System ERP w Kuchniach Świata

 Grupa Kuchnie Świata jest poważnym graczem na rynku surowców, półproduktów i produktów spożywczych w tym: owoców morza, ryb oraz wszelkich towarów do kuchni narodowych. Grupa produkuje i dystrybuuje również profesjonalne preparaty chemiczne oraz urządzenia do mycia i dezynfekcji dla przemysłu spożywczego. W skład Grupy wchodzą firmy Sanechem i Kuchnie Świata S.A.

f
Szybki rozwój firmy związany jest rozwojem rynku HORECA. Na jego wzrost wpływają zmiany upodobań kulinarnych Polaków. Jest to ściśle związane z powszechnością turystyki zagranicznej oraz popularnymi kierunkami wakacyjnych i zimowych podróży.

Jesteśmy dość specyficzną firmą. Kiedy rozpoczynaliśmy działalność posiadaliśmy niemal monopolistą pozycję na rynku. Teraz konkurencja jest silna, ale powiększył się również wolumen produktów kupowanych przez Polaków. Na ten wzrost wpływ miała rosnąca liczba expatów mieszkających w Polsce. To grupa odbiorców bardzo chętnie sięgająca do naszej oferty. W ostatnich dziesięciu latach przeżywaliśmy już boom na kuchnię hiszpańską, grecką, turecką. Obecnie świetnie prosperują bary suhi. Tygodniowo zaopatrujemy rynek w kilka ton świeżych ryb. Oczywiście Warszawa jest najbardziej chłonnym rynkiem. W stolicy suhi barów jest około dwustu, dla porównania we Wrocławiu jest ich poniżej dziesięciu. – mówi Jarosław Rymuszka dyr. Finansowy w Kuchnie Świata S.A.

Dominującym segmentem działalności Grupy jest segment HORECA. Spółka dostarcza produkty do blisko 4 tysięcy odbiorców hoteli i restauracji oraz sklepów sieciowych. Od czterech lat Kuhnie Świata rozbudowują również własną sieć sklepów detalicznych. Spółka posiada 11 punktów sprzedaży w najlepszych galeriach handlowych w Polsce i przygotowuje się do otwarcia 2 kolejnych.

Rozwój sieci opieramy o najlepsze galerie handlowe. Pomimo spowolnienia gospodarczego te lokalizacje charakteryzują się stałym wzrostem sprzedaży. W br. planujemy wzrost sprzedaży o 20 proc. - mówi Jarosław Rymuszka

W 2007 roku przychody Grupy Kuchnie Świata wyniosły 65,5 mln zł, a zysk EBITDA 3,7 mln zł.

Wyzwanie

W 2004 roku Kuchnie Świata zakończyły budowę nowej siedziby i magazynów w Czosnowie. Po niespełna dwóch i pół roku funkcjonowania okazało się, że inwestycja jest zbyt mała i konieczne jest podwojenie zaplecza logistycznego oraz wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie tym obszarem. „

Musieliśmy powiększyć powierzchnię magazynową o kolejne 1,5 tysiąca metrów kwadratowych. Nie przewidzieliśmy, iż rynek będzie się tak szybko rozwijał. W okresie dwóch lat liczba naszych indeksów towarowych liczba wzrosła o 40 proc.” - mówi Jarosław Rymuszka

Boom i sukces sprzedażowy okazał się dla firmy koszmarem logistycznym. Biznes ulegał ciągłemu rozdrobnieniu wynikającemu z rosnącej ilość indeksów towarowych. Firma odeszła od importu całopaletowego rozwijając współprace z mniejszymi odbiorcami. Doprowadziło to do wzrostu kosztów logistyki oraz trudności w sprawnej realizacji zamówień.

Musieliśmy wynajdować dodatkowe magazyny: mroźnię na kilkaset palet w Płońsku oraz suchy magazyn na ponad tysiąc palet w Nowym Dworze Mazowieckim. Rosły koszty wynajmu, obsługi magazynów i transportu pomiędzy poszczególnymi magazynami. Rozbudowa zaplecza logistycznego miała wpływ na rosnącą liczbę pomyłek w dostawach do klientów. Bez sprawnego obiegu informacji obsługa zamówień stawała się coraz bardziej kłopotliwa. Z tego względu zarząd uznał, iż budowa nowoczesnego zaplecza logistycznego będzie poważnym wsparciem naszego rozwoju. Dobrze zorganizowany proces rotacji towarów stanowi ogromne wsparcie dla kilkudziesięciu mobilnym handlowcom działającym w ramach naszej sieci dystrybucji. – mówi Tomasz Rakowski dyr. IT w Kuchnie Świata S.A.

