System ERP nie ogranicza się jedynie do funkcji obsługujących konkretne dziedziny wewnątrz organizacji. Współczesne rozwiązania ERP oferują kompleksowe procedury i procesy, które doskonale wspierają kontrolę najważniejszych zasobów w firmie. Głównym celem wdrożenia systemu ERP jest pełna integracja wszystkich obszarów przedsiębiorstwa, co stanowi klucz do podejmowania strategicznych decyzji o właściwym oddziaływaniu. Jak więc znaleźć odpowiedni system ERP, który pozwoli osiągnąć ten pożądany rezultat?

Systemy ERP stanowią bezcenne narzędzia dla organizacji, które pragną osiągnąć dynamiczny i wydajny rozwój poprzez optymalizację oraz jednoczesną integrację rosnących procesów biznesowych. Dane przechowywane w strukturach systemu ERP umożliwiają podejmowanie decyzji oraz zapewniają bieżącą kontrolę nad nimi.

Niepodważalną wartością dodaną systemów ERP jest ich kompleksowość, czyli zdolność do objęcia, standaryzacji oraz zintegrowania w jednym rozwiązaniu wszystkich kluczowych procesów. To z kolei prowadzi bezpośrednio do:

• Obniżenia kosztów operacyjnych poprzez integrację danych oraz wymianę informacji w całej organizacji za pośrednictwem jednego modułowego systemu. Dzięki temu możliwe jest wyeliminowanie zbędnych czynności, które często są wykonywane ręcznie lub w sposób półautomatyczny (unika się redundancji).
• Zwiększenia efektywności poprzez usprawnienie procesów biznesowych oraz automatyzację raportowania i analiz.
• Uzyskania dostępu do informacji w czasie rzeczywistym dzięki integracji poszczególnych modułów systemu.
• Poprawy kontroli i jakości danych, dzięki pełnej historii zdarzeń i ich archiwizacji, dostępnej dzięki wbudowanym mechanizmom kontrolnym.
• Szybszego podejmowania decyzji na wszystkich poziomach organizacji.
• Efektywnego włączania kolejnych jednostek lub spółek do procesów.
• Poprawy bezpieczeństwa danych poprzez zastąpienie lub minimalizację papierowej dokumentacji na rzecz cyfrowych wersji, które są odpowiednio zabezpieczone.
• Zwiększenia efektywności zarządzania oraz poszerzenia możliwości rozwoju w obszarze technologii informatycznych.

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu lub zmianie systemu ERP, której rezultatem będą mierzalne korzyści dla firmy, istnieje kilka istotnych czynników, które należy uwzględnić. Często wdrożenie systemu ERP wiąże się z szeroką transformacją finansowo-technologiczną, co wymaga analizy obecnych procesów i technologii oraz podejmowania kluczowych decyzji dotyczących zakresu funkcjonalnego.

Przed podjęciem decyzji o zakupie i wdrożeniu zaawansowanego systemu ERP, konieczne jest przeprowadzenie kompleksowej analizy potrzeb organizacji, obecnej infrastruktury systemowej oraz oceny efektywności procesów organizacyjnych i systemów je wspierających. Istotne jest również potwierdzenie gotowości organizacji do wprowadzenia zmian.

Zakup i wdrożenie takiego rozwiązania zazwyczaj wiąże się ze znaczącą inwestycją oraz zaangażowaniem niemal wszystkich obszarów kompetencyjnych w firmie. Systemy ERP często są wdrażane na okres 5-10 lat, co oznacza, że podjęta decyzja ma długofalowe konsekwencje i może mieć wpływ na wizerunek marki oraz relacje z klientami.

Analiza, która ma na celu uzasadnienie wdrożenia systemu ERP i ocenę gotowości organizacji, pozwala określić, czy to rozwiązanie jest odpowiednie w danym momencie. Należy uwzględnić m.in. zakres i skalę obecnej działalności, plany rozwoju, sytuację finansową oraz możliwość zaangażowania pracowników w proces wdrożeniowy.

Przed podejściem do wdrożenia systemu ERP, należy dokładnie ocenić gotowość firmy do tego procesu. Istnieje kilka kluczowych czynników, które należy wziąć pod uwagę.

Po pierwsze, ważne jest zrozumienie rozwoju organizacji w ostatnich latach i jej planów na przyszłość. Dotychczasowe rozwiązania IT powinny wspierać lub być w stanie wspierać te plany, a planowana architektura systemowa powinna być zgodna z długoterminowymi celami firmy.

