Wsparcie informatyczne zarządzania sprzedażą i planowania

Zastosowanie pewnych zaawansowanych technik informatycznych zawartych obsługiwanych przez systemy ERP pozwala na istotne korzyści ekonomiczne. Są one jednak dość rzadko stosowane w praktyce. Niżej omówiono typowy przykład.
W trakcie negocjacji z klientem zgłaszającym się do nas, tj do działu handlowego bezpośrednio, czy też coraz częściej za pośrednictwem witryny internetowej musimy odpowiedzieć klientowi na szereg pytań. Część z nich jest trywialna lub można posłużyć się katalogiem produktów w postaci drukowanej lub elektronicznej udostępnianego klientowi. Istnieją jednak pytania wymagające głębszej refleksji. Zwykle dotyczą one zagadnień finansowych i ekonomicznych. I tak zapytanie klienta o warunki płatności wymaga skonsultowania historii jego kontaktów z nami, wielkości obrotów i wiarogodności płatniczej. Dane te zwykle znajdują się w części finansowej systemu. Zapytanie o warunki dostaw, negocjowane często długo, zawarte są w obsłudze relacji z klientami CRM. Na powyższe pytania można odpowiadać z pewnym opóźnieniem, często po zasięgnięciu szerszej opinii w kierownictwie przedsiębiorstwa.

Istniej jednak cały szereg pytań wymagających szybkiej, lub nawet natychmiastowej odpowiedzi. Podstawowe z nich to:
  • Czy jesteśmy w stanie dostarczyć naszemu klientowi właściwy, żądany przez niego produkt we właściwym i akceptowanym przez niego czasie oraz miejscu, a jeśli nie to na kiedy możemy to zrobić?
  • Za jaką cenę produkt ten może być dostępny? Cena powinna być tak określona przez nas, aby transakcja była opłacalna.
Handlowiec siedzący przy terminalu w fabryce lub biurze sprzedaży, gdzie produkuje się i sprzedaje wyroby może w wielu wypadkach odpowiedzieć bardzo szybko na pytania dotyczące możliwości i termin dostaw posługując się mechanizmami ATP (available to promis) – dostępne do rozdysponowania i CTP (capable to promise) – możliwe do rozdysponowania. Według słownika APICS wydanie 11 definiuje się je następująco:

ATP jest to nie rozdysponowana i dostępna praktycznie natychmiast do dostawy dla naszego rozważanego klienta ilość produktu. Odnosi się to do ilości pozostałej po odjęciu od stanów magazynowych w przedsiębiorstwie ilości już zarezerwowanych na inne cele i po uwzględnieniu już ilości zaplanowanych w planie długookresowym MPS na najbliższy okres lub okresy.

CTP jest to potwierdzanie zamówienia klienta po sprawdzeniu dostępnych zdolności produkcyjnych oraz dysponowanych zapasów. W trakcie tego procesu mogą być konsultowane dane o nich pochodzące z wielu zakładów produkcyjnych i centrów dystrybucji. CTP jest używany do określenia kiedy nowy lub składający zamówienie poza harmonogramem klient może uzyskać dostawę. CTP opiera się na wykorzystaniu precyzyjnego modelu harmonogramowania dla całego systemu produkcyjnego aby określić termin dostawy. W modelu tym brane są pod uwagę ograniczenia występujące w praktyce: dostępność zasobów, cykle dostaw surowców lub składników z zakupu oraz zapotrzebowanie na elementy składowe niższego poziomu lub podzespoły. Brane są pod uwagę zdolności produkcyjne, warunki w otoczeniu przedsiębiorstwa oraz już potwierdzone dotychczas inne zamówienia.

Rozszerzeniem powyższych technik jest PTP (profitable to promise) – opłacalne do dostarczenia. Jest to możliwość określania, praktycznie w czasie rzeczywistym opłacalności rozważanej dostawy. Jest to sprawdzenie poza dostępnością w magazynie i możliwością zrealizowania zamówienia także czy zamówienie to będzie opłacalne dla przedsiębiorstwa. Obliczenia obejmują wszelkie koszty związane realizacją zamówienia klienta, a w szczególności koszty materiałowe, koszty przetworzenia i nakłady na robociznę. Możliwe jest oprócz tego optymalizowanie kosztów aby uzyskać akceptowalny poziom opłacalności.

