym było zintegrowanie działań poszczególnych obszarów aktywności firmy w jednym, spójnym systemie informatycznym stanowiącym źródło informacji do zarządzania firmą. Cele biznesowe zostały podzielone na poszczególne obszary aktywności firmy: zarządzanie, projektowanie, produkcję, serwis, sprzedaż, księgowość i finanse, kadry i płace.

Jednymi z istotniejszych punktów były: harmonogramowanie i planowanie produkcji, harmonogramowanie i planowanie projektów, zarządzanie serwisem, elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz integracja posiadanego przez nas systemu CAD z systemem ERP – dodaje Mariusz Czarnecki.

WDROŻENIE IFS APPLICATIONS™

Wybór dostawcy był poprzedzony dokładną analizą rynku systemów ERP oraz prezentacjami systemów i rozmowami z potencjalnymi dostawcami. Kryteria wyboru zostały dokładnie określone w dokumencie wymagań dostarczonym do wszystkich oferentów.

Firma IFS przedstawiła najkorzystniejszą ofertę pod wieloma względami, w tym bardzo istotnych parametrów, jakimi są stopień dopasowania wersji standardowej systemu do naszych oczekiwań oraz elastyczność systemu, pozwalająca dostosować system do zmieniających się warunków biznesowych w ramach standardowo wbudowanej funkcjonalności – informuje Mariusz Czarnecki.

Postawiliśmy na standard aplikacji i jej elastyczność, czyli możliwość dopasowania do specyfiki firmy. Efektem tego podejścia jest maksymalne ograniczenie kosztów związanych z ewentualnymi modyfikacjami.

Wdrożenie przeprowadzono w niestandardowy sposób. – Będąc firmą o charakterze badawczo-rozwojowym, z zespołem specjalistów o wysokich kompetencjach w zakresie IT, postawiliśmy sobie bardzo ambitny cel, aby wdrożyć system samodzielnie i rozpocząć użytkowanie nowego systemu z nowym rokiem obrachunkowym. Daliśmy sobie więc nieco ponad trzy miesiące, aby nauczyć nowego systemu zespół wdrożeniowy i administratorów, przeszkolić pracowników, zmigrować dane oraz uruchomić system produkcyjnie z funkcjonalnością co najmniej taką, jaką mieliśmy do tamtej pory w ówcześnie użytkowanym systemie – wyjaśnia Mariusz Czarnecki. – Najważniejsze dla wdrożenia były dwie kwestie: pełne poparcie Zarządu i posiadany przez firmę potencjał ludzki. Sygnał od Zarządu był jasny i czytelny dla wszystkich w firmie, co bardzo pomogło w przekonaniu sceptyków, a młody, zaangażowany i odpowiedzialny zespół ludzi dopełnił całości. Nie było łatwo i prosto, bo oprócz wdrożenia firma musiała normalnie funkcjonować, jednocześnie ucząc się i szkoląc w pracy w nowym systemie. Wdrożenie przebiegło jednak bez większych przeszkód i niespodzianek.

OSIĄGNIĘTE KORZYŚCI

PREVAC jest firmą średniej wielkości, ale złożoną organizacyjnie i aktywną biznesowo w wielu obszarach, m.in. produkcji, projektowaniu, serwisie i sprzedaży.

Aktywności poszczególnych działów uzupełniają się, ale też i przenikają wzajemnie. Mamy więc do czynienia z sytuacją, gdy dział produkcyjny sprzedaje towary albo też realizuje serwis produktów, serwis sprzedaje towary, a dział handlowy usługi. Daje to firmie dużą elastyczność działania, ale też stawia wysoko poprzeczkę systemowi mającemu pomóc zintegrować dane z wszystkich obszarów. Z zadania tego system firmy IFS wyszedł zwycięsko, oferując nam funkcjonalność umożliwiającą realizację procesów w tak zorganizowanej strukturze – informuje Mariusz Czarnecki. – Warte uwagi jest wbudowane w system narzędzie do planowania i harmonogramowania produkcji z ograniczeniami. Planowanie uproszczone zostało do granic możliwości, a powstały harmonogram stanowi podstawę do realizacji zleceń dla działów produkcyjnych firmy.

