Wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, że bez strategicznego planowania osiągnięcie sukcesu jest niemożliwe. Dzięki temu można w sposób właściwy rozłożyć prace, zwiększyć sprawność działania firmy oraz nawiązać trwałe relacje z partnerami biznesowymi i klientami. Ta sama zasada ma zastosowanie do wdrożenia systemu ERP. Na co zwrócić szczególną uwagę podczas wdrożenia oprogramowania ERP?

 

Co oznacza zakres projektu ERP?

Zakres projektu ERP opisuje stopień trudności i złożoności projektu. Na podstawie celów określa się potrzeby wysokiego szczebla oraz kluczowe obszary funkcjonalne. Przykładowo podczas wdrożenia systemu ERP jedna firma może skoncentrować się na usprawnieniu procesów produkcyjnych, a inna jako priorytet wybrać procesy księgowe.

Przed podjęciem decyzji o wyborze systemu ERP warto więc poświęcić trochę czasu na określenie zakresu niezbędnych funkcjonalności planowanego do wdrożenia oprogramowania ERP. Pomocni w tym będą pracownicy poszczególnych działów, którzy wskażą obszary pracy wymagające usprawnień.

Innym powodem, aby zdefiniować zakres projektu wdrożenia ERP, jest zapewnienie dostosowania przed wdrożeniem. Warto odnieść się do specyfikacji dostawcy ERP, aby zrozumieć wszystkie funkcje i usługi zawarte w projekcie. To nie tylko pozwala określić realistyczne oczekiwania dotyczące budżetu i harmonogramu, ale także pomaga zespołowi projektowemu skupić się na właściwych zadaniach.

Trzy kluczowe elementy składowe zakresu wdrożenia ERP

1. Deklaracja zakresu wdrożenia ERP

Deklaracja zakresu nie musi być długa, ale powinna być bogata w szczegóły. W tym dokumencie należy określić:


2. Szczegółowa lista obszarów funkcjonalnych i wymagań

Określając zakres wdrożenia projektu ERP, warto zastanowić się, jakie obszary funkcjonalne mają zostać zautomatyzowane i usprawnione za pomocą nowego systemu ERP. Kilka z najczęstszych obszarów funkcjonalnych, które przedsiębiorstwa produkcyjne uwzględniają w swoim zakresie projektu, to:

• zasoby ludzkie, księgowość i finanse,
• zarządzanie łańcuchem dostaw, sprzedaż i marketing,
• zarządzanie relacjami z klientami (CRM).

Po zdefiniowaniu każdego z obszarów funkcjonalnych zaleca się jeszcze większe ich rozdrobnienie poprzez wyszczególnienie zindywidualizowanych wymagań. Przykładowo warto rozpatrzeć, czy kierownicy magazynów muszą mieć dostęp do danych o zapasach w czasie rzeczywistym na swoich urządzeniach mobilnych. Choć tego rodzaju detale mogą wydawać się trudne do wymienienia z osobna, to jednak w praktyce okazuje się, że uporządkowanie wymagań biznesowych w ten sposób pomaga w ocenie zasadności wdrożenia danego oprogramowania ERP.

3. Procedury zatwierdzania i autoryzacji zmian

Nawet najlepiej zdefiniowany zakres wdrożenia systemu ERP nie jest odporny na zmiany. Może nadejść moment, kiedy trzeba będzie wdrożyć dodatkową technologię, aby sprostać współczesnym wymaganiom lub dostosować podstawowy system do nieprzewidzianych wymagań. Jeśli nadejdzie taki czas, każde przedsiębiorstwo produkcyjne powinno mieć jasno zdefiniowane protokoły, których należy przestrzegać.

Z tego względu zaleca się określenie sposobu zarządzania wnioskami o zmianę. Należy pamiętać, aby określić szczegóły, takie jak:

• kto może zażądać zmiany,
• kto ma prawo do zatwierdzenia propozycji zmian,
• co należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji,
• które zmiany mają być zatwierdzone.

W ten sposób zyskać można pewność, że wybrany i wdrożony system ERP sprzyjać będzie harmonijnemu rozwojowi firmy, ułatwiać będzie codzienną pracę we wszystkich działach i docelowo przełoży się na zwiększenie zysków oraz poziom satysfakcji klientów.

Jasno zdefiniowany zakres wdrożenia projektu ERP - dlaczego jest tak ważny?

Przed przystąpieniem do procedury szukania dostawców ERP, ważne jest, aby określić zakres projektu. Dzięki temu można w sposób najbardziej efektywny dopasować funkcjonalności oprogramowania ERP do faktycznych potrzeb, mieszcząc się przy tym w wyznaczonych ramach czasowych na wdrożenie oraz z poszanowaniem budżetu. Takie podejście sprzyja szybkiej realizacji całego przedsięwzięcia, bez zbędnych przestojów i kłopotów w komunikacji.

Źródło: www.proalpha.pl