Wdrożenie ERP – koszt czy zysk?

Konieczność planowania zasobów i optymalnego ich wykorzystywania skłania przedsiębiorców do inwestowania w nowoczesne rozwiązania wspierające biznes, także w obszarze informatycznej obsługi firmy. To właśnie ten obszar stanowi największe wsparcie w organizacji zarządzania, nawet bardzo dużym przedsiębiorstwem. Dlatego myśląc o poprawie organizacji i jakości funkcjonowania przedsiębiorstwa właściciele firm decydują się na zakup i wdrożenie systemu ERP ((Enterprise Resource Planning) – kompleksowej aplikacji wspierającej planowanie zasobów organizacji i realizację świadczonych usług.

Koszty można minimalizować….

Koszty wdrożenia wydają się często relatywnie duże - zależą one jednak od ilości i rodzaju zamawianych licencji, oraz konieczności zakupu bądź modernizacji posiadanego dotychczas sprzętu komputerowego, gdyż często wraz ze zmianą oprogramowania konieczna bywa także modernizacja infrastruktury sprzętowej, o czym czasami zapomina się planując budżet na wdrożenie. Aby zoptymalizować koszty należy racjonalnie przeanalizować swoje potrzeby i wybrać optymalną ilość i rodzaj licencji, z których będziemy korzystać. Zamawiając sprzęt komputerowy, zwłaszcza serwery i łącza, należy pamiętać, że dostawca powinien zapewniać ciągłość pracy i bezpieczeństwo danych, a serwis gwarancyjny umożliwiać szybką naprawę lub wymianę urządzeń – przestoje w pracy bywają bowiem bardzo kosztowne.

Podczas analizy przedwdrożeniowej doświadczeni konsultanci zawsze rekomendują optymalne rozwiązania i sprawdzonych dostawców sprzętu komputerowego, mając na uwadze zachowanie proporcji między potrzebami, zapewnieniem ciągłości pracy i bezpieczeństwa, a kosztami oferowanych rozwiązań – mówi Paweł Matejko, Prezes Zarządu Altab S.A., Złotego Partnera SAP.

Warto wybierać programy elastyczne i umożliwiające reagowanie na indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa, wynikające np. ze specyfiki branży, złożoności struktury organizacyjnej, czy terytorialnego rozproszenia oddziałów firmy. Zwłaszcza dla firm z sektora MSP, które na zmienne potrzeby rynku muszą być szczególnie wyczulone, możliwość szybkiego generowania dynamicznych i wielowymiarowych raportów wydaje się być bardzo istotna. Nawet niewielkie odchylenia od planowanych wartości (np. w sprzedaży danego rodzaju produktów) mogą mieć tutaj kolosalne znaczenie. Dlatego aplikacje o wysokim stopniu modyfikowalności mają ogromną przewagę nad rozwiązaniami „zamkniętymi” dając gwarancję szybkiego zwrotu z inwestycji.

W branży wdrożeniowej działamy od lat, testowaliśmy wiele systemów i z całą odpowiedzialnością polecamy SAP Business One jako rozwiązanie elastyczne, szybko wdrażalne, przystępne cenowo, o szerokich możliwościach controllingowych, czyli wręcz idealne dla sektora MSP – mówi Paweł Matejko. Jest to program zintegrowany, całkowicie obiektowy i w przeciwieństwie do wielu konkurencyjnych produktów, za dostęp do poszczególnych modułów nie trzeba płacić oddzielnie – dodaje.

Poszukując optymalnego rozwiązania do zarządzania firmą powinniśmy zwracać uwagę na model licencjonowania i przyjazną politykę dostępu do uzupełniających rozwiązań opartych na architekturze SOA.

… ale nie za wszelką cenę!!!!

Należy rozsądnie podejść do wyboru systemu ERP, lecz cena nie powinna być jedynym kryterium podczas odfiltrowywania ofert. Liczy się bowiem nie tylko wyjściowa cena wdrożenia aplikacji, ale też cała gama kosztów pośrednich, jak dostęp do kolejnych modułów systemu i jego nowych wersji, obsługa błędów, koszty serwisu i modernizacji oprogramowania, doradztwa i szkoleń, planów rozwoju aplikacji.

Firmy często odstrasza tzw. opłata maintenence, czyli opłata za opiekę autorską i rozwój systemu.

Nie taki maintenence straszny jak go malują – mówi z uśmiechem Paweł Matejko. – To trochę tak jak z autocasco – najchętniej byśmy go nie płacili, ale czujemy się znacznie bezpieczniej i pewniej gdy jednak je posiadamy. Maintenance to taka forma ubezpieczenia - to gwarancja obsługi błędów i dostosowania systemu do zmieniających się przepisów prawnych, ale nie tylko. System ERP się rozwija, dostawca ciągle doskonali jego funkcjonalności, modernizuje swoje rozwiązanie. W ramach tej opłaty Klient dostaje najnowsze wersje oprogramowania, dzięki czemu ma zapewnioną bieżącą weryfikację funkcjonalną systemu, zaś firma zyskuje na swej konkurencyjności. W przypadku Klientów Centrum Serwisowego Altab korzystających z SAP Business One niezwykle rzadko zdarzają się sytuacje, w których Klient decyduje się na rezygnację z odprowadzania maintenance. To się po prostu nie opłaca – dodaje z przekonaniem.