Ważnym aspektem jest także stopień, w jakim obecne procesy są wspierane przez systemy IT oraz automatyzacja tych procesów. Konieczne jest zidentyfikowanie, które elementy działają zgodnie z oczekiwaniami, a które wymagają zmiany. Brak efektywności procesów może wynikać zarówno z braku odpowiedniego wsparcia ze strony rozwiązań IT, jak i z innych czynników, takich jak organizacja procesów, znajomość systemów przez pracowników, procedury czy komunikacja.

Również istotne jest zbadanie czasu obsługi poszczególnych procesów oraz identyfikacja przestojów i ich przyczyn. Wiedza na ten temat pozwoli zidentyfikować obszary wymagające poprawy i optymalizacji.

Wdrożenie systemu ERP może mieć istotny wpływ na rozwiązanie najważniejszych problemów i wyzwań, przed którymi stoi organizacja. Konieczne jest zrozumienie, czy aktualne rozwiązania w organizacji, poprzez upgrade, modyfikację lub integrację, są w stanie sprostać tym potrzebom, czy też wdrożenie systemu ERP jest niezbędne. Przygotowanie na modyfikację obecnie funkcjonujących procesów jest kluczowe, aby dostosować je do procesów ERP dostępnych w standardowym pakiecie. Również istotne jest zbadanie gotowości na wdrożenie rozwiązań chmurowych i zdefiniowanie strategii w tym zakresie.

Świadomość zmian wynikających z wdrożenia systemu ERP oraz związane z nimi modyfikacje procesów, dostosowanie procedur, integracja z innymi systemami, szkolenie pracowników i budowa zasobów i kompetencji są niezbędne do utrzymania systemu.

Interesariusze powinni być świadomi wszystkich kosztów związanych z zakupem, wdrożeniem i zarządzaniem systemem ERP, w tym kosztów integracji z innymi systemami i zarządzania zmianą.

Ważne jest również zrozumienie potrzeby zaangażowania pracowników z obszarów biznesowych, finansowych, HR i IT w proces wdrożeniowy oraz pełnej dyspozycji wybranych pracowników w procesie transformacji.

Wiedza na temat metodologii prowadzenia projektów wdrożeniowych jest kluczowa, aby skutecznie zarządzać procesem wdrożenia systemu ERP.

Podsumowując, ocena gotowości firmy do wdrożenia systemu ERP wymaga analizy wielu aspektów, takich jak rozwój organizacji, wspieranie procesów przez systemy IT, efektywność procesów, planowana architektura systemowa, strategia chmurowa, świadomość zmian i kosztów, zaangażowanie pracowników oraz znajomość metodologii prowadzenia projektów wdrożeniowych. Tylko pełne zrozumienie tych kwestii pozwoli na skuteczne wdrożenie systemu ERP.

Podjęcie ostatecznej decyzji dotyczącej wdrożenia lub zmiany systemu ERP wiąże się z istotnością dokładnego określenia wymagań biznesowych i celów, które firma chce osiągnąć w projekcie. Ważne jest, aby precyzyjnie zidentyfikować zarówno funkcjonalne, jak i pozafunkcjonalne wymagania dla systemu klasy ERP. W celu osiągnięcia tego celu, warto rozważyć skorzystanie z usług eksperta zewnętrznego, który posiada wiedzę na temat najlepszych praktyk branżowych, możliwości implementacji procesów oraz dostępnych rozwiązań ERP dostosowanych do specyfiki firmy. Wybór metody definiowania wymagań zależy od elastyczności organizacji w dostosowywaniu procesów do standardowych funkcjonalności systemu. Równocześnie, konieczne jest sprawdzenie, czy firma ma sprecyzowane preferowane rozwiązanie, czy też poszukuje spośród dostępnych na rynku propozycji.

W przypadku, gdy firma wybrała konkretną technologię, proces definiowania wymagań powinien rozpocząć się od identyfikacji różnic między obecnymi procesami a standardowymi funkcjonalnościami systemu, w celu określenia priorytetów w docelowym rozwiązaniu. Taka analiza pozwala porównać skalę zmian z dostępnymi funkcjonalnościami systemu oraz wstępnie ocenić możliwości i koszty ich implementacji przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie wdrożenia.