Większość dostępnych na rynku rozwiązań obsługuje ATP i niektóre z nich CTP. Niewiele z nich obsługuje szerszy zakres funkcjonalny włączając koszty transportu i inne do procesów optymalizacji co pozwoliłoby na całościową ocenę rozważanego zamówienia klienta.

Inne możliwości, z których przynajmniej część będzie realizowana w kolejnych, nowo pojawiających się na rynku wersjach oprogramowania omówione są w Tabeli 1.

Tabela 1. Omówienie możliwości analizy. Wg. Available, Capable, Profitable. Maha Muzurmdar, Chuck Delse. APICS – The Performance Advantage. February 2007
tabela_zarzadzaniesprzedaza

Powszechnie występującą plagą w przedsiębiorstwach, zwłaszcza realizujących masowe dostawy np. żywności są niedoskonałości w procesie realizacji zleceń klientów. Zwykle niezbędne jest stosowanie jakiejś formy potwierdzania zleceń, aby zminimalizować potwierdzanie zleceń, których nie można zrealizować lub które są dla przedsiębiorstwa nieopłacalne. Mogą być ich setki dziennie.Takie zlecenia powodują konieczność ciągłych zmian planów i wysyłek co nie wzbudza entuzjazmu klientów.

Realizacja ulepszonego systemu obsługi zleceń przynosi wiele korzyści powodując polepszenie stosunków z klientami, usprawniając harmonogramowanie produkcji i lepsze wykorzystanie zdolności produkcyjnych oraz usprawnienie procesów logistycznych.

Klient zwykle jest bardziej zadowolony ponieważ CTP posługuje się procedurami optymalizacyjnymi do rezerwacji produktów do zleceń. Sprzedawca widzi stan dostępnych produktów i nie powinien sprzedać czegoś, co jest niedostępne. System może zmienić dynamicznie harmonogram produkcji w taki sposób, aby umożliwić realizację zlecenia klienta.

Dokładny harmonogram produkcji praktycznie pozwala na eliminację planowania opartego na mniej lub bardziej ścisłych przypuszczeniach.

Lepsze wykorzystanie zasobów i zdolności produkcyjnych pozwala na zwiększenie przepustowości wydziałów i skrócenie cykli realizacyjnych.

Usprawnienie logistyki pozwala na optymalizację wykorzystania środków transportu oraz precyzyjniejsze planowanie tras. Zwiększa to opłacalność realizacji zleceń. Rozwiązania takie często zawierające obsługę CTP i PTP pozwalają znacząco zwiększyć zadowolenie klientów oraz poprawić skalę efektywności przedsiębiorstwa. Osiąga się zwykle:
  • Możliwość potwierdzania klientom dokładnie, solidnie i na czas ich zleceń.
  • Możliwość planowania i aktualizacji planów produkcji praktycznie w czasie rzeczywistym.
  • Sprawdzanie równoczesne dostępności materiałów, poziomu prac w toku, harmonogramów produkcji, potrzeb w zakresie dystrybucji i transportu.
  • Możliwość rezerwacji dynamicznej materiałów, zwłaszcza krytycznych aby zrealizować zlecenia ważnych klientów w wymaganej kolejności.
  • Sprawdzanie automatyczne dostępności alternatywnych materiałów i możliwości realizacji alternatywnych receptur.
  • Sprawdzenie dostępności środków transportu we właściwym czasie aby dostarczyć klientowi towar.
  • Możliwość wykonania analizy opłacalności realizacji konkretnego zlecenia i określenie opłacalnego poziomu cen.
  • Uzyskanie danych niezbędnych do podjęcia decyzji czy realizować zlecenie, za ile lub może go nie przyjąć.
W wielu przedsiębiorstwach można uzyskać znaczną poprawę efektywności i poprawę stosunków z klientami stosując omawiane powyżej zasady obsługi zleceń klientów.

Autor: Ludwik Maciejec

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top