W szczytowym okresie ilość pomyłek powstających w procesie obsługi zamówień przekroczyła 10 proc. ich ogólnej liczby. Klienci nie mając dostępu do oznaczeń indeksów nie mogli precyzyjnie składać zamówienia. Pomyłki występowały również na poziomie działu handlowego z uwagi na rozdrobnienie oferty, słaby obieg informacji wewnętrznej oraz skomplikowane procedury kompletowania zamówień na poziomie magazynów.

Utrudniało to panowanie nad kolejką FIFO. Ten parametr jest szczególnie ważny parametr przy współpracy z sieciami supermarketów, które nie przyjmują towar o terminie przydatności do spożycia krótszym niż trzy miesiące. Należy pamiętać, że niektóre nasze towary zanim dotrą do naszego magazynu spędzają w podróży po zejściu z taśmy produkcyjnej 1,5 miesiąca a ich termin przydatności do spożycia – w przypadku produktów suchych – wynosi 5 miesięcy. - mówi Jarosław Rymuszka

Dodatkowe koszty i utrudnienia w zarządzaniu logistyką wynikały z dużej rotacji personelu. Powodowało to konieczność prowadzenia stałych szkoleń. Okres szybkiego rozwoju firmy pokrywał się ze szczytowym okresem emigracji zarobkowej Polaków.

Dlaczego Macrologic

Mieliśmy długoletnie doświadczenia we współpracy z Macrologic S.A. Xpertis odpowiada naszym oczekiwaniom i potrzebom funkcjonalnym przy jednoczesnych niewygórowanych kosztach utrzymania. Wiemy, że utrzymanie niektórych rozwiązań informatycznych kosztuje dosłownie miliony, co przy naszej skali działania byłoby kotwicą ciągnąca nasz wynik finansowy w dół. Obecnie użytkowany system daje nam więcej możliwości analitycznych niż byliśmy w stanie wykorzystać do tej pory - mówi Jarosław Rymuszka

Rozwiązanie przygotowane przez Macrologic dla Kuchnie Świata S.A. zostało mocno spersonalizowane. Rozwiązanie zapewnia wszechstronne możliwości analiz i kontroli procesów m.in.: rozliczenia gotówkowe, przelewowe, produkcję w toku, produkcję. Prowadzimy rozliczenia w walucie polskiej i w walutach obcych, rozliczenia czasu pracy pracowników, obsługę magazynów wysokiego składowania, obsługę mobilną etc. Dzięki bogatej funkcjonalności spółka może monitorować rotację towarów.

Wartość stanów magazynowych spółki w cenie zakupu oscyluje każdego dnia wokół kwoty 9-10 milionów zł.

Przebieg wdrożenia

Zarządzanie logistyką to najważniejszy proces w branży FMCG. Z tego względu Kuchnie Świata postanowiły maksymalnie uprościć proces składania zamówień a poprzez lepsze wsparcie informatyczne wyeliminować większość błędów powstających w procesie komunikacji. Dokonano up-gradu systemu Xpertis do nowej wersji i dodano moduł obsługi magazynów wysokiego składowania.

Projekt rozpoczął się analizą przedwdrożeniową a podstawie której stworzono spersonalizowane rozwiązanie. Zaplanowano trzyetapowy proces implementacji podzielony według rodzajów operacji: inwentaryzacji; wydawania towaru; reorganizacji magazynu i przyjęcia.

Korzyści biznesowe

Główną korzyścią wynikającą z wprowadzenia urządzeń mobilnych oraz systemu obsługi magazynów wysokiego składowania w Kuchnie Świata jest prosta i szybka ewidencja i identyfikacja towarów przyjmowanych i ekspediowanych do klientów. Grupa w swojej ofercie posiada blisko 10 tysięcy szybko rotujących towarów.

Projekt był prowadzany ma przełomie roku 2008/2009. Z tego względu postanowiono o w pierwszej kolejności wdrożyć funkcjonalności inwentaryzacji na urządzeniach mobilnych. Dzięki temu spółka mogła sprawnie prowadzić noworoczną inwentaryzacją towarów i szybko rozpocząć operację przenoszenia towarów do nowych magazynów wysokiego składowania. Przebieg wdrożenia dostosowano do kolejności opuszczania wynajmowanych powierzchni magazynowych.

Aby zabezpieczyć ciągłość pracy przed niespodziewanymi awariami sprzętu, Xpertis Logistyka został przystosowany do trybu pracy równoległej z wykorzystaniem urządzeń mobilnych i standardowych stacji PC. Aby zabezpieczyć ciągłość łańcucha dostaw wprowadzono w systemie możliwość wprowadzania operacji sprzedaży ex-ante. Rozwiązanie ma zastosowanie w przypadku obsługi przyjęcia i wydawania towarów w nocy. Z uwagi na trzy zmianowy tryb pracy magazynów powstają sytuacje, że przyjmowany nad ranem towar jest natychmiast ekspediowany do odbiorców. Sprzedaż ex-ante pomaga usprawnić ten proces bez konieczności utrzymywania dyżurów nocnych w dziale handlowym. Dział sprzedaży rejestruje wcześniej parametry ilościowe i wartościowe wysyłki na podstawie dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną a magazynierzy otrzymują poprawną sekwencję zdarzeń dla obsługi magazynów, która jest po przyjęciu partii towaru.