W przypadku braku wybranego systemu, najczęściej stosowane są dwa podejścia: identyfikacja nieefektywności w obecnych procesach, które powinny zostać uwzględnione w wymaganiach dla nowego systemu, lub oparcie się na referencyjnych procesach, które są uznawane za najlepsze praktyki w danej branży i które zostaną dostosowane do organizacji.

Niezależnie od wybranej metody, podczas definiowania wymagań warto skoncentrować się na kluczowych celach i sposobach ich pomiaru, odpowiednich procesach do uwzględnienia w zakresie wdrożenia, eliminacji istniejących nieefektywności, dostosowaniu obecnych procesów do standardowych funkcjonalności systemu, krytycznych i istotnych wymaganiach dla poszczególnych procesów, dodatkowych wymaganiach interesariuszy oraz identyfikacji "niekrytycznych" wymagań i ich wpływu na organizację.

Dokładne określenie celów, zakresu wdrożenia i kluczowych wymagań funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych pomoże w lepszym dopasowaniu systemu ERP oraz precyzyjnym oszacowaniu budżetu projektu.

Rozpoczęcie drogi do osiągnięcia sukcesu w zakresie systemu ERP i celów biznesowych wymaga zdefiniowania wymagań dla systemu. Aby w pełni skorzystać z wdrożenia systemu ERP, ważne jest, aby wybór systemu odpowiadał specyfice i potrzebom organizacji. Niezwykle istotne jest również zaangażowanie doświadczonego dostawcy, który ma udokumentowane sukcesy w implementacji takich rozwiązań.

Przed podjęciem decyzji dotyczącej dostawców, którzy otrzymają zapytania ofertowe, należy przeprowadzić analizę dostępnych na rynku rozwiązań klasy ERP. Takie analizy są często wykonywane na etapie definiowania wymagań i celów potencjalnego wdrożenia. Pozwala to na równoczesne sprawdzenie, jakie oczekiwania dotyczące funkcjonalności systemu można zrealizować w ramach standardowych procesów. Przygotowując się do projektu, warto na samym początku zdefiniować podstawowe kryteria, które pozwolą wybrać narzędzia, które zostaną poddane przeglądowi funkcjonalnemu. Wśród tych kryteriów należy uwzględnić:

• Branża, wielkość organizacji i kluczowe procesy/moduły.
• Elastyczność systemu, możliwość modyfikacji i konfiguracji przez użytkowników. 
• Skalowalność systemu, czyli zdolność do efektywnego działania w przypadku wzrostu liczby użytkowników i procesów. 
• Ilość przetwarzanych danych.
• Dostosowanie systemu do obowiązujących przepisów prawnych w danym kraju. 
• Możliwość znalezienia lokalnego partnera, dostawcy lub wsparcia.

Następnym krokiem jest analiza funkcjonalności kilku wybranych systemów, która uwzględnia ogólnodostępne informacje, spotkania z producentami i/lub dostawcami, a także demonstracje rozwiązań. Lista potencjalnych dostawców powinna obejmować podmioty rekomendowane przez producentów. Ważną praktyką jest również odwiedzanie klientów, którzy już korzystają z wybranego systemu ERP w celu uzyskania referencji.

Po wyselekcjonowaniu listy systemów i dostawców, należy dokładnie przeanalizować otrzymane oferty. Szczególną uwagę należy zwrócić na część oferty dotyczącą wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych, a także na całkowite koszty posiadania systemu (zazwyczaj na 5 lat). Warto również przyjrzeć się referencjom dostawców z wcześniejszych wdrożeń w firmach o podobnej strukturze procesów, wielkości i skali działalności, a także ocenić kompetencje zespołu wdrożeniowego. Są to zazwyczaj główne kryteria, które pozwalają stworzyć skróconą listę dostawców. Należy je również zastosować na finalnym etapie procesu, aby dostawcy mogli potwierdzić zarówno możliwości funkcjonalne oferowanego rozwiązania, jak i swoje doświadczenia wdrożeniowe.

Podsumowując, przed wdrożeniem systemu ERP należy przeprowadzić kompleksową analizę, ocenić gotowość organizacji do zmian, precyzyjnie określić wymagania i cele, oraz dokonać odpowiedniego wyboru dostawcy. Przygotowanie organizacji, staranne planowanie i odpowiednie zasoby są kluczowe dla skutecznego wdrożenia systemu ERP i osiągnięcia pożądanych rezultatów.