Firma PREVAC znajduje się w okresie dynamicznego rozwoju, w ciągu ostatnich kilku lat nastąpił kilkukrotny wzrost obrotów, a co za tym idzie liczba realizowanych projektów, rozwój produkcji oraz serwisu. Zmiana skali i wielkości obrotów wymusiła zmiany organizacyjne firmy oraz zmiany procesów. Konieczne było ponowne spojrzenie globalne na firmę w miejsce spojrzenia lokalnego z punktu widzenia poszczególnych działów firmy. W miejsce pionowych procesów realizacji wyrobów i usług w poszczególnych działach pojawiły się procesy obejmujące zasięgiem wszystkie działy firmy w konkretnym obszarze, np. zakupów, produkcji, sprzedaży.

System bardzo nam w tym pomógł, oferując funkcjonalność i gotowe wzorce obsługi tych procesów wraz z możliwością ich dopasowania do naszej branżowej specyfiki – podkreśla Mariusz Czarnecki. – Trzeba przyznać, że dzięki znacznej automatyzacji obsługi i przetwarzania danych i przepływu pracy w systemie IFS Applications™, kilkukrotny wzrost zatrudnienia, wielkości obrotów i liczby zdarzeń gospodarczych realizowanych przez firmę nie pociągnął za sobą adekwatnego wzrostu zatrudnienia w działach nieprodukcyjnych.

Zdaniem Mariusza Czarneckiego, wdrożenie systemu pozwoliło przenieść energię i skupienie z poszukiwania informacji na ich wykorzystanie w celu optymalizacji działalności firmy. Można szybko podejmować decyzje na podstawie zawsze aktualnych i wiarygodnych danych produkcyjnych, aktualnego i prognozowanego stanu finansów, pakietu zamówień, obciążenia zasobów itd. Wszystkie te dane są dostarczane w sposób zautomatyzowany do działów finansowego i księgowego, stanowiąc podstawę informacji przekazywanych Zarządowi firmy.

Ogromną rolę odgrywa system w obszarach zarządzania produkcją i projektami, w których firma do czasu wdrożenia IFS Applications™ odczuwała ogromny niedosyt. Zaawansowane planowanie produkcji i projektów wsparte systemem stało się faktem, a dane zgromadzone w tych procesach umożliwiają nam lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów i naszego potencjału – podkreśla Mariusz Czarnecki.

W całej firmie uruchomiono zautomatyzowane planowanie materiałów i zasobów produkcyjnych, planowanie zakupu materiałów, surowców i towarów, uzyskując z odpowiednim wyprzedzeniem prognozy o przepływach pieniężnych i informacje o ewentualnych możliwych problemach. Dzięki temu jest czas na podjęcie przemyślanych działań zapobiegawczych w miejsce wymuszonych działań naprawczych.

Podczas użytkowania systemu ciągle uczymy się czegoś nowego o posiadanym systemie i zaskakuje nas wbudowana funkcjonalność umożliwiająca bardzo dobre dopasowanie do zmieniających się realiów i procesów w naszej firmie. Korzystamy też niejednokrotnie z zaimplementowanej obsługi procesów w systemie, dopasowując do nich procesy naszej firmy z korzyścią dla efektywności i uporządkowania naszej pracy. Pod tym względem, jak i pod wieloma innymi związanymi z wdrożeniem nowego systemu ERP w naszej firmie wybór systemu firmy IFS był strzałem w dziesiątkę – podsumowuje Mariusz Czarnecki.

PLANY ROZWOJU

W najbliższym czasie PREVAC zamierza uruchomić mobilną platformę obsługi serwisu, wyposażając pracowników w urządzenia mobilne z oprogramowaniem umożliwiającym pracę zdalną zarówno offline, jak i online. W kolejnym kroku planuje się wdrożenie portali osobistych/zarządczych.

Liczba zgromadzonych danych jest już w większości wypadków wystarczająca do ich użytecznej prezentacji, a ich wiarygodność potwierdza się z każdym kolejnym miesiącem naszej pracy z systemem – informuje Mariusz Czarnecki. – Chcemy również z pomocą firmy IFS zmigrować dane z naszego aktualnego systemu PDM do PDM’a wbudowanego w system IFS Applications™ oraz rozbudować posiadaną integrację CAD/IFS Applications™ o dodatkowe funkcjonalności i nowy interfejs, podnoszące ergonomię i wydajność pracy naszych konstruktorów.

Źródło: www.ifsworld.com