Wprowadzenie urządzeń mobilnych wpływa na obniżenie kosztów i skłócenie czasu szkolenia nowych pracowników obsługi systemu oraz wprowadzania w specyfikę oferty towarowej. Kuchnie Świata sprowadzają blisko 10.000 różnych towarów w kilkudziesięciu krajów a przesyłki są opisywane w kilkudziesięciu językach. Przed wdrożeniem rozwiązania proces przygotowania personelu do samodzielnego działania trwał nawet kilka 6 miesięcy. Po takim czasie pracownik mógł samodzielnie realizować złożone zamówienia lub odbiory towarów. Obecnie proces szkolenia został skrócony do kilku tygodni a magazynierzy nie muszą ręcznie wprowadzać indeksów, co praktycznie eliminuje pomyłki powstające przy rejestracji i kompletacji przesyłek.

Wprowadzenie mobilnych urządzeń podniosło poziom nadzoru i dało możliwość szybkiej oceny pracy magazynierów – 8 osób na każdej zmianie. Pracownicy poprzez (login i hasło) są zidentyfikowani w systemie Xpertis jako użytkownicy konkretnych czytników. Identyfikacja daje możliwość dokładnej i szybkiej analizy wszystkich operacji wykonywanych przez konkretnego pracownika. Podnosi to efektywność zarządzania podziałem obowiązków w ramach każdej zmiany. Przed wdrożeniem wszystkie operacje były potwierdzane podpisem i pieczątką na papierowych dokumentach, co utrudniało audyt wewnętrzny.

Wprowadzenie obsługi kodów kreskowych i bezprzewodowe połączenie czytników z bazą danych usprawnia operacje przyjęcia towarów i kompletowania paczek zamówień. Magazynierzy dostają z systemu dokładne informacje o lokalizacji towaru w magazynie, który jest następnie identyfikowany za pomocą kodów kreskowych. Aby usprawnić proces realizacji zamówień do systemu wprowadzono funkcję obsługi zamówienia podczas przyjęcia dokumentu dostawy. Rozwiązano w ten sposób problem blokowania własnej i wynajętej floty transportowej, co obniża koszty związane z przestojami. Po weryfikacji poprawności dostawy przez magazyniera przyjmuje on towar w miejsce „ buforowe”, który po zakończeniu załadunku rozwożony jest do docelowych miejsc składowania na magazynie.

Szybki dostęp do danych oraz prosta identyfikacja towarów usprawniły proces przesunięć towarów pomiędzy magazynami oddziałów. Dzięki temu zmniejszono ilość produktów, które z uwagi na terminy przydatności do spożycia nie mogą być wprowadzone do sprzedaży.

Poprawiła się także efektywność planowania wysyłek towarów, co obniżyło koszty transportu i podniosło standard obsługi klienta dzięki terminowości realizacji zamówień. System wyposażono w funkcję obsługi „buforowania” wysyłki, kompletacji wg obszaru przeznaczenia i odbiorców oraz kolejkowanie operacji kompletacji zamówień. Pojedynczy pracownik może być przyporządkowany do konkretnej trasy zamówienia, ponieważ dane trafiają do konkretnego urządzenia mobilnego.

Główne korzyści biznesowe

  • prostsze zarządzanie rotacją towarów
  • obniżenie kosztów operacyjnych zwianych z obsługą reklamacji
  • eliminacja 70 proc. błędów w realizacji zamówienia
  • podniesienie efektywności pracy magazynu
  • niższe koszty szkoleń personelu w obszarze logistyki

Rozwiązanie

Wdrożono system Xpertis do wersji 10.20 na platformie Windows. W ramach projektu zmodyfikowano moduł Xpertis Logistyka wraz z dostępem dla 8 czytników kodów kreskowych Motorola. Mobilną obsługę magazynu wdrożono w trzech lokalizacjach, mroźni, magazynie suchym i chłodni

Co dalej

Strategia spółki zakłada, iż sprzedaż prowadzona przez mobilnych handlowców będzie również wspomagana poprzez portal zamówień. Ma to przyspieszyć bezpośrednią obsługę od szefów kuchni poszczególnych restauracji. Portal będzie spięty z bazą systemu ERP w zakresie wymiany danych.

Źródło: www.macrolgic.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top