Jesteśmy naocznymi świadkami codziennych postępów technologicznych. Coś, co wczoraj było nowością, dzisiaj jest już nieaktualne. Od nas zależy, czy będziemy brać czynny udział w procesie zmian i adaptować się do nich, czy pozostaniemy biernymi obserwatorami.| REKLAMA | ||
 |
W firmach, zwłaszcza działających stosunkowo długo na rynku, można spotkać się ze stwierdzeniami:
Zagrożenia z korzystania z przestarzałych systemów
Do najpoważniejszych zagrożeń należą:
1. Problemy w codziennej pracy
Procesy w firmie idą z duchem czasu, a technologia nie. To powoduje znacznie mniejszą efektywność firmy i niewydajność samych procesów.
2. Zagrożenie, że system przestanie działać.
Brak aktualizacji i opieki serwisowej może sprawić, że system w pewnym momencie odmówi posłuszeństwa.
3. Problemy z integracją z innymi systemami.
Przestarzały system może mieć ograniczone możliwości w zakresie integracji z innymi, nowymi systemami w firmie (np. programem księgowym, czy programem MES do zarządzania produkcją). Brak możliwości rozwoju firmy, jeśli chciałoby się krok po kroku automatyzować poszczególne działy firmy innymi systemami.
4. Problemy z obsługą klientów.
Utrudniona komunikacja czy złe doświadczenia klientów z korzystania z naszego systemu mogą przełożyć się negatywnie na współpracę.
5. Zostanie w tyle za konkurencją.
Jeśli inne firmy działające w podobnych obszarach mają lepsze systemy – mogą działać znacznie lepiej i sprawniej.
Jak rozpoznać, że nadszedł czas na zmianę systemu?
- Jeśli coś działa, nie warto tego zmieniać.
- Zawsze robiliśmy w ten sposób i działało, więc nie warto nic ulepszać, bo może być gorzej.
- Nowe oprogramowanie kosztuje mnóstwo pieniędzy.
- Nie mamy czasu na wdrażanie nowych rozwiązań.
Zagrożenia z korzystania z przestarzałych systemów
Do najpoważniejszych zagrożeń należą:
1. Problemy w codziennej pracy
Procesy w firmie idą z duchem czasu, a technologia nie. To powoduje znacznie mniejszą efektywność firmy i niewydajność samych procesów.
2. Zagrożenie, że system przestanie działać.
Brak aktualizacji i opieki serwisowej może sprawić, że system w pewnym momencie odmówi posłuszeństwa.
3. Problemy z integracją z innymi systemami.
Przestarzały system może mieć ograniczone możliwości w zakresie integracji z innymi, nowymi systemami w firmie (np. programem księgowym, czy programem MES do zarządzania produkcją). Brak możliwości rozwoju firmy, jeśli chciałoby się krok po kroku automatyzować poszczególne działy firmy innymi systemami.
4. Problemy z obsługą klientów.
Utrudniona komunikacja czy złe doświadczenia klientów z korzystania z naszego systemu mogą przełożyć się negatywnie na współpracę.
5. Zostanie w tyle za konkurencją.
Jeśli inne firmy działające w podobnych obszarach mają lepsze systemy – mogą działać znacznie lepiej i sprawniej.
Jak rozpoznać, że nadszedł czas na zmianę systemu?
1. System stał się niewydajny przy wzroście firmy i blokuje dalszy rozwój:
- Od momentu wdrożenia systemu w firmie procesy ewoluowały, ale systemy informatyczne nie zmieniły się razem z nimi;
- System nie wspiera i nie podkreśla przewagi konkurencyjnej firmy, np. wyróżnia cię świetna bezpośrednia obsługa klienta, ale panel klienta pozostawia wiele do życzenia (a mógłby wspierać i doskonale uzupełniać obsługę bezpośrednią);
- System został zaprojektowany, żeby obsłużyć procesy w firmie na mniejszą skalę (mniejszą liczbę użytkowników, mniej produktów lub mniej zamówień);
- System ma bardzo podstawową funkcjonalność – miał zautomatyzować pojedyncze procesy (np. przyjęcia w magazynie, czy komunikację między działami), co nie sprawdza się przy znacznym rozwoju firmy;
- System co prawda jest w stanie przetwarzać większą ilość danych, ale działa bardzo wolno, co frustruje wszystkich użytkowników (zarówno pracowników, jak i klientów).
2. System nie ma możliwości rozwoju.
- System w firmie to gotowy, pudełkowy produkt szeroko dostępny na rynku, który nie ma możliwości aktualizacji do wyższej wersji. A nawet jeśli jest – i tak nie jest w stanie spełnić specyficznych wymogów firmy.
- System został zaprojektowany dawno temu, w nieużywanych aktulanie technologiach. Modyfikacja jest bardzo kosztowna i trudna (mało dostępnych specjalistów). Przestarzałe technologie nie mają wsparcia technicznego.
- System został zaprojektowany w taki sposób, że modyfikacja funkcji lub dołączenie do niego nowych modułów albo wiąże się z ogromnym nakładem pracy, albo jest niemożliwa.
3. Problemy z integracją z innymi systemami.
- System wizualnie mocno odbiega od nowoczesnych systemów konkurencji.
- Dane pokazują, że nowi użytkownicy gubią się podczas korzystania z systemu (np. panelu klienta, w którym chcą zamówić towar, ale nie wiedzą, jakie kroki powinni wykonać).
- System wolno działa, użytkownicy nie chcą z niego korzystać.
4. Koszt modyfikacji starego systemu przewyższa koszt stworzenia nowego oprogramowania od zera.
- Koszt modyfikacji aktualnego systemu jest na tyle wysoki, że bardziej opłacalne jest zbudowanie nowego, rozbudowanego systemu z opcjami, które pozwolą twojej firmie skalować swoje usługi.
5. Brak wsparcia od firmy wdrażającej.
- Nie ma kontaktu z dostawcą systemu używanemu do tej pory. Nie możesz ani naprawić awarii, ani wdrożyć modyfikacji, ani poprosić o pomoc w korzystaniu.
Jeśli masz wątpliwości, czy wymienić w firmie system IT, prawdopodobnie powinieneś to zrobić. Pamiętaj, że oprogramowanie powinno ułatwiać codzienną pracę i pozwolić firmie piąć się w górę. Budować przewagę konkurencyjną, pomagać utrzymać relacje z klientami, przyspieszać procesy – od produkcji, aż po obsługę klienta. Do systemów wspierających codzienną pracę firmy należą m.in. systemy TOS, systemy BPM czy systemy magazynowe WMS.
Jeśli jest wolny, trudny w obsłudze lub nieefektywny, mocno hamuje wzrost firmy.
Nie musisz sam podejmować decyzji o wymianie systemu. Poradź się specjalisty, który wskaże Ci najbardziej właściwą drogę.
Źródło: www.jmblab.com
