Nie ma systemów idealnych i gotowych do zaaplikowania w każdej firmie. Gdyby tak było, nie mówilibyśmy o wdrożeniu, tylko o instalacji, którą firma mogłaby sama wykonać, tak jak się to robi z prostymi aplikacjami.

Według Artura Mileckiego, wicedyrektora konsultingu w firmie IDS Scheer Polska, mimo że większość dostawców deklaruje, iż ich systemy zawierają, wspierają lub automatyzują procesy biznesowe, to w rzeczywistości tak nie jest. Oferowane moduły zwykle jedynie pokrywają tradycyjne obszary działalności. Z lepszym lub gorszym skutkiem. Prowadzi to do sytuacji, w której pewne obszary po zakończeniu wdrożenia mogą funkcjonować bardzo sprawnie, a inne tak, jak wcześniej, bez poprawy.

Z pomocą w optymalnym dopasowaniu systemu do organizacji, a organizacji w przygotowaniu się do działania w nowych warunkach, przychodzi procesowa analiza przedwdrożeniowa. Wykonuje się ją również, aby odpowiednio zaplanować zakres oraz przebieg prac przy wdrożeniu systemu IT.

- Analiza przedwdrożeniowa pozwala nie tylko uchwycić rzetelny i aktualny obraz firmy wraz z prowadzonymi w niej działaniami, przebiegiem informacji i rolami organizacyjnymi. Analiza przeprowadzona wspólnie z menedżerami pozwala określić oczekiwane wsparcie ze strony systemu IT i stopień powodzenia wdrożenia - tłumaczy Artur Milecki.

Dostawca systemu - dzięki analizie - będzie mógł określić, w jakich miejscach można użyć standardowych funkcjonalności systemu, a w jakich konieczne będzie przeprowadzenie prac dostosowawczych. Widać tu ewidentną korzyść dla obu stron przedsięwzięcia - klient dokładnie wie, jakie korzyści przyniesie mu system, a dostawca - jak długo potrwa wdrożenie i jaki będzie jego koszt. Można zatem powiedzieć, iż analiza przedwdrożeniowa jest mostem łączącym świat biznesu ze światem IT.

Czy każdy musi?

Z analizy procesów biznesowych powinna skorzystać każda firma, która chce wdrożyć system wspierający jej biznes. Oczywiście to, jaka będzie skala tej analizy, zależy od wielkości firmy i prowadzonej przez nią działalności. Wielkość czy branża przedsiębiorstwa nie decydują o tym, czy wykonać analizę, czy nie, a tylko - w jaki sposób ją wykonać.

- Niestety, choć to trudno sobie wyobrazić, spotyka się przypadki braku analizy przedwdrożeniowej. O takich projektach słychać potem, że trwały dłużej niż zaplanowano i bardzo dużo kosztowały - komentuje Andrzej Moskalik, menedżer ds. współpracy z klientami BCC, szef krakowskiego biura BCC.

O nieudanych lub przeciągających się w czasie wdrożeniach słychać często. Nawet w przypadku dużych projektów obejmujących wiele oddziałów przedsiębiorstwa zdarza się, że firmy nie decydują się na wykonanie analizy. To błąd, który może sporo kosztować. Jednak, zdaniem Artura Mileckiego, sytuacja zmienia się - coraz więcej firm w Polsce decyduje się na wykonanie solidnej i poprawnej metodycznie procesowej analizy przedwdrożeniowej.

- Celowo używam słów "solidnej i poprawnej", bo analizę oferują niemal wszyscy dostawcy systemów od lat, jednak bardzo często jest ona tak powierzchowna i ogólna, że nie niesie ze sobą żadnych korzyści, a stosuje się ją po prostu zwyczajowo. Taka sytuacja kończy się najczęściej wydłużeniem projektu, przekroczeniem budżetu i rozmijaniem się oczekiwań z rezultatami - dodaje Moskalik.

Nie warto "oszczędzać"

Co sprawia, że niektóre firmy nie decydują się na analizę? Jej koszt. Niektórzy dostawcy oprogramowania przekonują klientów, że analiza zwiększy koszt wdrożenia systemu.

- Owszem - wyjaśnia Daniel Pyrzycki, menedżer departamentu zarządzania firmy DGA - początkowo zwiększy, ale z drugiej strony pozwoli dokładnie oszacować potrzeby organizacji, a tym samym da możliwość lepszego negocjowania warunków (produkt i jego cena) projektu z wykonawcą wdrożenia. W rezultacie klient nie kupi narzędzi, które nie są mu potrzebne. Bez znajomości własnych procesów firmy są zdane wyłącznie na swoją intuicję i sugestie dostawcy systemu.

- Koszt analizy przedwdrożeniowej wynosi mniej niż 10 proc. wartości całego projektu informatycznego. Praktyka pokazuje, iż przy korzystaniu z usług firmy doradczej (przygotowującej koncepcję) zdarzają się przypadki zejścia z ceny nawet o 30-40 proc. w stosunku o pierwotnych propozycji - dodaje Daniel Porzycki.

Na koszt analizy przedwdrożeniowej wpływa głównie koszt pracy konsultantów - to, ile dni będą musieli przepracować u klienta, poznając i definiując jego procesy. Okres wykonania analizy zależy z kolei od liczby procesów oraz od ich złożoności. Czasami przedsiębiorstwo chce kupić jedynie system księgowo-finansowy. Wówczas wystarczy analiza działu księgowości, przepływu dokumentów księgowych, która potrwa kilka dni. Jeśli wdrożenie dotyczy systemu kompleksowego, konsultanci badają wszystkie działy przedsiębiorstwa i analiza trwa znacznie dłużej. W niektórych przypadkach nawet kilka miesięcy.