Nie wystarczy wdrożyć

Pamiętajmy, że koszty systemu ERP to nie tylko koszty jego wdrożenia, ale także utrzymania. Im większy i bardziej renomowany i doświadczony dostawca, tym wyższa gwarancja jakości systemu, a jego serwis szybszy i prostszy, dzięki czemu koszty utrzymują się na stałym i racjonalnym poziomie.

Rzetelny dostawca z globalnym doświadczeniem i wyrobioną marką zapewni o wiele lepsze wsparcie rozwoju i sprawniejszy serwis bieżący niż nawet znany, ale lokalny dostawca niszowego oprogramowania. SAP to trzeci pod względem wielkości dostawca oprogramowania na świecie – zaznacza Paweł Matejko, Prezes Zarządu Altab S.A., który systemy ERP wdraża od lat. - Pamiętajmy, że dla wielu przedsiębiorców liczy się nie tylko wysokość kosztów ale także ich przewidywalność, dlatego polecamy Klientom Centrum Serwisowego Altab aby korzystali z umów serwisowych, dzięki którym na korzystnych warunkach mogą zaplanować systematyczny rozwój systemu SAP Business One i jego aktualizację – dodaje.

Szybciej, prościej, sprawniej

Wdrożenie ERP w przedsiębiorstwie przekłada się na poprawę komfortu pracy i przynosi wzrost jej efektywności. Kompleksowa obsługa i zinformatyzowanie procesów gospodarczych firmy znacząco usprawnia jej funkcjonowanie. Podstawową zaletą jest znaczna redukcja nakładów pracy wynikająca z lepszej jej organizacji, sprawnej kontroli wykonywanych zadań i skrócenia czasu potrzebnego na wykonywanie poszczególnych czynności. Dzięki temu więcej czasu można poświęcić na planowanie strategiczne, dodatkowe szkolenia, projektowanie korzystniejszych metod działania czy poprawę jakości Obsługi Klienta. Reorganizacja pracy jest natychmiast odczuwalna przez odbiorców naszych towarów i usług, co przekłada się na ich satysfakcję i wzrost sprzedaży.

Zasadniczą korzyścią jest możliwość wielowymiarowego raportowania i dokonywania analiz wybranych obszarów działalności firmy. Podczas systematycznego monitorowania przebiegu procesów można wyłapać wszelkie nieprawidłowości i zareagować niemal natychmiast, unikając poważnych konsekwencji np. powstałych w wyniku niedostarczenia odpowiedniej ilości surowca do produkcji na czas, systematycznie zmniejszających się zamówień od głównego odbiorcy naszych usług lub nieterminowo spływających płatności. Przewidywalność problemów, reakcja na zmiany rynkowe i szansa na szybkie działania korygujące przynoszą przedsiębiorstwu wymierne korzyści .

Partner na medal

Podczas wdrożenia systemu ERP istotna jest nie tylko odpowiedź na pytanie CO, ale też KTO będzie wdrażał. Nawet najlepszy produkt można zepsuć złym wdrożeniem.

Wielokrotnie naprawialiśmy źle przygotowane wdrożenia i wkraczaliśmy z pomocą w sam środek rozpoczętych prac – mówi Paweł Matejko. Wtedy liczy się czas, bo każda godzina przestoju dla firmy to duże straty. Odbiorcę usługi nie interesuje, że Klient trafił na nierzetelnych wdrożeniowców, którzy w sytuacji kryzysowej rozkładają bezradnie ręce. Niestety najczęstszymi przyczynami są źle przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa i niestety zbyt małe doświadczenie partnera wdrożeniowego. Zwłaszcza przy dużych projektach, gdzie specyfika przedsiębiorstwa wymaga oddzielnych rozwiązań uzupełniających i dużej wiedzy programistycznej, pojawiają się problemy. Dlatego wybierając firmę wdrożeniową nie należy sugerować się wyłącznie ceną usługi, ale przed wszystkim jej doświadczeniem, profesjonalizmem i referencjami - mówi prezes Altab, Złotego Partnera SAP. W Altab cykl wdrożenia oparty jest o metodykę zgodną z PRINCE2 oraz o wytyczne wynikające z normy ISO 9001:2008, co potwierdza wysoką jakość naszych usług. Tylko współpraca ze specjalistami pomoże przekształcić poniesione na cele wdrożeniowe koszty w opłacalną inwestycję – dodaje.

Autor tekstu: Angelika Dudzińska-Pająk